Att välja affärssystem – Gör inte som alla andra

Dags att välja affärssystem? Välkommen till en djungel av utbud och leverantörer, men valet är egentligen inte så svårt. Det finns två typer av lösningar och i det här inlägget beskriver jag skillnaden. För att förstå utmaningen i att välja affärssystem behöver vi förstå konsekvenserna av att välja fel. Lyckade IT-projekt - finns dom? Det är den första sökfras Google föreslår när jag skriver in ”Lyckade IT-projekt”. Även om Google kan förutspå allt ifrån influensaperioder till vem som vinner USA-valet 2016 - så är det inte alltid hela sanningen. Vi vet att det finns lyckade IT-projekt, men de är inte överrepresenterade. Under alla de år jag har verkat inom den här branschen har de misslyckade projekten och domedags-statistiken för dessa alltid stått högt på den mediala agendan. Det har gjorts några ambitiösa försök i att förstå varför vi lägger 30 miljarder per år på misslyckade IT-projekt på enbart affärssystem och de flesta mynnar ut i samma slutsats.

Ett sådant är The Standish Group som årligen släpper sin ”Chaos Report”. I rapporten analyserar de IT-projekt världen över och hur pass lyckade de blev. Vad gäller lyckade projekt så kan man snabbt konstatera att de legat stadigt på runt 29% de senaste 5 åren.   Bland de misslyckade projekten kan vi däremot, med optimistiska glasögon, se en nedåtgående trend. Från att 2011 legat på 22% är de nu nere på 19% år 2015. Dessa siffror differentierar beroende av projektens storlek, som du kan se på bilden nedan.

Tre viktiga framgångsfaktorer för att välja affärssystem

I rapporten har man kokat ner de lyckade projektens framgångsfaktorer:

1. Mognadsgrad: Att såväl verksamhet som projekt förstår skillnaden mellan anpassat eller standardiserat när ni ska välja affärssystem
2. Involvera användarna: Att användarna involveras i projektet i ett tidigt stadie för att bistå med viktig feedback. Inte minst om om affärssystemet ska anpassas efter er.
3. Ledningen: Att ha ledningen med sig genom att förankra projektets mål och syfte.

Det är de tre ingredienser som vi behöver koka IT-projekten på. Med de där optimistiska glasögonen på (återigen), är det alltså enklare att lyckas med ett IT-projekt än att göra en saffranskryddad fisksoppa. Nåja, jag ska inte sitta här och tumma på sanningen. Det är helt olika koktider. Däremot vore det galenskap att ifrågasätta dessa framgångsfaktorer. Det råkar till och med vara så att de rimmar med våra egna värderingar och det sätt vi levererar till våra kunder. Både vi (och ”verkligheten”) har dessutom identifierat några fler ingredienser.

Verksamhetsutveckling är tätt sammankopplat med affärssystem

Verksamhets- eller affärssystem är idag en naturlig del av verksamhetsutveckling. Utbudet av leverantörer med stora som små lösningar är stort och de står på kö utanför inköparnas dörrar. Allt ifrån kraftfulla CRM lösningar som hanterar gigantiska mängder data till enkla standardiserade ordersystem. Aldrig har det varit viktigare för en inköpare att förstå verksamhetens krav och behov när man ska välja affärssystem. Inte minst att förstå vad som differentierar leverantörerna. För det är standardprodukter som dominerar utbudet. Det är befriande att hoppa in i någon annans båt och låta någon annan hissa segel mot okända koordinater. Det är ju så vi är vana att semestra, med charterresor. Vi har i de flesta fall inget problem med att det är 20 000 andra svenskar på Mallorca samtidigt som oss. Men vi blir lite avundsjuka när grannen lägger upp en bild från sin tapasmiddag uppe i bergen till den där idylliska solnedgången, som ju såklart inte ingick i ditt paket. Det är normalt. Så vad har då svensk semesterkultur med verksamhetsutveckling att göra? Kanske ingenting, kanske allting. Det finns hur som helst områden där det inte är den bästa idén att göra samma investering som alla andra.

Framgång delat på tre

Det sägs att framgångsrik verksamhetsutveckling kan brytas ner i procentandelar om 80, 15 och 5.

• 80% som enbart ska fungera och vara standardiserat. Här tillämpar man best practice och automatiserar i den möjligaste mån man kan.
• 15% som differentierar er mot konkurrenter. Här vill man lägga mer energi och skruva på de skruvar som gör att kunden väljer oss framför våra konkurrenter.
• 5% innovation. Här banar vi väg för vårt framtida ”oss”. Här existerar inte standard

Då ska du tänka anpassningsförmåga

När din systemlösning ens snuddar vid affärsdrivande processer, ska du tänka anpassningsförmåga. ”Kan det här systemet den här processen”. Det här är den i särklass viktigaste frågeställningen när du ska välja affärssystem. Om svaret är nej behöver processen "kunna" systemet, vilket innebär att din process hamnar i händerna på en systemleverantör och deras standard. Bara du kan svara på om det är rätt eller inte. En standardlösning är nämligen ingen återspegling av er. Det är en charter till Mallorca. Varför? Det är de processerna som enligt fördelningen ovan skapar konkurrensfördel. Det är de skruvarna du vill skruva på. Du kommer inte hitta en leverantör som kan er verksamhet bättre än ni själva. Du vill framförallt inte att en person eller ett företag äger kraven som gör er till kundens självklara val. Den kompetensen måste av flera skäl finnas inom era egna väggar - permanent. I vår värld skiljer vi på standard och skräddarsytt. Vi tror att det är en enkel och tydlig skillnad mellan typer av lösningar som våra kunder kan applicera i sin köpresa till sin nästa systemlösning. En standardlösning kan lösa hur mycket som helst, till den dag du har andra önskemål än det som står på förpackningen. En skräddarsydd lösning anpassas efter er och era processer dag 1 och dag 10 001.