I takt med att AI blivit vardag i många organisationer har mängden automatiserbara uppgifter ökat. Det är inte längre bara enkla makron eller scripts. I stället ser man ofta att ”klassisk” automatisering kompletteras med AI-baserade förmågor inom ramen för moderna plattformar, så att fler steg i processen kan hanteras, även när det finns variation i data och underlag.
IT-automation är inte en teknik – det är ett spektrum
Ett vanligt misstag är att leta efter ett automatiseringsverktyg som ska lösa allt. I verkligheten finns det olika typer av verktyg för olika problem:
- Vissa automatiserar klick och knapptryck i befintliga gränssnitt (RPA).
- Andra bygger stabila integrationer via API:er och event.
- Vissa orkestrerar flöden med regler, attest och spårbarhet.
- Och nu finns verktyg som använder AI för att tolka text, föreslå åtgärder och hantera variation.
Vissa automationsverktyg (Softadmin®) kan dock kombinera lösningar på dina problem i en gemensam plattform. Fundera över vilka processer som är viktiga att förbättra för att ni ska nå era mål och fundera över vilka system och avdelningar som processerna berör. Att få ett verksamhetsperspektiv är minst lika viktigt som att få ett IT-perspektiv.
International Labour Organization lyfter att AI ofta förstärker jobb genom att automatisera vissa arbetsuppgifter snarare än att ta över en hel roll. I praktiken uppstår effekten ofta i många små moment i vardagen, och du behöver därför verktyg som kan hantera olika delar av processen, från integrationer och workflow till AI-stöd där det passar.
Utan att sia om arbetstagares framtid går det definitivt att belägga att automation är en väg som många organisationer väljer för att spara tid, utöka kontroll och minska kostnader eller risker.
Vanliga typer av automationsverktyg för företag
Det här är en praktisk indelning som brukar göra valet enklare. Tänk “vilket sorts problem ska vi lösa”, inte “vilket varumärke ska vi köpa”.
- RPA: Programvarurobotar som efterliknar användarens steg i system och automatiserar repetitiva, regelstyrda uppgifter. Passar när API saknas eller när du snabbt behöver avlasta handpåläggning.
- Workflow och Business Process Management: Verktyg som modellerar ett flöde med steg, regler, roller, SLA och attest. Bra när processen behöver styrning och spårbarhet, inte bara “gör jobbet”. Automation inom BPM brukar ofta kallas för Business Process Automation eller processautomation.
- iPaaS och integration: Plattformar för att koppla system via API:er, meddelandeköer och event. Rätt val när robusthet, övervakning och datakvalitet är viktigare än snabbaste genvägen. De integrationer som du vill få ut ur en ”Integration Platform as a Service” kan också tillgängliggöras via en plattform som inte är en renodlad integrationsplattform.
- Process mining och task mining: Är analys- och insiktsmetoder som hjälper dig hitta var arbetet faktiskt sker, var variation uppstår och var automatisering ger effekt innan du bygger.
- Low-code-plattform: När du vill bygga processnära applikationer och automationslogik som är mer än “ett script”, men ändå snabbare än traditionell utveckling. Här är Softadmin® ett svenskt beprövat exempel som definitivt täcker in större delen av ”automationsspektrumet”.
- AI-stöd i processer: Allt från klassificering och informationsutvinning till förslag på nästa bästa åtgärd. Viktigt att kombinera med styrning, loggning och kvalitetssäkring.
- Test- och driftautomation: CI/CD (Continuous Integration/Continuous Deployment handlar om hur kod levereras), Infrastructure as Code (hur servrarna och systemen som din app behöver för att fungera byggs upp och konfigureras), schemalagda jobb, policy-as-code. Ofta “osynligt”, men kan ge stor effekt i IT-leverans.
Så matchar du verktyg mot behov och undviker felköp
Deloitte beskriver Intelligent Process Automation som en kombination av AI-relaterade tekniker och Robotic Process Automation, där tekniker som maskininlärning och computer vision (när AI kan tolka bilder och videos) kan användas för att automatisera mer än bara strikt regelstyrda moment. Det är dock inte nödvändigtvis så att du behöver använda RPA som automationsteknik när du kombinerar med AI.
RPA handlar, åtminstone historiskt, mer om att automatisera ett specifikt manuellt utförande. Idag handlar utmaningarna kopplade till automation ofta om att digitalisera och automatisera rätt processer på rätt sätt, och rätt anpassningar för er verksamhet, er vardag och er IT-miljö.
