Workflow automation kan till exempel handla om att en ansökan kommer in, att rätt information kontrolleras automatiskt, att ärendet skickas vidare till rätt person, att nästa steg triggas när ett beslut är taget och att allt loggas längs vägen. I praktiken innebär det att manuella moment, väntetider och onödiga avbrott minskar.
För många verksamheter är det här mer vardagsnära än det låter. Workflow automation är ofta det som händer när du går från mejl, Excel, checklistor och muntliga överlämningar till ett tydligare och mer styrt digitalt arbetssätt.
Workflow automation som begrepp
Workflow automation ligger nära flera andra begrepp och används ofta som ett paraplybegrepp för att automatisera arbetsflöden med regler, steg och beslut.
Närmast ligger processautomatisering, som är ett bredare begrepp som innebär att effektivisera processer. BPA (Business Process Automation), används ofta när man vill betona affärsnytta och verksamhetsprocesser. DPA (Digital Process Automation), ligger också nära men syftar oftare på mer heltäckande digitalisering av processer, inklusive gränssnitt, data och uppföljning.
IA (Intelligent Automation), och Hyperautomation är ett steg bredare begreppsmässigt. Där kombineras workflow automation ofta med AI, dokumenttolkning eller andra tekniker för att automatisera mer av verksamheten.
Det enklaste sättet att se på begreppet är därför att workflow automation beskriver själva arbetsflödet, medan BPA, DPA, IA och Hyperautomation beskriver större sammanhang eller högre ambitionsnivåer. Det viktiga är inte vad lösningen eller automatiseringsverktyget kallas, utan vad den faktiskt löser.
Hur fungerar workflow automation
Ett automatiserat arbetsflöde bygger vanligtvis på tre delar:
- Något som startar flödet.
- Regler för vad som ska hända.
- En eller flera åtgärder.
Det börjar med en trigger. Det kan vara att någon skickar in ett formulär, att en order registreras, att en fil kommer in eller att en status ändras i ett system.
Sedan kommer logiken. Här avgörs vad som ska ske beroende på vad processen kräver. Kanske ska vissa ärenden gå vidare automatiskt medan andra kräver manuell granskning. Kanske ska olika personer involveras beroende på belopp, typ av ärende eller affärsområde.
Till sist sker själva åtgärderna. Systemet kan skapa ett ärende, uppdatera data, skicka en notifiering, generera ett dokument eller föra information vidare till ett annat system.
Det låter enkelt i teorin, men i verkligheten blir det ofta mer komplext. Många processer är beroende av flera system, olika roller, interna regler och lokala undantag. Det är där workflow automation blir intressant på riktigt. Inte för att automatisera en knapptryckning, utan för att få en hel process att fungera mer konsekvent.
Det är också här många organisationer upptäcker skillnaden mellan att digitalisera och att automatisera. Att ha ett formulär eller ett ärendesystem betyder inte automatiskt att arbetsflödet är effektivt. Om människor fortfarande behöver jaga information, tolka nästa steg eller flytta data mellan system för hand, då finns det ofta mer att göra.
Workflow automation och AI
Workflow automation behöver inte innehålla stora AI-satsningar eller avancerad teknik. Ofta börjar det med att en process har blivit för viktig, för omfattande eller för känslig för att fortsätta fungera halvmanuellt. I många fall bygger sådana arbetsflöden främst på strukturerade data, eftersom det gör det lättare att styra regler, beslut och nästa steg i processen.
Med det sagt är det ofta klokt att fundera över vilka delar av verksamhetens processer som innehåller ostrukturerade data, till exempel dokument, bilder, PDF:er, ljudfiler, kod eller innehåll från webbsidor. IDC menar att 90% av ”enterprise data” är ostrukturerad.
Här kan AI användas för att tolka, sortera, sammanfatta eller extrahera information, som sen kan bli en del av ett mer automatiserat arbetsflöde. På så sätt kan AI fungera som ett naturligt komplement till workflow automation och på sikt bredda vilka processer som går att automatisera. AI breddar vad som går att fånga upp i ett arbetsflöde, men ostrukturerade data behöver klassificeras, kvalitetsbedömas, filtreras och styras för att fungera väl i AI-tillämpningar.
Tips!
Läs mer om hur AI lyfter värdet av strukturerad data eller om Enterprise AI som styrd processförmåga.
Exempel på workflow automation
Workflow automation kan användas i nästan vilken administrativ process som helst där samma typ av steg återkommer.
- Ett vanligt exempel är onboarding. När en ny medarbetare anställs kan flera moment sättas i rörelse direkt. Konto ska skapas, utrustning ska beställas, behörigheter ska sättas, introduktionsmaterial ska skickas ut och rätt personer ska få sina uppgifter. Om allt detta sker manuellt blir processen lätt både långsam och sårbar.
- Ett annat exempel är godkännandeflöden. Fakturor, avtal, inköp eller interna beslut behöver ofta gå genom flera steg. När arbetsflödet automatiseras går det att styra vem som ska göra vad, i vilken ordning och under vilka villkor.
- Kundservice och ärendehantering är också vanliga områden. Ett ärende kan kategoriseras automatiskt, skickas till rätt funktion, prioriteras utifrån vissa regler och följas upp om svar uteblir. Det sparar inte bara tid, utan ger också bättre struktur.
Det finns också många processer som ligger mellan avdelningar och därför ofta blir onödigt tröga. Ett arbetsflöde som går mellan sälj, leverans, support, ekonomi och uppföljning är sällan effektivt om varje steg lever i sitt eget system eller i sin egen inkorg. Då blir automation ett sätt att hålla ihop processen, inte bara att snabba upp den.
