Vad innebär automatisk schemaläggning för kommuner?

Automatisk eller automatiserad schemaläggning i kommuner handlar om att låta ett system ta den tunga, regelstyrda delen av jobbet: räkna, optimera, kontrollera och föreslå scheman utifrån era förutsättningar. Det gör att du som chef eller planerare kan lägga mer tid på prioriteringar och mindre tid på att flytta rader i kalkylblad. 

HerbertNathan & Co beskriver i sin marknadsanalys för tid, schemaläggning och bemanning för Sveriges kommuner hur moderna system kan effektivisera personalplanering, förbättra regelefterlevnad och samtidigt stärka arbetsmiljön inom offentlig sektor. 

I det här inlägget går vi igenom vad automatisk schemaläggning är, hur den skiljer sig från vanlig schemaläggning, och vad du konkret kan vinna på att införa den i din kommun. 

Vad menas med automatisk schemaläggning?

I många kommuner används begreppen tidssystem, schemaläggningssystem och bemanningssystem lite om vartannat. En tydlig uppdelning:  

• Tidsystem registrerar faktisk arbetad tid, avvikelser och frånvaro. 

• Schemaläggningssystem planerar framtida arbetspass och säkerställer att regler följs. 

• Bemanningssystem matchar bemanningsbehov med rätt resurser, ofta i realtid. 

Automatisk schemaläggning ligger i skärningspunkten mellan dessa. Enkelt uttryckt: 

Systemet skapar och optimerar scheman åt dig utifrån regler, bemanningsbehov, kompetenser och medarbetarnas tillgänglighet, utan att du behöver bygga allt manuellt.

Med hjälp av AI i form av algoritmer kan du automatiskt skapa färdiga schemaförslag med ett knapptryck, med stöd av historiska data och inbyggda regelmotorer. Se AI som ett sätt att lyfta värdet av din strukturerade data. 

För kommuner är samma principer relevanta, men kraven är högre: fler kollektivavtal, större personalvolymer, mer komplex kompetensmix och starkare krav på rättssäkerhet och likabehandling. 

Varför är automatiserad schemaläggning extra viktig i kommuner?

Offentlig sektor lever på sin personal. I många kommuner står personalkostnader för 60 till 70 procent av den totala budgeten, enligt analyser från HerbertNathan & Co. 

Tid, schemaläggning och bemanning är ett av de mest strategiskt viktiga systemområdena i kommuner, men också ett av de mest komplexa. Varför? 

• Stor organisatorisk komplexitet: Många förvaltningar, verksamheter och enheter, ofta med olika arbetstidsmodeller (en komplex IT-miljö). 

• Komplexa kompetenskrav: Äldreomsorg, LSS och skola kräver rätt kompetens på rätt plats, till exempel särskilda behörigheter kopplade till omsorgsinsatser, LSS eller undervisning.  

• Tung regelbörda: Arbetstidslag, kollektivavtal, lokala överenskommelser och EU-direktiv om dygns- och veckovila måste följas, vilket gör manuella scheman både riskabla och tidskrävande.  

• Krav på transparens och rättvisa: Scheman upplevs som rättvisa eller orättvisa och påverkar direkt kultur, arbetsmiljö och personalomsättning.  

Här blir automatisk schemaläggning ett sätt att ta kontroll över en process som annars lätt blir reaktiv, manuell och personberoende. 

Så fungerar automatisk schemaläggning i praktiken

Grundidén är inte att systemet ska "bestämma åt dig", utan att automatisera det som är regelstyrt och repetitivt. Typiskt ser flödet ut så här: 

1. Ni definierarregler och förutsättningar

Du och dina kollegor sätter upp: 

• Arbetstidsregler och kollektivavtalsvillkor 

• Lokala regler (till exempel max antal nattpass i rad) 

• Bemanningsnivåer per enhet, tid på dygnet och veckodag 

• Kompetenskrav kopplade till roller eller pass 

• Medarbetarnas önskemål och tillgänglighet 

Ditt system låter dig konfigurera detta i en regelmotor i stället för att bära allt i huvudet eller i separata dokument. 

2. Systemet räknar fram ett schemaförslag

När grunddata finns kan systemet generera ett schemaförslag utifrån: 

• Prognoser och bemanningsbehov 

• Kompetenskrav 

• Medarbetarnas preferenser 

• Ekonomiska mål, till exempel budget för bemanning 

Moderna lösningar för automatisk schemaläggning kan använda AI för att beräkna behovsprognoser, föreslå optimala pass och minska både övertid och undertäckning. 

Samma plattform kan också stödja automatiskt framtagna schemaförslag kombinerat med scenarioanalys, optimering, prognostisering och budgetering, så att du får ett beslutsstöd som går längre än enbart grundläggande schemaläggning.