Fundera över om du har kapacitet i organisationen när det gäller att bygga och förvalta en lösning, kostnader och risker kopplade till att köpa in ett system eller om ni har behov av en skräddarsydd lösning.
När RPA är rätt val
RPA passar bäst när:
- Du har tydliga, repetitiva steg.
- System saknar API eller är svåra att integrera.
- Du kan acceptera att automatiseringen behöver underhåll om UI ändras.
RPA är ofta en bra start för att kapa toppar i administration, men blir sällan en hållbar grund för hela processlandskapet när det behöver växa eller när system förändras. RPA används ofta som komplement snarare än grundarkitektur.
När integration är rätt val
Integration via API eller event passar när:
- Data behöver vara korrekt, spårbar och återanvändbar.
- Flera system ska dela samma sanning.
- Du vill bygga en förmåga som håller även när gränssnitt ändras.
Om RPA “imiterar en användare” så bygger integration en mer stabil motor under huven.
När workflow och BPM behövs
Välj workflow/BPM när du har:
- Många roller och överlämningar.
- Krav på attest, loggar och regelefterlevnad.
- Behov av att mäta ledtider och flaskhalsar.
Det är ofta här du får verklig skala, eftersom du standardiserar arbetssättet och minskar variation. Begreppsmässigt brukar man här prata om BPA (processautomation) eller DPA (Digital Process Automation) i kombination med BPM (managementdisciplin).
När low-code eller skräddarsytt systemstöd är rätt
Om processen är strategisk, varierar mycket, eller kräver speciallogik och UX för interna användare, kan ett anpassat systemstöd vara mer effektivt än att “lappa” ihop en kedja av punktverktyg.
Det är också ett vanligt läge att ett standardsystem inte riktigt matchar hur ni faktiskt jobbar. Här har du möjlighet att även väva in integrationer med rätt plattform.
Multisofts inriktning är just att bygga skräddarsydda systemstöd som automatiserar informationshantering och administrativa processer, baserat på low-code-plattformen Softadmin® där kravinsamling och löpande vidareutveckling är en central del av leveransen.
Det automationsverktyg du får är svenskt, byggt av ett svenskt företag och du får gärna bestämma att Multisoft eller ni ska lagra er data i Sverige.
Hur du vet att ni behöver mer än ett standardverktyg?
Ett bra lackmustest är att fråga: “Om vi byter verktyg, är problemet löst?” Om svaret är nej är det ofta processen, systemkartan och/eller datamodellen som är den verkliga frågan.
Tecken på att ni behöver tänka bredare:
- Flera system innehåller samma data men med olika versioner.
- Processen kräver många manuella kontroller och undantag.
- Ni behöver spårbarhet och styrning som inte finns i dagens upplägg.
- Arbetet sker i Excel, mejl och chattar mellan “riktiga system”. Ni har ett hål i systemkartan.
Då blir nästa steg ofta att kombinera tekniker som processautomation, AI-stöd och integrationer (SOAP, REST, GraphQL, Webhooks, XML, JSON, CSV, filöverföring via FTP/SFTP, etc.)
Vanliga fallgropar när man inför automatiseringsverktyg
Automatisering ger ofta snabb effekt, men några mönster återkommer när det blir dyrt i längden.
- Du automatiserar ett dåligt arbetssätt
Om processen är otydlig, kommer verktyget bara göra problemen snabbare. Börja med att förenkla. - “Shadow automation” utan ägarskap
När medarbetare eller team bygger egna automationsflöden utan gemensamma standarder får du teknisk skuld, ofta utan att IT-avdelningen eller organisationen känner till eller godkänner automationerna. - Övertro på AI utan kontroll
AI kan vara kraftfullt i klassificering, texttolkning och beslutstöd, men du behöver spårbarhet, kvalitetsmått och mänsklig kontroll i rätt steg. - Du mäter fel sak
Antal automatiseringar säger lite. Mät hellre genomloppstid, felgrad, återarbete och faktisk frigjord tid.
EU-kommissionen lyfter i State of the Digital Decade att Europas digitala omställning hänger ihop med både teknik och kompetens. Rapporten följer utvecklingen inom bland annat digitalisering av företag och digitala färdigheter, och pekar på att det finns gap som behöver stängas för att nå 2030-målen.
I praktiken betyder det: Automatisering handlar lika mycket om förändrat arbetssätt och kompetens som om verktyg.
Apropå teknik och kompetens: Multisoft har 94% i NKI och har blivit utsedd till Sveriges bästa arbetsplats nio år i rad.
