Användarmanual: Softadmin®

Denna manual är uppdelad i sektioner som täcker olika aspekter av Softadmin®-systemet. Använd innehållsförteckningen för att navigera till specifika ämnen eller funktioner. Om du är ny användare rekommenderas att börja med avsnittet om navigering för att få en översikt över systemets gränssnitt och grundläggande funktioner.

Introduktion

I denna manual går vi igenom grunderna i ett Softadmin®-system – från startsida, kortkommandon och hjälpsidor till systeminställningar och Softadmin®-appen. Läs vidare och kom igång snabbare!

Letar du efter information om en särskild funktion i ditt system? Kika i innehållsförteckningen och hitta enkelt det du behöver.

Navigering

Softadmins användargränssnitt består i huvudsak av två ytor: en vänstermeny och en arbetsyta.

Menygrupper

Listan med "Menygrupper" finns alltid tillgänglig i vänstermenyn. Menygrupperna utgör startpunkterna för all navigering. Om du klickar på en menygrupp öppnas i de flesta fallen en lista med under-menyval i arbetsytan. Se t.ex. menygruppen "Ekonomi" som öppnar en lista med menyval för "Fakturor" och "Kundreskontra".

Om en viss enskild funktion är väldigt viktig för dig kan du ge den en egen plats i Menygruppslistan genom att markera den som favorit, så att du alltid kan öppna den med ett enda knapptryck.

Brödsmulor

Längst upp i arbetsytan finns en lista som talar om var i Softadmins menyval du befinner dig. Navigeringskonceptet kallas "brödsmulor" (breadcrumbs på engelska). Med hjälp av brödsmulor kan du när som helst gå tillbaka till valfritt tidigare steg genom att klicka på t.ex. "Ekonomi" eller "Kundreskontra".

Gå bakåt

Oftast vill man bara hoppa ett steg tillbaka. Klicka då på bakåtpilen som blir tillgänglig när det finns en sida att gå tillbaka till. Syns inte bakåtpilen så finns det heller inte någon sida att backa till.

Kortkommandon

Vissa menyval kan nås via kortkommandon (hotkeys). När du för muspekaren över en knapp/länk ser du om den är kopplad till ett kortkommando.

Supersök

Supersök är ett ständigt tillgängligt sökfält i vänstermenyn. Sökning görs i alla relevanta datamängder. Exakt vad sökningen omfattar beror på din specifika Softadmin®-implementation.

Skriv din sökning

Skriv din sökning och tryck enter .

Resultat

I det här exemplet har vi sökt på ordet "voyage", och det är det en lista med lager och kampanjer som genomsökts.

Favoriter

Olika användare har olika arbetssätt. I vänstermenyn finns en ständigt tillgänglig favorit-lista. Här kan du lägga till dina egna favorit-menyval för enklare åtkomst.

Favoriter i vänstermenyn

Genvägar till alla dina favoriter visas i vänstermenyn.

Favorit-markera

För att favorit-markera ett menyval, klicka på stjärn-symbolen.

Ändra favoriter

Under "Ändra favoriter" kan du redigera favorit-listan. Du kan sortera, namnge och ta bort i listan. Du kan också välja en av favoriterna som startsida. Då visas den sidan automatiskt när du loggar in i Softadmin®.

Visa flik i helskärmsläge

Om utrymmet i en flik inte räcker till kan du visa den i helskärmsläge. Knappen för att visa fliken i helskärmsläge finns bredvid rubriken under fliken. Fliken täcker då hela arbetsytan. För att stänga helskärmsläget, klicka på bakåtpilen.

Listor

"Listor" i Softadmin® är menyval som presenterar en lista bestående av en eller (oftast) flera kolumner. Längst till vänster finns en kolumn med ett antal "radknappar" (ikoner) som utför handlingar som bara påverkar den aktuella raden.

Radknapp

Genom att peka på en radknapp utan att klicka får du upp en kort beskrivning av dess funktion. Den längst till vänster används således för att "Visa bil".

Det urval av radknappar som finns i ditt system är anpassade efter din verksamhets behov – i vårt exempel tar radknapparna formen av ett öga och en penna, men i ditt system kanske de ser ut på ett annat sätt och har andra funktioner.

Mer-knapp

För att spara utrymme kan det finnas en "mer-knapp" bestående av tre punkter. Klicka här för att visa ytterligare radknappar.

Gruppera listor

Du kan välja att gruppera en lista på en av dess kolumner. Du skulle t.ex. kunna vilja gruppera listan efter årsmodell.

Välj kolumn

Välj "Årsmodell" i dropdown-listan med kolumn-namn.

Grupperad lista

Efter att "Årsmodell" valts som kolumn att gruppera på, försvinner den som egen kolumn och istället visas "Årsmodellerna" som egna rubriker i listan.

Visning, ordning och sortering

Med funktionen Visning, ordning och sortering anger du vilka kolumner som ska synas, samt i vilken ordning de ska visas. Funktionaliteten är indelad i två flikar: Visning och Sortering.

