Vad är ett TMS-system?
Ett TMS-system, eller Transportation Management System, är ett digitalt verktyg som hjälper företag att planera, genomföra och följa upp sina transporter på ett effektivt sätt. Systemet används främst inom logistik och transport för att optimera rutter, boka frakter, hantera fraktkostnader och spåra leveranser som en del av ett heltäckande supply chain management-system.
Den främsta fördelen med ett TMS-system är att all transportrelaterad information samlas på ett ställe, vilket innebär att företag får ökad kontroll, bättre överblick och kan fatta mer datadrivna beslut. Ett TMS-system kan även integreras med andra system, som affärssystem (ERP) och lagerhanteringssystem (WMS), vilket gör det till en viktig del i en modern och automatiserad logistiklösning.
5 vanliga funktioner i ett TMS-system
Ruttoptimering
Med hjälp av avancerade algoritmer kan ett TMS-system automatiskt räkna ut de mest effektiva rutterna baserat på faktorer som avstånd, trafik, leveranstid och kostnad. Detta minskar både bränsleförbrukning och leveranstider, vilket i sin tur leder till nöjdare kunder. För företag med stora transportvolymer innebär ruttoptimering stora besparingar och en mer hållbar logistik.
Fraktbokning och transportplanering
TMS-system gör det möjligt att boka transporter direkt i systemet, ofta med flera transportörer samtidigt. Som användare kan man jämföra priser, tider och tjänster för att välja det bästa alternativet. Dessutom kan planeringen automatiseras så att bokningar sker baserat på fördefinierade regler, vilket sparar tid och minimerar manuella fel.
Spårning i realtid (Track & Trace)
Med realtidsspårning får både företaget och slutkunden full insyn i var godset befinner sig. TMS-systemet samlar in information från transportörer och GPS-enheter och presenterar den på ett överskådligt sätt. Det ger möjlighet att hantera avvikelser snabbt och proaktivt kommunicera med kunder vid eventuella förseningar eller problem. Spårning efterfrågas ofta av kunder, och leder till färre samtal till kundtjänsten och nöjdare kunder.
Fraktkostnadsanalys och fakturakontroll
TMS-systemet samlar och analyserar alla transportkostnader, vilket ger ett bra underlag för uppföljning, jämförelser och förbättringar. Systemet kan också matcha fraktfakturor mot faktiska leveranser och avtalade priser för att identifiera fel och förhindra felaktiga debiteringar. Detta ger både ökad kontroll och kostnadsbesparingar.
Integration med andra system
Ett modernt TMS-system kan kopplas ihop med exempelvis ERP-, WMS- och CRM-system. I och med att informationen kan flöda automatiskt mellan dessa system effektiviseras arbetsflödet avsevärt. Det minskar behovet av dubbelarbete, ökar datakvaliteten och möjliggör bättre helhetsanalyser av hela logistikkedjan.
Vinsterna med ett TMS-system
Ett TMS-system hjälper företag att effektivisera sin logistik och dra ner på transportkostnaderna genom smartare planering, automatisering och ökad kontroll. Som med många andra affärslösningar är målet att ge bättre överblick och bidra till att företaget kan fatta mer välgrundade beslut, både tack vare en ökad mängd insamlad data, men också tack vare att den presenteras på ett sätt som ger insyn. Detta minskar risken för fel, förbättrar den service företaget kan ge till sina kunder och gör det lättare att följa upp och optimera transportverksamheten över tid.
Med funktioner som ruttoptimering, realtidsspårning och automatisk fakturakontroll sparar företaget både tid och pengar. Dessutom bidrar ett TMS till en mer hållbar logistik genom att minska onödiga körningar och utsläpp. För företag med stora eller komplexa transportflöden är ett TMS därför ett kraftfullt verktyg för att öka både lönsamheten och företagets ställning på marknaden.
Vilka företag använder TMS-system?
TMS-system används av företag i många olika branscher där transporter spelar en viktig roll i verksamheten. Inom tillverkning används TMS-system för att planera och följa upp leveranser av både råmaterial och färdiga produkter. Företag inom e-handel och detaljhandel använder TMS-system för att hantera stora volymer av kundleveranser och returer på ett effektivt sätt. Inom logistik- och transportbranschen är TMS en självklarhet för att optimera fordonsflottor, samordna gods och uppfylla kundkrav på leveransprecision.
Även grossister och distributörer kan tjäna mycket på ett TMS-system genom att få bättre kontroll över sina logistikflöden och kunna erbjuda mer flexibel och kostnadseffektiv frakt. Systemet är också användbart inom bygg- och industrisektorn där tunga och tidskritiska transporter kräver noggrann planering.
Generellt sett är det företag med stora, komplexa eller tidskritiska transportvolymer som tjänar mest på att implementera ett TMS-system.
