Tid & Bemanning för kommuner
Kommunal verksamhet är komplex, och systemet måste fungera för människorna som använder det. Med 30 års erfarenhet av att förstå verksamheter innan vi levererar kombinerar vi beprövade standardkomponenter med anpassningar efter era arbetssätt, regler och systemlandskap. AI kan samtidigt användas för att automatisera och optimera processer där det skapar mest värde.
Några av våra nöjda kunder
KUND I FOKUS
Personalplanering för räddningstjänstens komplexa vardag
För Storstockholms brandförsvar har Multisoft utformat ett systemstöd för personalplanering där brandmän, befäl, deltidsbrandmän, brandvärn och administrativ personal kan schemaläggas och tidrapportera i samma lösning. Systemet ger samtidigt stöd för kompetenser, bemanning och kollektivavtal.
När det blir enklare att styra verksamheten
I en stor kommun ska många verksamheter, arbetssätt och regler fungera tillsammans. Samtidigt behöver det finnas utrymme för lokala behov utan att tappa den gemensamma styrningen.
Systemstödet behöver kunna anpassas efter verksamheten, inte tvärtom.
Olika verksamheter och arbetssätt
Skapa gemensamma processer där det är rätt, samtidigt som olika delar av kommunen kan arbeta utifrån sina egna behov.
Regler och avtal
Anpassa lösningen efter arbetstidsregler, kollektivavtal, lokala överenskommelser och verksamhetsspecifika krav.
Befintliga system och integrationer
Låt Tid & Bemanning fungera tillsammans med kommunens befintliga systemlandskap och informationsflöden.
Behov som förändras över tid
Vidareutveckla processer, integrationer och funktionalitet när organisationen eller verksamhetens behov förändras.
KUND I FOKUS
För mindre administration och bättre bemanning
Tillsammans med Mariehamns stad utvecklas ett systemstöd för kommuner som vill minska manuellt arbete, få bättre kontroll över bemanningen och använda tillgängliga resurser mer effektivt. Softadmin® knyter ihop schema, arbetstid, bemanning och uppföljning i samma lösning.
FRÅN PLANERING TILL UPPFÖLJNING
Få bättre kontroll över både bemanning och kostnader
Tid & Bemanning binder ihop planering, bemanning, arbetstid och uppföljning i ett sammanhängande flöde. Det gör det lättare att använda rätt kompetens, minska manuella moment och se hur beslut i bemanningen påverkar både kapacitet och ekonomi.
Planera
Planera bemanningen utifrån behov, kompetens, tillgänglighet och de regler som gäller för varje verksamhet.
Bemanna
Hantera vakanser, korttidsfrånvaro och förändrade resursbehov och använd tillgänglig kompetens där den gör mest nytta.
Hantera tid
Samla arbetad tid, frånvaro, övertid, byten och andra avvikelser i samma flöde och minska behovet av manuella steg.
Följ upp
Följ kostnader, övertid, vikarieberoende och resursutnyttjande och använd samma underlag för nästa bemanningsbeslut.
Se vad som driver bemanningskostnaderna
När planering, bemanning och arbetstid hänger ihop blir mönstren tydligare. Ni kan se var övertiden ökar, var vikarieberoendet är stort och var det finns kapacitet att använda bättre. HR, verksamhet och ledning får samma bild och kan agera innan kostnaderna drar iväg.
FLEXIBELT SYSTEMSTÖD
Byggt för kommunens vardag och redo att förändras
Ett tid- och bemanningssystem ska fungera med de regler, system och arbetssätt kommunen redan har. Tid & Bemanning bygger på standardkomponenter som kan konfigureras och anpassas när olika verksamheter behöver olika stöd.
Passar in i systemlandskapet
Koppla Tid & Bemanning till HR, lön, ekonomi, BI och andra verksamhetssystem. Informationen kan följa med mellan systemen utan att medarbetare behöver registrera samma sak flera gånger.
