16 a-kassor samlas i ett medlemssystem för 2 miljoner medlemmar

A-kassorna verkar under samma övergripande regelverk, men skiljer sig åt i bland annat medlemsvillkor, betalningssätt, kommunikation och interna processer. Lösningen är därför byggd på en gemensam teknisk grund, samtidigt som arbetssätt och funktionalitet kan konfigureras och anpassas för respektive a-kassa.

Från två system till en sammanhållen skräddarsydd lösning 

Multisoft har sedan 2016 utvecklat och förvaltat a-kassornas lösning för reskontra och avgiftshantering för medlemskapet. Medlemshanteringen låg däremot i ett separat system, vilket innebar att handläggarna behövde arbeta i två olika gränssnitt och att information löpande behövde synkroniseras mellan systemen. 

När medlemshanteringen skulle förnyas fanns därför ett tydligt mål: att samla medlemskap, ärendehantering och ekonomi i en och samma lösning. 

2024 fick Multisoft uppdraget att utveckla och införa den nya medlemshanteringen. Den befintliga lösningen för avgifter och reskontra byggdes ut med bland annat ansökningsportal, ärendehantering och självservice för medlemmarna. Därmed kunde hela medlemsprocessen samlas i ett gemensamt verksamhetsstöd och det tidigare systemet fasas ut. 

Tidplanen var ambitiös. Hela lösningen skulle vara införd senast under andra kvartalet 2025. Projektet genomfördes enligt plan och budget.

Ett system för hela medlemskapet 

Lösningen täcker medlemsprocessen från ansökan och löpande medlemskap till avgifter, kommunikation och avslut.

Handläggarna kan bland annat hantera inträden, utträden, ändringar, byten mellan a-kassor, omprövningar och överklaganden. Ekonomi och medlemskap finns i samma system, med stöd för bland annat avgifter, fakturering, inbetalningar, påminnelser och reskontra. 

För medlemmen finns självbetjäningsportalen Mitt medlemskap, där medlemsuppgifter, dokument och ärenden kan hanteras digitalt.

Automatisering för stora volymer 

Med sammantaget två miljoner medlemmar är automatisering en förutsättning för att verksamheten ska kunna hanteras effektivt.  

Ekonomiflöden som avisering och hantering av skulder och tillgodohavanden är automatiserade. Även delar av medlemsärenden, beslut, inskannade handlingar och uppdatering av personuppgifter kan hanteras automatiskt. 

När reglerna medger det kan systemet driva ett ärende vidare utan manuell handpåläggning. Samtidigt finns omfattande loggning och spårbarhet för att möta kraven på kontroll och revision. 

Gemensam lösning med utrymme för olika arbetssätt 

Att 16 a-kassor använder samma system innebär inte att alla behöver arbeta på samma sätt. 

Ansökningsprocesser, betalningssätt, medlemskommunikation och andra delar kan konfigureras för respektive a-kassa. Gemensamma behov kan lösas en gång och komma flera till del, medan andra funktioner kan parameterstyras. 

Lösningen har inga licenskostnader per användare och inget tak för hur många som kan arbeta i systemet. Det ger en förutsägbar kostnadsmodell som inte blir dyrare när fler användare tillkommer eller verksamheten växer. 

"Den stora skillnaden är att våra handläggare kan möta medlemmen utifrån en samlad bild. Vi har fått ihop processer som tidigare låg i olika system, utan att de enskilda a-kassorna behöver ge upp sina egna arbetssätt." 

- Helen Eriksson, Applikationsansvarig på Finans- och Försäkringsbranschens Arbetslöshetskassa

Snabb support och löpande vidareutveckling 

Efter införandet fortsätter Multisofts ansvar. Förvaltningsavtalet omfattar både daglig användarsupport och löpande vidareutveckling. 

A-kassornas upplevelse är att supporten har förbättrats samtidigt som förvaltningsbudgeten har sänkts. Ärenden hanteras snabbt och lösningsorienterat, och nya behov kan omsättas till förändringar med kortare ledtider och mindre administration. 

En viktig förklaring är att teamet på kort tid har byggt upp en djup förståelse för verksamheten, regelverket och de processer som systemet stödjer. Det gör att dialogen kan utgå från verksamhetens behov och problem, snarare än från detaljerade tekniska specifikationer. 

I en lösning som används av många organisationer och styrs av ett omfattande regelverk behöver den kunskapen dessutom finnas brett i teamet. Flera utvecklare arbetar därför kontinuerligt med lösningen och bygger tillsammans upp både teknisk kompetens och verksamhetskunskap. 

Det skapar kontinuitet i supporten, minskar personberoenden och gör det möjligt att snabbt omsätta nya krav och behov till fungerande lösningar.

"Det är väldigt roligt att vara med och påverka utvecklingen och sedan höra från medarbetarna att förändringarna faktiskt gör deras arbete enklare. Vägen från ett identifierat behov till en färdig lösning är kort, och det gör att man verkligen känner att vårt arbete i referensgruppen får effekt." 

- Michaela Stener, Enhetschef på Arbetslöshetskassan Vision

Vill du veta mer om vad Multisoft kan göra för din verksamhet?

Fyll i formuläret eller kontakta oss direkt!