Fördelar med workflow automation
Den mest uppenbara fördelen är ofta att mindre tid går till administration. Men det är sällan den största vinsten på sikt.
- En viktig effekt är att processen blir mer förutsägbar. När arbetsflödet är tydligt och styrt minskar risken att något tappas bort, fastnar hos fel person eller hanteras olika beroende på vem som råkar vara tillgänglig.
- En annan fördel är bättre kvalitet. När data hämtas och skickas på ett mer kontrollerat sätt minskar dubbelregistrering, missförstånd och manuella fel. Det blir också lättare att följa upp processen och se var det faktiskt uppstår stopp.
- För många verksamheter är minskat personberoende minst lika viktigt. Processer som fungerar bra så länge vissa personer är på plats är ofta mer sårbara än man tror. När kunskap, undantag och överlämningar sitter i huvudet på några få personer blir det svårt att skala, utveckla och säkra kvalitet över tid.
- Workflow automation kan också göra det enklare att hantera tillväxt. Det som fungerar hjälpligt när volymerna är små blir snabbt tungrott när fler ärenden, kunder eller interna flöden ska hanteras. Automation gör det möjligt att öka kapaciteten utan att administrationen växer lika snabbt.
- Ytterligare en styrka är spårbarhet. I processer där det är viktigt att förstå vad som hänt, vem som gjort vad och varför ett beslut tagits, ger ett automatiserat arbetsflöde ofta ett mycket bättre underlag än mejltrådar och manuella listor. Det gäller inte minst i reglerade eller verksamhetskritiska processer.
När man sammanfattar nyttan är det därför ofta bättre att tänka så här: workflow automation handlar inte bara om att jobba snabbare. Det handlar om att jobba mer kontrollerat, mer skalbart och med mindre friktion.
Integrationer, standardsystem eller skräddarsydd workflow automation
Det finns flera vägar till workflow automation, och det är inte alltid samma väg som passar bäst.
För enklare behov kan ett lättare verktyg vara fullt tillräckligt. Om du vill automatisera mindre moment i en begränsad miljö kan exempelvis Google Apps Script fungera bra. Det passar ofta mindre företag eller team som snabbt vill automatisera något i Google Workspace, till exempel formulär, kalkylark eller enklare notifieringar.
Om behovet främst handlar om att koppla ihop befintliga system kan integrationsverktyg vara rätt väg. Zapier är ett välkänt exempel när du vill få olika appar att prata med varandra utan att bygga ett helt nytt system. Det kan vara ett bra alternativ när processen är relativt enkel och när det viktigaste är att skapa flöde mellan redan etablerade verktyg.
Men många verksamheter märker ganska snabbt att det inte räcker att bara koppla ihop system. Det kan finnas ett hål i systemkartan. Processen är viktig, men inget standardsystem passar riktigt. Det finns kanske flera verktyg som löser delar av behovet, men inget som håller ihop hela arbetsflödet, logiken, datan och uppföljningen.
Standardsystem passar ofta bra när processen är ganska lik andra organisationers processer. Då är det ofta klokt att använda något färdigt. Men när verksamheten har egna regler, många integrationer, flera roller, hög komplexitet eller behov av att förändra processen över tid, då blir kompromisserna lätt dyra.
Det är i sådana lägen skräddarsydd workflow automation blir relevant.
För oss på Multisoft handlar det ofta om verksamheter där färdiga standardsystem inte räcker till, eller där flera system behöver knytas ihop av ett mer verksamhetsnära systemstöd. Då kan ett skräddarsytt system ge bättre kontroll över både arbetsflöde, information och vidareutveckling. Det gäller särskilt när processen är viktig för verksamheten, när integrationer är centrala och när det inte är hållbart att bygga upp kritiska flöden i separata punktlösningar.
Det här är också ett vanligt vägval för större organisationer. Antingen försöker man anpassa verksamheten efter ett standardsystem. Eller så bygger man själv och tar hela ansvaret för utveckling och förvaltning internt. Det finns ett tredje alternativ: att bygga ett anpassat verksamhetssystem på en beprövad plattform, där lösningen anpassas efter processen men där du slipper bära hela utvecklings- och förvaltningsbördan själv.
Tips!
Läs mer om att välja mellan standardsystem, bygga en systemlösning inhouse eller välja ett anpassat system.
Low-code workflow automation
Low-code workflow automation innebär att du eller en partner bygger och förändrar arbetsflöden med hjälp av färdiga komponenter i stället för att utveckla allt från grunden.
Det betyder inte att lösningen behöver vara enkel. Snarare handlar det om att få fart utan att tappa struktur. Med rätt plattform går det att bygga avancerade flöden med integrationer, affärslogik, roller och uppföljning, men utan att varje del behöver specialutvecklas från noll.
Det här är särskilt intressant i verksamheter där processerna förändras över tid. När regler, ansvar, integrationer eller informationsbehov ändras behöver systemstödet kunna följa med. Om varje förändring blir ett tungt utvecklingsprojekt bromsas förbättringsarbetet snabbt.
Low-code passar därför ofta bra när du vet att processen är viktig, men inte vill välja mellan ett halvpassande standardsystem och full egenutveckling. Du vill kunna bygga snabbt, men också ha något som går att förvalta, utveckla vidare och lita på över tid.
För oss är det här en central del i hur vi arbetar. Softadmin® är byggt för att kunna ta fram skräddarsydda verksamhetssystem snabbt, men också för att de ska kunna leva länge, vidareutvecklas och integreras i en större systemmiljö. Det gör low-code relevant inte bara som ett sätt att komma i gång fort, utan som ett sätt att skapa hållbar workflow automation i verksamheter där kraven faktiskt är höga.