Alternativ till TMS-system
Företag som inte använder TMS-system hanterar ofta sin transportplanering manuellt, exempelvis via kalkylark, e-post, telefon och olika fristående system. Det kräver mycket administration, ökar risken för misstag och gör det svårt att få en helhetsbild över transportflödet. Uppföljning, kostnadskontroll och kommunikation med transportörer blir mer tidskrävande och mindre korrekt, vilket påverkar både effektivitet och kundnöjdhet negativt.
Vissa företag använder enklare fraktbokningssystem eller lösningar som erbjuds av specifika transportörer. Dessa kan fungera för mindre verksamheter med låg komplexitet, men saknar ofta funktioner för ruttoptimering, analys och integration med andra affärssystem.
Även om det finns enklare alternativ är TMS-system bättre när det gäller att hantera växande krav på effektiv logistik, datadriven uppföljning och automatisering. För företag som vill växa eller förbättra sin lönsamhet är TMS-system därför ett smartare och mer hållbart val.
Beräkna ROI för ett TMS-system
Att beräkna ROI (Return on Investment) för ett TMS-system handlar om att väga kostnaden för systemet mot de besparingar och intäktsökningar det möjliggör. Precis som i övriga delar av verksamheten finns det pengar att tjäna när manuella processer kan automatiseras, och när komplexa processer kan göras enklare och mindre tidskrävande. Ett TMS minskar överdebiteringar genom fakturakontroll, förbättrar kundupplevelsen genom punktligare leveranser och gör det enklare att identifiera ineffektiva processer. Med rätt dataunderlag går det också att förhandla bättre fraktavtal och fatta strategiska beslut som stärker lönsamheten över tid.
- Minskade transportkostnader genom optimerade rutter och bättre kapacitetsutnyttjande.
- Mindre administrationstid tack vare automatisering av bokningar, aviseringar och fakturakontroll.
- Färre fel och avvikelser som leder till extra kostnader eller missnöjda kunder.
- Förbättrade förhandlingsmöjligheter genom tydlig data över fraktvolymer och kostnader
Standard-TMS eller en anpassad lösning
När företag väljer TMS-system står de ofta inför valet mellan en standardlösning och en mer anpassad lösning. En standardlösning är med andra ord ett färdigt system med ett fast utbud av funktioner som passar många företag med liknande behov. Det är ofta snabbare att implementera och billigare initialt. Vanliga funktioner som brukar ingå är fraktbokning, ruttoptimering, spårning, rapportering och fakturakontroll.
En anpassad TMS-lösning däremot utvecklas eller konfigureras utifrån företagets specifika processer, systemmiljö och krav. Det kan innebära specialanpassade integrationer mot interna system, kundunika arbetsflöden eller branschspecifika funktioner. Denna typ av lösning kräver mer tid och investering, men ger i gengäld större flexibilitet och kan nästintill vara obligatoriskt för mer komplexa systemmiljöer.
Valet beror på verksamhetens komplexitet, tillväxtmål och befintliga systemmiljö. Ett företag med standardiserade behov och mindre volymer kan klara sig bra med en standardlösning, medan en större eller mer specialiserad organisation ofta tjänar på en skräddarsydd lösning som är kompatibel med deras unika sätt att arbeta.
TMS FAQ
Behöver vi ett TMS även om vi bara har några få transporter i veckan?
Det beror på hur komplexa era transporter är och hur mycket tid ni lägger på att hantera dem manuellt. Även företag med lägre volymer kan tjäna på ett enklare TMS för att få bättre kontroll, minska administration och undvika fel.
Hur lång tid tar det att implementera ett TMS-system?
Tidsramen varierar beroende på om det är en standardlösning eller en anpassad lösning. En enklare implementation kan ta några veckor, medan ett större, skräddarsytt projekt kan ta flera månader. Förarbete och kontinuerlig uppföljning med leverantören är i detta fall viktigt för att få rätt funktionalitet från start.
Kan TMS-system integreras med våra befintliga system?
Ja, moderna TMS-lösningar är byggda för att kunna integreras med allt från ERP- och WMS-system till redovisningssystem, tullsystem och andra affärssystem. Det möjliggör automatiska dataflöden och ett mer effektivt logistikarbete.
Är ett TMS bara relevant för transportavdelningen?
Nej, ett TMS-system används av flera delar av företaget. Kundtjänsten använder systemet för att ge bättre information till kunder, inköp använder det för att planera leveranser och säljavdelningen kan samverka med logistik för att ge mer precisa leveranslöften. Det ger bättre samarbete, ökad transparens och en starkare helhetsbild av logistiken.
Hur vet vi att vi tjänar på vårt TMS-system?
Företag som integrerar nya system bör alltid följa upp nyckeltal, i detta fall transportkostnader, leveransprecision, administrationstid och antal avvikelser kan ni mäta konkreta förbättringar. Många företag ser tydliga besparingar och effektiviseringar redan under det första året.
