Etter hvert som AI har blitt vanlig i mange organisasjoner, har antallet oppgaver som kan automatiseres økt. Det er ikke lenger bare enkle makroer eller skript. I stedet ser man ofte «klassisk» automatisering suppleres med AI-baserte funksjoner innenfor rammen av moderne plattformer, slik at flere trinn i prosessen kan håndteres, selv når det er variasjon i data og data.
IT-automatisering er ikke en teknologi – det er et spektrum
En vanlig feil er å se etter et automatiseringsverktøy som løser alt. I virkeligheten finnes det forskjellige typer verktøy for forskjellige problemer:
- Noen automatiserer klikk og knappetrykk i eksisterende grensesnitt (RPA).
- Andre bygger stabile integrasjoner via API-er og hendelser.
- Noen orkestrerer flyter med regler, attestering og sporbarhet.
- Og nå finnes det verktøy som bruker AI til å tolke tekst, foreslå handlinger og håndtere variasjon.
Noen automatiseringsverktøy (Softadmin®) kan imidlertid kombinere løsninger på problemene dine i en felles plattform. Tenk på hvilke prosesser som er viktige å forbedre for å nå målene dine, og tenk på hvilke systemer og avdelinger prosessene påvirker. Å få et forretningsperspektiv er minst like viktig som å få et IT-perspektiv.
Den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) fremhever at KI ofte forbedrer jobber ved å automatisere visse oppgaver i stedet for å overta en hel rolle. I praksis skjer effekten ofte i mange små øyeblikk i hverdagen, og du trenger derfor verktøy som kan håndtere ulike deler av prosessen, fra integrasjoner og arbeidsflyt til KI-støtte der det er passende.
Uten å forutsi fremtiden til ansatte, er det definitivt mulig å bevise at automatisering er en vei mange organisasjoner velger for å spare tid, øke kontrollen og redusere kostnader eller risikoer.
Vanlige typer automatiseringsverktøy for bedrifter
Dette er en praktisk inndeling som vanligvis gjør valget enklere. Tenk «hva slags problem skal vi løse», ikke «hvilket merke skal vi kjøpe».
- RPA : Programvareroboter som etterligner brukertrinn i systemer og automatiserer repeterende, regeldrevne oppgaver. Passer når API mangler eller når du raskt trenger å avlaste manuelt arbeid.
- Arbeidsflyt- og forretningsprosessstyring : Verktøy som modellerer en flyt med trinn, regler, roller, tjenestenivåavtaler og attester. Bra når prosessen trenger kontroll og sporbarhet, ikke bare å «gjøre jobben». Automatisering innen BPM kalles ofte forretningsprosessautomatisering eller prosessautomatisering.
- iPaaS og integrasjon : Plattformer for å koble sammen systemer via API-er, meldingskøer og hendelser. Det riktige valget når robusthet, overvåking og datakvalitet er viktigere enn den raskeste snarveien. Integrasjonene man ønsker å få ut av en «Integrasjonsplattform som en tjeneste» kan også gjøres tilgjengelige via en plattform som ikke er en ren integrasjonsplattform.
- Prosessutvinning og oppgaveutvinning : Er analyse- og innsiktsmetoder som hjelper deg med å finne hvor arbeidet faktisk skjer, hvor variasjon oppstår og hvor automatisering har en effekt før du bygger.
- Lavkodeplattform : Når du vil bygge prosessorienterte applikasjoner og automatiseringslogikk som er mer enn «et skript», men fortsatt raskere enn tradisjonell utvikling. Her er Softadmin® et svensk velprøvd eksempel som definitivt dekker det meste av «automatiseringsspekteret».
- AI-støtte i prosesser : Alt fra klassifisering og informasjonsutvinning til forslag til neste beste handling. Viktig å kombinere med styring, logging og kvalitetssikring.
- Test- og driftsautomatisering : CI/CD (kontinuerlig integrasjon/kontinuerlig distribusjon handler om hvordan kode leveres), infrastruktur som kode (hvordan serverne og systemene appen din trenger for å fungere er bygget og konfigurert), planlagte jobber, policy-som-kode. Ofte «usynlig», men kan ha stor innvirkning på IT-leveransen.
Hvordan matche verktøy med behov og unngå å kjøpe feil verktøy
Deloitte beskriver intelligent prosessautomatisering som en kombinasjon av AI-relaterte teknologier og robotisk prosessautomatisering , der teknikker som maskinlæring og datasyn (når AI kan tolke bilder og videoer) kan brukes til å automatisere mer enn bare strengt regeldrevne oppgaver. Du trenger imidlertid ikke nødvendigvis å bruke RPA som automatiseringsteknologi når du kombinerer med AI.
RPA har, i hvert fall historisk sett, handlet mer om å automatisere en spesifikk manuell oppgave. I dag handler utfordringene knyttet til automatisering ofte om å digitalisere og automatisere de riktige prosessene på riktig måte, og de riktige tilpasningene for bedriften din, hverdagen din og IT-miljøet ditt.