Bara dina ändringar

Varje Softadmin®-användare har sina egna kolumninställningar. De sparas automatiskt för varje enskild lista, och finns kvar även efter att användaren loggat ut.

Kolumnordning

Ändra kolumnordning genom att dra och släppa i listan. Visa och dölj kolumner genom att klicka på rutan till höger om kolumnnamnet. Du kan alltid återkalla "fabriksinställningarna" med hjälp av "Återställ"-knappen.

Skapa egen sortering

Välj en eller flera kolumner att sortera efter och definiera sorteringsordningen (stigande eller fallande).

Ändringar har gjorts

Den röda pricken indikerar att det finns dolda kolumner att visa eller att en sortering har ställts in.

Kryssruteval av rader

I anslutning till en lista kan det finnas toppknappar som utför operationer på hela eller delar av listan. I exemplet nedan ser vi bland annat knappen "Uppdatera bilars skattestatus". Men vilka bilar ska uppdateras?

Kryssrutor

Notera kolumnen med kryssrutor. Börja med att kryssa i de rader du avser.

Slutför uppdateringen

Klicka sen på toppknappen för att utföra uppdateringen.

Redigera celler

En lista kan i vissa fall vara redigerbar, dvs. du kan ändra innehållet i cellerna direkt i listan.

Klicka på penn-symbolen för att aktivera redigeringsläget.

Redigera celler

För att t.ex. ändra listpriset för "Cadillac Fleetwood Limousine", börja med att klicka på "Redigera celler". Då markeras alla celler som går att ändra, och den första cellen ("Fleetwood 75") görs redo för redigering.

Ändra och ångra

Men det var ju inte den cellen du ville ändra – ibland blir det fel. Klicka istället på "Listpris"-kolumnen i tredje raden. Nu kan du skriva in ett nytt listpris för en "Fleetwood Limousine". Ändringen får effekt när du trycker Enter eller klickar utanför cellen. Om du ångrar ändringen innan den fått effekt kan du antingen trycka Esc eller klicka på avbryt-knappen (motsols-pilen) som syns direkt till höger om textboxen.

Excel-export

Alla listor i Softadmin® kan öppnas i Microsoft Excel® med en enkel knapptryckning. Detta kräver att du har Excel® installerat.

Öppna i Excel

Längst upp i listan finns en knapp för att öppna listan i Excel. Excel-filen får samma namn som listan i Softadmin®.

Kontroller

För att mata in information (i formulär eller sökparametrar etc.) används samma standardmetoder som vi känner till från webben, till exempel textboxar för att mata in text eller drop-down-boxar för att välja ett alternativ i en lista och så vidare. Även om dessa metoder inte är unika för Softadmin® kan de ändå behöva en kort genomgång.

Markera/avmarkera flera val i multilistbox

I vissa listboxar kan du välja inte bara ett, utan flera alternativ. Dessa listor är inte av "drop-down"-typ, utan hela listan är synlig permanent.

Välja en i taget

Klickar du på raderna en och en så kommer bara den senast klickade bli vald.

Markera flera rader

För att kunna välja flera rader samtidigt så håller du ned ctrl samtidigt som du klickar.

Välja flera intilliggande rader

För att välja flera intilliggande rader kan du antingen klicka och dra (t.ex. klicka på "Mini car" och håll musknappen nertryckt, och dra muspekaren ned till "Sports car").

Eller så kan du först klicka på den första raden du vill välja ("Mini car"), och sen hålla ner ⇧ shift och klicka på den sista raden du vill välja ("Sports car").

Hur använder jag "multi-picker"?

En "multi-picker" är en grupperad lista, där du kan välja att markera antingen enstaka rader, eller en hel grupp rader på en gång. Du kan också välja en blandning av båda.

I detta exempel ser vi fyra bilmärken.

Genom att klicka på pilen vid ett bilmärke visas tillhörande bilmodeller.

Vi vill välja märket Cadillac (samtliga bilmodeller) och två av Volkswagens bilmodeller. Först klickar vi på valda alternativ i listan till vänster och då ser vi i listan till höger de val vi gjort.

Vi kan ändra ordningen av våra val i listan till höger genom att markera ett val och använda pilarna, eller genom att dra och släppa.

Bilmodeller tillhörande Cadillac går inte längre att välja eller ta bort individuellt eftersom hela gruppen är vald.

HTML-redigeraren

En text-redigerare för enklare grafisk formatering av text med ett enkelt användargränssnitt.

Resultatet blir en html-formaterad text som tillåter listor, tabeller och andra grafiska element. Du kan också bädda in html-länkar och bilder.

Hjälpsidor

Softadmin®-plattformen har ett standardiserat ramverk för hjälpsidor. Dessa hjälpsidor kan skapas och underhållas av en eller flera användare som tilldelats rättigheter att skriva hjälpsidor.

Läsa en hjälpsida

Klicka på hjälpknappen för att öppna hjälpsidan. I det här exemplet är det menyvalen "Skapa faktura" som har en hjälpsida.

