Få leverantören att förstå er verksamhet

En kravinsamling slutar ofta med en lång lista på funktionella krav, vilket innebär att man undvikit att besvara frågan för hur systemet ska användas och där risken att betala för onödig funktionalitet är hög. I bloggserien ”Kravinsamla rätt” borrar vi ner i fyra dimensioner av kravinsamling och  kravspecifikation  på vägen till minskade kostnader i upphandling av ny systemlösning.  Med över 15 års erfarenhet av implementation av system i alla branscher ger Karolina Levinson sina bästa tips för hur du kravställer en systemlösning som ska återspegla er och er organisations riktiga behov. 

Vad ska det användas till?

Om man inte beskriver vad systemet ska användas till är det stor risk att man får ett system där flöden inte hänger ihop och det blir mycket klickande. Man ska också fundera över hur ofta man ska utföra olika moment så att man kravställer det som ska göras ofta och av många med större noggrannhet.

Funktionella krav brukar i de flesta fall beskriva krav helt utan värdering. I bästa fall kan det finns en gradering i bör och skall-krav.

Om du bara behöver en skruvmejsel

Det är inte ovanligt att kravspecifikationer enbart består av funktionella krav utan någon beskrivning om hur och när det ska användas.

Om din organisation bara skruvar på skruvar behöver du antagligen inte en såg, fil, sax och förstoringsglas - också. Du vill framförallt inte betala för dessa. Du behöver en smidig lösning för att kunna skruva in (och kanske ut) skruvar. En skruvmejsel?

Att få leverantören att förstå er verksamhet är A och O i arbetet med processbeskrivningen. Kombinationen funktionella krav, processbeskrivning och frekvensanalys ger en komplett bild över din organisations verksamhet. En duktig konsult ställer rätt frågor till ditt underlag för att få rätt förståelse för era behov.