3. Planeraren justerar, fintrimmar ochbeslutar

Systemet ska inte ersätta din lokala kunskap om gruppdynamik, individers livssituation eller verksamhetens kultur. Men du slipper: 

• Bygga scheman 

• Leta fel i vila- och jourregler 

• Manuellt kontrollera att bemanningstäckningen stämmer 

• Sitta sent för att pussla ihop byten 

Bra system ger tydliga varningar om regelbrott, visar kostnadseffekter direkt i schemat och gör det enkelt att justera.

4. Medarbetare får självservice och transparens

En viktig del av automatiserad schemaläggning är att medarbetarna själva kan: 

• Se schema i app eller webbläsare 

• Önska pass eller byten 

• Ansöka om ledighet 

• Ta emot notifieringar vid ändringar 

Det stärker känslan av kontroll och upplevd rättvisa, vilket är centralt för medarbetarnöjdhet vilket borde vara en del av det förändringsarbete som du står inför när ett nytt system ska implementeras. 

Vad skiljer AI-driven schemaläggning från "vanlig" automatisk schemaläggning?

Många leverantörer pratar i dag om AI-scheman snarare än bara automatisering. Skillnaden ligger i hur mycket systemet kan lära sig och optimera över tid. 

Några typiska AI-funktioner: 

• Prognoser: Systemet använder historik, säsongsvariationer, frånvaromönster och externa faktorer för att förutsäga bemanningsbehov. 

• Optimering mot flera mål: Du kan styra mot till exempel färre övertidstimmar, bättre kontinuitet för brukare/elever eller jämnare arbetsbelastning. 

• Löpande omplanering: Vid sjukfrånvaro eller plötsliga toppar kan systemet föreslå ändringar eller vikarielösningar i realtid. 

AI, maskininlärning och prediktiva algoritmer gör det möjligt att gå från reaktiv bemanning till datadrivna, proaktiva beslut, förutsatt att systemlandskapet är integrerat.

Effekter när ni går från manuell till automatisk schemaläggning

För att det inte bara ska bli teknik för teknikens skull behöver du ha klart för dig vilka effekter ni faktiskt vill uppnå. Erfarenheter från kommuner som arbetat strukturerat med tid, schemaläggning och bemanning visar att vissa nyttor återkommer, och att rätt systemstöd kan göra stor skillnad i vardagen. 

Mindre administration och mindre fel 

När regler och avtal ligger i systemet, och bemanningsbehov är kopplade till verkliga volymer, minskar: 

• Dubbelregistrering mellan system 

• Manuella överföringar till lön 

• Risken för misstag som bryter mot lag eller avtal 

Automatiserad schemaläggning kan, enligt Forrester-baserade Total Economic Impact-studier, minska tiden som går åt till schemaläggning med cirka 50–75% jämfört med manuella arbetssätt – och i vissa fall nämner Forrester att tidsåtgången kan minska med upp till 80 procent.

Bättre regelefterlevnad och lägre risk 

Automatisk kontroll mot arbetstidslag, kollektivavtal och lokala regler gör det lättare att: 

• Undvika otillåten övertid 

• Värna dygns- och veckovila 

• Hantera jour, beredskap och OB korrekt 

Det är särskilt viktigt i omsorgsverksamheter där felbemanning kan påverka säkerhet, kvalitet och kontinuitet. 

Starkare arbetsmiljö och medarbetarnöjdhet 

När scheman upplevs som förutsägbara, rättvisa och påverkbara ökar: 

• Känslan av delaktighet 

• Möjligheten att planera privatliv 

• Tilliten till att arbetsbelastning fördelas rimligt 

Moderna system för tid, schema och bemanning, i kombination med bra självservice för medarbetare, kan bidra till en mer hållbar och hälsofrämjande arbetsmiljö genom att skapa bättre balans mellan arbete och fritid. 

Mer datadriven styrning av personalresurser 

En annan effekt är att du får en gemensam sanningskälla för: 

• Övertid, mertid och sjukfrånvaro 

• Vikariekostnader 

• Bemanningstäckning per enhet eller verksamhet 

Det gör det möjligt att styra bemanning med samma precision som många kommuner redan styr ekonomi. 

Exempel: automatisk schemaläggning i hemtjänst, äldreomsorg och förskola

Automatisk schemaläggning ser olika ut beroende på verksamhet, men mönstren är liknande. 

Hemtjänst och äldreomsorg 

Inom hemtjänsten är schemaläggning och planering ofta extra komplex med många korta besök, restider, höga krav på kontinuitet och olika behörigheter att ta hänsyn till. Med AI-stödd schemaläggning kan algoritmer optimera både rutter, kontinuitet och bemanning, samtidigt som övertidskostnader och administrativ tid minskar.  

Specialiserade lösningar för hemtjänstplanering kan dessutom integreras med centrala system för tid, schema och bemanning, så att du undviker dubbelarbete och får ett mer sammanhållet flöde. 

Förskola 

Inom förskolan handlar automatisk schemaläggning om att få ihop bemanning, öppettider och avdelningar på ett effektivt sätt, utifrån barngruppernas behov och planerade närvaro. Med moderna schemaläggningssystem kan du kombinera manuell planering med automatiskt framtagna schemaförslag som sedan fintrimmas av schemaläggaren. 