Vurder om du har kapasitet i organisasjonen din til å bygge og administrere en løsning , kostnadene og risikoene forbundet med å kjøpe et system, eller om du trenger en tilpasset løsning.
Når RPA er det riktige valget
RPA er best egnet når:
- Du har tydelige, repeterende trinn.
- Systemer mangler API-er eller er vanskelige å integrere.
- Du kan godta at automatiseringen trenger vedlikehold hvis brukergrensesnittet endres.
RPA er ofte en god start for å kutte administrasjonskostnader, men blir sjelden et bærekraftig fundament for hele prosesslandskapet når det trenger å vokse eller når systemer endres. RPA brukes ofte som et supplement snarere enn en grunnleggende arkitektur.
Når integrering er det riktige valget
Integrasjon via API eller hendelse er egnet når:
- Data må være nøyaktige, sporbare og gjenbrukbare.
- Flere systemer bør dele den samme sannheten.
- Du ønsker å bygge en funksjon som varer selv når grensesnittene endres.
Hvis RPA «imiterer en bruker», bygger integrasjon en mer stabil motor under panseret.
Når arbeidsflyt og BPM er nødvendig
Velg arbeidsflyt/BPM når du har:
- Mange roller og overleveringer,
- Krav til sertifisering, logger og samsvar med regelverk,
- Trenger å måle ledetider og flaskehalser.
Det er ofte her man får virkelig skala, ettersom man standardiserer måten man jobber på og reduserer variasjon. Konseptuelt sett blir dette vanligvis referert til som BPA (prosessautomatisering) eller DPA (digital prosessautomatisering) i kombinasjon med BPM (ledelsesdisiplin).
Når lavkode eller tilpasset systemstøtte er riktig
Hvis prosessen er strategisk, varierer mye, eller krever spesiell logikk og brukeropplevelse for interne brukere, kan en tilpasset systemstøtte være mer effektiv enn å «lappe» sammen en kjede av punktverktøy.
Det er også vanlig at et standardsystem ikke helt samsvarer med hvordan du faktisk jobber. Her har du også muligheten til å veve inn integrasjoner med riktig plattform.
Multisofts fokus er nettopp å bygge tilpasset systemstøtte som automatiserer informasjonshåndtering og administrative prosesser, basert på lavkodeplattformen Softadmin®, hvor kravinnsamling og kontinuerlig videreutvikling er en sentral del av leveransen.
Hvordan vet du at du trenger mer enn et standardverktøy?
En god lakmustest er å spørre: «Hvis vi bytter verktøy, er problemet løst?» Hvis svaret er nei, er det ofte prosessen, systemkartet og/eller datamodellen som er det virkelige problemet.
Tegn på at du må tenke større:
- Flere systemer inneholder de samme dataene, men med forskjellige versjoner.
- Prosessen krever mange manuelle kontroller og unntak.
- Du trenger sporbarhet og kontroll som ikke er tilgjengelig i dagens system.
- Arbeidet gjøres i Excel, e-poster og chatter mellom «ekte systemer». Du har et hull i systemkartet.
Neste steg er ofte å kombinere teknologier som prosessautomatisering, AI-støtte og integrasjoner (SOAP, REST, GraphQL, Webhooks, XML, JSON, CSV, filoverføring via FTP/SFTP, osv.)
Vanlige fallgruver ved implementering av automatiseringsverktøy
Automatisering gir ofte raske resultater, men noen mønstre går tilbake når det blir dyrt i det lange løp.
- Du automatiserer en dårlig måte å jobbe på.
Hvis prosessen er uklar, vil verktøyet bare gjøre at problemene går raskere. Begynn med å forenkle. - «Skyggeautomatisering» uten eierskap
Når ansatte eller team bygger sine egne automatiseringsflyter uten felles standarder, pådrar man seg teknisk gjeld, ofte uten at IT-avdelingen eller organisasjonen kjenner til eller godkjenner automatiseringene. - Overdreven tillit til AI uten kontroll
AI kan være kraftig innen klassifisering, teksttolkning og beslutningsstøtte, men du trenger sporbarhet, kvalitetsmålinger og menneskelig kontroll i de riktige trinnene. - Du måler feil ting.
Antall automatiseringer sier lite. Mål i stedet gjennomstrømningstid, feilrate, omarbeiding og faktisk frigjort tid.
I rapporten «Status for det digitale tiåret» fremhever Europakommisjonen at Europas digitale transformasjon er knyttet til både teknologi og ferdigheter. Rapporten sporer utviklingen innen områder som digitalisering av bedrifter og digitale ferdigheter, og peker på at det finnes hull som må lukkes for å nå 2030-målene.
I praksis betyr dette: Automatisering handler like mye om endrede arbeidsmetoder og ferdigheter som det handler om verktøy.
Apropos teknologi og ekspertise: Multisoft har 94% i NKI og har blitt kåret til Sveriges beste arbeidsplass ni år på rad.
