Aktuella medlemsuppgifter direkt i portalen
En förtroendevald behöver se vilka medlemmar som tillhör den egna arbetsplatsen, vilka förtroendeuppdrag som finns och hur berörda medlemmar kan nås inför en aktivitet.
När medlemsinformationen hanteras i separata listor eller system uppstår ett behov av att uppdatera och kontrollera uppgifterna. Medlemmar kan ha tillkommit, lämnat förbundet eller bytt arbetsplats sedan listan skapades.
I Softadmin® Union är förtroendevaldaportalen en del av samma verksamhetssystem som hanterar medlemmarna. Det gör att behöriga förtroendevalda kan arbeta med aktuella medlemsuppgifter utan att information behöver föras över mellan separata system.
Portalen kan anpassas efter förbundets organisationsstruktur och ge olika användare tillgång till de medlemsuppgifter som hör till deras uppdrag. En klubbordförande kan exempelvis få en bredare överblick över den egna klubben, medan ett arbetsplatsombud ser information inom sitt ansvarsområde. Eftersom uppgifterna hämtas direkt från verksamhetssystemet kan förtroendevalda själva hitta aktuell information och hantera enklare frågor, utan att vare sig kansliet eller de förtroendevalda behöver ta ut separata rapporter.
Genom verksamhetssystemets funktioner för medlemskommunikation kan det också bli enklare att nå rätt medlemmar inför möten och andra lokala aktiviteter. Softadmin® Union har stöd för både manuella och automatiserade utskick via e-post, SMS och Mina sidor.
Förenkla hanteringen av frågor från förtroendevalda
När förtroendevalda behöver stöd i medlemsärenden är det viktigt att frågorna når rätt person på förbundet, med den information som behövs för fortsatt handläggning. Det kan exempelvis handla om rådgivning inför en förhandling eller en medlemsfråga som behöver hanteras av en ombudsman.
I förtroendevaldaportalen kan du samla stödmaterial, instruktioner och kontaktvägar som anpassas efter olika förtroendeuppdrag. Med Softadmin® Unions inbyggda ärendehantering kan du även skapa arbetsflöden för frågor som behöver lämnas vidare till förbundet.
En förtroendevald kan exempelvis registrera ett ärende direkt i portalen och bifoga relevanta handlingar. Systemet kan anpassas så att ärendet fördelas till rätt funktion utifrån ärendetyp och ansvarsfördelning.
Den som tar över handläggningen kan arbeta vidare med ärendet i samma verksamhetssystem. Relevant information finns samlad och både åtgärder och fortsatt uppföljning kan dokumenteras.
För dig som arbetar på förbundet blir det enklare att få överblick över inkommande ärenden, ansvarsfördelning och pågående handläggning. De förtroendevalda kan i sin tur följa ärendets status och få återkoppling direkt i portalen, utifrån de arbetsflöden och behörigheter som ditt förbund har valt.
Säker kommunikation och rätt behörigheter
Fackliga medlemsärenden kan innehålla uppgifter om exempelvis hälsa eller personliga förhållanden. Även information som avslöjar fackligt medlemskap klassas som känsliga personuppgifter enligt dataskyddsförordningen.
När sådana uppgifter behöver delas mellan den lokala organisationen och förbundet krävs lämpliga skyddsåtgärder.
Softadmin® Union har stöd för säker medlemskommunikation och rollbaserade behörigheter. I förtroendevaldaportalen kan åtkomsten styras utifrån användarens uppdrag och organisatoriska tillhörighet.
Genom att hantera medlemsärenden och tillhörande handlingar i verksamhetssystemet kan behovet av att skicka känslig information via vanlig e-post minska. Systemets behörighetsstyrning gör det också möjligt att begränsa åtkomsten till de personer som behöver informationen för sina arbetsuppgifter.
Vilka säkerhetsåtgärder som krävs beror på informationens känslighet och hur den ska behandlas.
När en förtroendevald lämnar sitt uppdrag kan behörigheterna avslutas och relevanta ärenden överföras till en efterträdare. Eftersom informationen finns kvar i verksamhetssystemet kan arbetet fortsätta utan att viktiga uppgifter går förlorade vid överlämningen.
Medlemshantering och ekonomi i samma lösning
Förtroendevaldaportalen är en del av en större helhet. I Softadmin® Union finns medlemsregister och reskontra i grunden, tillsammans med stöd för bland annat ärendehantering, avtal, utbildningar och Mina sidor för medlemmar.
Det gör det möjligt att samla stora delar av förbundets löpande verksamhet i samma system.
Medlemsadministrationen kan exempelvis hantera in- och utträden, medan ekonomifunktionerna sköter medlemsavgifter, fakturering och inbetalningar. Funktionerna kan skräddarsys efter ditt förbunds behov och arbetssätt, med möjlighet att automatisera återkommande administrativa moment.
För de förbund som behöver det finns till exempel stöd för kollektiv uppbörd, Swishbetalningar och andra funktioner som kan anpassas efter ditt förbunds administrativa behov.
IF Metall är ett exempel på ett fackförbund som valt Softadmin® Union för medlemsservice, ekonomi och ärendehantering, anpassat efter förbundets verksamhet. IF Metall ville också ansluta sin a-kassa till de övriga 15 a-kassorna som redan använder Softadmin®.
A-kassor och fackförbund är självständiga organisationer med olika ansvarsområden. Där det finns behov av samverkan kan informationsutbyte och integrationer utformas med hänsyn till respektive verksamhets regler och behörighetskrav.
Anpassat efter ditt fackförbund
Du får en förtroendevaldaportal som anpassas efter ditt förbunds organisationsstruktur och arbetssätt. Det kan exempelvis innebära olika arbetsvyer för klubbordförande och arbetsplatsombud, tillgång till aktuella medlemsuppgifter och skräddarsydda arbetsflöden för ärenden som behöver lämnas vidare till förbundet.
Samtidigt kan kansliet arbeta med medlemsadministration, ekonomi och ärendehantering inom samma verksamhetssystem.
När förtroendevalda har tillgång till rätt information och enkelt kan få stöd från förbundet minskar behovet av manuell administration. Det ger mer tid till medlemskontakter och det lokala fackliga arbetet.