Regler för Sverige, Norge och Finland
Konfigurera processer och kontroller efter nationella arbetstidsregler, kollektivavtal, lokala överenskommelser och de krav som gäller i respektive verksamhet.
Använd mer av informationen med AI
AI kan tolka ostrukturerad information som dokument, mejl och fritext och kombinera den med strukturerad verksamhetsdata. Det gör mer information användbar direkt i processerna.
Förändra lösningen när kommunen förändras
Nya regler, organisationer, integrationer och arbetssätt behöver inte leda till ett nytt systembyte. Anpassa de delar som behöver förändras och behåll resten.
Gemensam grund utan att alla måste arbeta likadant
Standardkomponenter ger kommunen en stabil gemensam grund, samtidigt som processer och funktioner kan anpassas för olika verksamheter. Med självservice kan medarbetare dessutom lämna önskemål och information direkt i processen, vilket ger bättre förutsättningar för planering, förankring och samsyn kring bemanningen.
Frågor & svar
Vad ingår i Tid & Bemanning för kommuner?
Tid & Bemanning samlar schema, bemanning, arbetstid, avvikelser och uppföljning i ett sammanhängande systemstöd. Målet är att minska manuella moment och skapa ett bättre flöde från planerat bemanningsbehov till faktisk arbetstid och uppföljning för kommuner som brottas med komplexa processer i ett standardsystem.
Hur fungerar rapportering och uppföljning i Tid & Bemanning?
Rapportering och uppföljning görs direkt i systemet så att de som arbetar dagligen får korrekt beslutsstöd. Mer avancerade analyser av data kan göras i Power BI eller inbyggt verktyg för analys. Systemet använder AI för prognosticering och analys.
Hur används automation och AI?
Repetitiva moment, regelkontroller, informationsflöden och delar av administrationen kan automatiseras. AI kan användas där det ger ett tydligt värde, exempelvis i hantering av ostrukturerad information och data. Fokus ligger på att förenkla arbetet och skapa verksamhetsnytta, inte på att införa AI för AI:s skull.
Hur kombineras standardkomponenter och anpassning?
Standardkomponenter ger en stabil grund för vanliga behov som planering, bemanning, arbetstid och uppföljning. Där verksamheten kräver något mer kan processer, regler, integrationer och funktionalitet anpassas. På så sätt får ni fördelarna med en etablerad lösning utan att behöva pressa olika verksamheter in i samma arbetssätt.
Kan lösningen fungera i en stor kommun med många olika verksamheter?
Ja. Tid & Bemanning är tilltänkt för komplexa organisationer där olika verksamheter kan ha olika arbetssätt, kompetenskrav, regler och bemanningsbehov. Lösningen kan ge en gemensam struktur samtidigt som verksamhetsspecifik logik kan hanteras där det behövs. Detta möjliggör också att flera kommuner kan samarbeta i en och samma lösning.
Kan Tid & Bemanning integreras med våra befintliga system?
Ja. Lösningen är byggd för att fungera i kommunens befintliga systemlandskap och kan kopplas samman med exempelvis HR-, löne-, ekonomi-, BI- och verksamhetssystem. Syftet är att information ska kunna följa processen utan onödig dubbelregistrering.
Hur hanteras kollektivavtal och lokala arbetstidsregler?
Tid & Bemanning kan anpassas efter de regler och avtal som gäller för verksamheten, oavsett om kommunen finns i Sverige, Norge eller Finland. Det kan handla om nationella arbetstidsregler, kollektivavtal, lokala överenskommelser och verksamhetsspecifika principer som behöver vägas in i planering och bemanning.
Kan lösningen bidra till lägre bemanningskostnader?
Bättre planering och uppföljning skapar förutsättningar att se var övertid, vikarier och tillgängliga resurser används och hur bemanningen förhåller sig till verksamhetens faktiska behov. Det ger dig bättre underlag för att styra både resurser och kostnader.
Vill du veta mer om vad Multisoft kan göra för din verksamhet?
