Rutiner i all ära, men sitter ni fast?

Det är lätt att fastna i ekorrhjulet och ”så här har vi alltid gjort”. Det fungerar ju faktiskt ganska bra – tills det inte gör det längre. För vad händer när personen som underhållit Excelarket slutar, eller när den manuella inmatningen blir fel?

Jag är ofta ute hos företag som tydligt fastnat i gamla rutiner. Tre av de vanligaste situationerna jag stöter på är:

1. Isolerade öar

Systemen i verksamheten fungerar jättebra var för sig, men de pratar inte med varandra. Du kanske har ett system för order, fakturor och även ett CRM som alla är inkörda på era rutiner och fungerar för sina olika ansvarsområden. Kanske används de av olika avdelningar och alla är nöjda där de sitter, men överlämningarna är knackiga. Det finns kanske ingen budget för att byta ut systemen, eller så tar det för lång tid. Och varför ens byta något som fungerar separat? Istället kan du använda en plattform som genom en knapptryckning ger dig den information du söker – hämtat från dina olika system.

2. Excel har blivit affärssystemet

Viktig data ska inte finnas utspridd på kollegornas enskilda datorer. Den här typen av ”filsystem” uppkommer lätt när befintliga system inte täcker era processer fullt ut. Åsikterna om vilken data som är viktigast leder till att alla har olika Excelfiler för att se sina bitar på det sätt de vill. En person börjar att ta bort rader som inte är viktiga för hen, skickar vidare och data går förlorad. Säkra er data med en verksamhetsnära plattform istället, och undvik Excelfiler som växer sig bortom kontroll.

3. Personberoende

“Nej det går inte för Amanda är sjuk” eller “Det kommer ta två veckor innan den rapporten är klar för Andreas är på semester” är kommentarer som ofta dyker upp i organisationer där processer bygger på personer istället för arbetssätt. Verksamheten ska inte stanna upp för att någon är sjuk eller slutar. En rapport ska inte behöva manuell handpåläggning av en viss kollega innan den skickas vidare i kedjan. Med en lättarbetad plattform har alla medarbetare tillgång till rätt information, kan dela på ansvaret och kan hjälpas åt att ta över vid behov.

Vår värld idag är snabbföränderlig och affärsmål är en färskvara. För att fortsätta vara konkurrenskraftig och i framkant krävs flexibilitet och konstant utveckling av processer och rutiner. Därför behövs även ett systemstöd som kan växa tillsammans med er.

Det är som sagt lätt att fastna och ännu svårare att bryta sig ut. Men det är dags att säga stopp! Stanna ekorrhjulet, även om det känns läskigt, och upptäck vilka fantastiska möjligheter som gömmer sig därute istället. Vi på Multisoft hjälper dig mer än gärna.