För förskolor i kommunal regi innebär det att befintliga arbetssätt kan återanvändas, att schemaändringar går snabbare att genomföra och att krockar i bemanning, öppning och stängning eller resursfördelning mellan avdelningar kan undvikas, vilket sammantaget ger en tydlig administrativ vinst. 

Nyckelkrav när du upphandlar automatisk schemaläggning

Kravinsamling och kravställning är en av de viktigaste byggstenarna för att din verksamhet ska få det systemstöd ni behöver. Några återkommande kravområden är särskilt viktiga för kommuner som vill dra nytta av automatiserad schemaläggning. 

Innan du gör en kravlista kan det vara klokt att fråga dig: vill ni framför allt effektivisera det ni har, eller också öppna för helt nya arbetssätt? 

Integrerbarhet och systemlandskap 

Automatisk schemaläggning blir inte starkare än era integrationer till: 

• HR- och lönesystem 

• Verksamhetssystem (till exempel omsorgssystem och skolplattform) 

• Ekonomisystem 

API-baserade integrationer i realtid lyfts som en avgörande faktor för att kunna hantera snabba förändringar i bemanningsbehov. 

Användarvänlighet för olika målgrupper 

Systemet måste fungera både för: 

• Centrala schemaplanerare 

• Enhetschefer 

• Bemanningsenheter och vikariepooler 

• Medarbetare som främst möter systemet i mobilen 

Ju intuitivare gränssnitt, desto mindre utbildningsinsats och desto större chans att funktioner som automatisk schemaläggning verkligen används.  

Regelstyrning och lokal flexibilitet 

Automatisk schemaläggning står och faller med att: 

• Centrala regler (lag och avtal) är korrekt implementerade 

• Lokala regler går att konfigurera utan att behöva utveckla om systemet 

• Ni kan justera regelverk över tid utan stora konsultinsatser. 

Här gäller det att väga klassiska standardsystem mot mer konfigurerbara plattformar 

Förvaltningsbarhet och livscykelkostnad 

För offentliga verksamheter är det avgörande att: 

• Systemet är möjligt att förvalta utan totalleverantörsberoende 

• Licensmodell och förvaltningskostnad är hållbar över tid 

• Förändringar kan göras i rimlig takt 

Kostnadseffektivitet måste ses i ett livscykelperspektiv, inte bara som en engångsinvestering.  

När räcker standardsystem och när behövs en skräddarsydd lösning?

När du står inför valet att bygga ett system, köpa in ett system eller skräddarsy ett system vill vi inte peka med hela handen på Softadmin® som är ett skräddarsytt system. Åtminstone inte innan du funderat över ditt val. 

Standardsystem passar ofta bra när: 

• Era processer liknar många andras 

• Ni vill införa relativt standardiserade arbetssätt 

• Ni har begränsat behov av speciallogik, komplexa undantag eller integrerade verksamhetsflöden 

En plattform som Softadmin®, där vi bygger skräddarsydda lösningar på en low code-plattform, kan vara rätt när:  

• Ni har unika processer kring bemanning, till exempel komplex vikariehantering eller kombination av flera verksamheter 

• Ni vill knyta ihop schemaläggning med andra administrativa flöden, till exempel bidrag, bokningar eller ärendehantering 

• Ni ser automatisk schemaläggning som en del av en större automatiseringsresa, inte som en isolerad funktion 

Ett vanligt scenario i kommuner är att man använder ett etablerat lönesystem med visst grundstöd för tid och schema, men kompletterar med mer specialiserade lösningar eller en skräddarsydd plattform där standardfunktionerna inte räcker. 

Hur kan du ta nästa steg mot automatisk schemaläggning? 

Ett bra första steg är att kartlägga var ni befinner er i dag: 

• Var sker schemaläggning i praktiken? I system, i Excel, i huvudet? 

• Hur mycket tid lägger chefer och bemanningsenheter på manuell schemaplanering varje månad? 

• Var upplever medarbetare att scheman brister, till exempel i förutsägbarhet eller rättvisa? 

• Vilka system har ni redan inom HR, lön och verksamhet, och hur bra pratar de med varandra? 

Parallellt kan du börja formulera en målbild: vill ni framför allt korta administration, stärka arbetsmiljön, få bättre koll på kostnader eller bygga för AI och datadriven bemanning? 

När den bilden finns blir det lättare att avgöra om ni ska: 

• Utnyttja automatisk schemaläggning bättre i ett befintligt system 

• Upphandla ett nytt standardsystem för tid, schema och bemanning 

• Eller komplettera med en skräddarsydd lösning på en flexibel plattform 

Multisoft arbetar ofta tillsammans med både verksamhet och IT för att kartlägga processer, identifiera automatiseringspotential och bygga lösningar för komplexa administrativa flöden där det saknas bra standardsystem.