Hjälp-knappen

Klicka på hjälpknappen för att öppna hjälpsidan. I det här exemplet är det menyvalet "Skapa faktura" som har en hjälpsida.

Underhåll av hjälpsidor

Hjälpsidorna skapas och underhålls av de användare som utvalts till hjälpadministratörer.

Skriv en hjälpsida

Den som är utsedd till hjälpadministratör har möjlighet att skapa och ändra hjälpsidor. Det sker med Softadmins inbyggda html-redigerare. Alla hjälpsidor i systemet visas i en separat katalog som finns tillgänglig längst ner i vänstermenyn.

Utöver hjälptext kan du även inkludera separata hjälpfiler som användare kan ladda ner. Dessa kan vara av olika typer som Word-filer, pdf:er eller annat som kan vara till hjälp.

Skapa ny hjälpsida

Användare som utnämns till hjälpadministratörer kan skapa nya hjälpsidor.

Gå till den sida du vill skriva hjälp för.
Tryck på frågetecknet nere i vänstermenyn.
Tryck på toppknappen "Skapa hjälpsida".

Redigera hjälpsida

Hjälpadministratörer kan också redigera hjälpsidor. När en sida redan har en hjälpsida finns det en indikator vid frågetecknet.

Gå till den sida du vill skriva hjälp för.
Tryck på frågetecknet nere i vänstermenyn.
Tryck på toppknappen "Redigera hjälpsida".

HTML-formatering

Hjälpsidan kan formatteras som html-sida (dock utan klientscript).

Systeminställningar

I den nedre delen av vänstermenyn finns ett antal knappar – systeminställningar – som låter dig modifiera och anpassa användarupplevelsen.

Kompakt läge

"Kompakt läge" ger ett kompaktare gränssnitt för att få in mer information på skärmen.

Ändra lösenord

Om du använt lösenord för att logga in kan du också ändra ditt lösenord. För att ändra lösenordet, måste du skriva in det gamla lösenordet först, för att hindra obehöriga från att göra ändringar. Har du glömt ditt lösenord? Använd "Glömt lösenord"-funktionen eller vänd dig till din systemadministratör.

Logga ut

Om du lämnar datorn kan det vara en god idé att logga ut, för att hindra obehöriga åtkomst till ditt konto. Om du däremot inte ser alternativet "Logga ut" beror det på att ditt system använder en annan in- och utloggningsmetod som sköter det åt dig.

Öppna nytt fönster

Med denna funktion öppnar du ett nytt webbläsarfönster med samma innehåll. Det kan ofta underlätta arbetet att ha flera fönster öppna med samma Softadmin®-applikation. Du kan ha hur många fönster som helst öppna samtidigt, så länge du använder samma Softadmin®-inloggning i samtliga.

Öppna hjälpsidorna

När du klickar på frågetecken-ikonen öppnas innehållsförteckningen över samtliga tillgängliga hjälpsidor i ditt Softadmin®-system. Hittar du inte vad du söker i innehållsförteckningen? Använd den tillhörande sökfunktionen och hitta rätt bland hjälpsidorna snabbare.

Notiser

När du klickar på klock-symbolen öppnas en lista med dina olästa notiser. I det här exemplet finns två olästa notiser. En notis är ett meddelande riktat till den inloggade användaren.

Minimera vänstermenyn

Du kan minimera vänstermenyn för att få plats med mer information på skärmen.

Expandera vänstermenyn

Du kan expandera vänstermenyn för att se mer information om menyvalen.

Appen

Softadmin® fungerar också på mobila enheter som iPhone, iPad och Android. Gränssnittet är i stort sett detsamma som på en dator fast anpassat för det mindre skärmformatet.

Kom igång med Softadmin® App

Börja med att öppna Softadmin® på en dator. Klicka sedan på ditt namn i menyn till vänster (i exemplet "Anna Johansson"). Välj "Softadmin® App" i den pop up-meny som automatiskt öppnas.

(Om "Softadmin® App" inte finns som val, beror det på att din Softadmin®-implementation inte har aktiverat stöd för appen.)

Scanna QR-kod för att logga in

Som instruktionerna säger, ska du nu ladda ner Softadmin®-appen på din mobila enhet (t.ex. en telefon eller surfplatta). När du öppnar appen för första gången så kommer kameran automatiskt startas för att scanna QR-koden.

Denna QR-kod är unik för ditt specifika Softadmin®-system (du kan alltså inte använda koden i exempel-bilden). När du scannar QR-koden kommer din mobila enhet automatiskt att konfigureras för att använda det system du loggat in i.

Vidare information

Nu har du nått slutet på denna användarmanual för Softadmin®.

Tänk på att olika Softadmin®-system har olika funktioner – om du under manualens gång läst information om funktioner som inte finns med i ditt enskilda system men skulle vara passande eller användbara så går dessa att utveckla och vidareutveckla.

För vidare frågor, kontakta din systemansvarige.

Tack för att du läste!