Back to Basics: vad är ett dokumenthanteringssystem?

Undrar du vad ett dokumenthanteringssystem är eller sitter du dagligen med mängder av Excel- och Wordfiler? Utan ett automatiserat dokumenthanteringssystem går mycket tid till administrativa uppgifter, som upprättandet av dokument och frågan om hur de ska hanteras. Det kan kännas oundvikligt eftersom information måste dokumenteras och sparas, oavsett verksamhet. Det är en tids- och resurskrävande process som med fördel skulle kunna läggas på något roligare ­– och genom automatisering är det möjligt! I detta Back to Basics-inlägg får du grunderna för att kunna utvärdera ert dokumenthanteringssystem.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Kort sagt, ett informationssystem anpassat för att hantera administrationen av dokument; allt från upprättandet av dokument till arkiveringen av dem. Ett dokumenthanteringssystem tar hand om de administrativa processer som omfattar dokumenthantering.

Varför automatisering?


1. Automatisering sparar tid och pengar

Överskuggas dina huvudsakliga arbetsuppgifter av administration? Om du behöver lägga mer tid på administration än innovation kan det vara dags för er verksamhet att automatisera sina arbetsprocesser - och Multisoft älskar automatisering! Med ett automatiserat och digitalt dokumenthanteringssystem kan ni spara tid genom en mängd funktioner: förifyllda fält vid rapportering, alla dokument och avtal samlade på en sökbar plats, och med ett integrerat system undviker du att återupprepade gånger behöva mata in samma information i olika system. Tiden kan istället läggas på kreativa- och värdeskapande uppgifter. Det tillåter personalen att fokusera på kärnverksamheten och uppfylla sin maximala potential, samtidigt som det undviker överflödig rekrytering.


2. Minimera misstag

Upplever du att slarvfel sätter käppar i hjulet? Det är mänskligt att fela, men med ett automatiserat dokumenthanteringssystem minimerar du risken att göra misstag. Genom att utesluta den mänskliga faktorn, kan du vara lugn att ett litet inmatningsfel inte skapar stora problem. Om en anställd matar in felaktig eller otillräcklig information blir ni varnade, ni undviker även att dokument försvinner eller glöms bort och ett integrerat system ser till att informationen är normaliserad.

 

3. Överskådlighet i realtid

Händer det att du är på språng och inte kommer åt det dokument du behöver? Du behöver informationen nu för att kunna svara eller ge ett besked. Genom en automatiseringplattform, som Softadmin®, är det möjligt att integrera flera system och databaser för att samla all information på en plats - tillgänglig från datorn, surfplattan och mobilen. Det är även möjligt att följa upp, ändra och uppdatera ärenden från varsomhelst, närsomhelst. Med all dokumentation samlad på en plats blir informationen överskådlig och skapar bättre förutsättningar att fatta informerade beslut inför framtiden. Få en överblick över resurser, projekt och ordrar – allt som rör er verksamhet.

Om dessa scenarion känns bekanta så kan det vara hög tid att se över ert dokumenthanteringssystem...

 

Är det dags för ett automatiserat dokumenthanteringssystem?

Gör som ICLD och många andra ­- lämna papper och Excel-ark bakom dig. Få ordning på verksamhetens dokument genom en anpassad systemlösning. Med low-code plattformen, Softadmin®, kan Multisoft levererar i princip vilken administrativ lösning som helst.

Läs vidare om olika systemlösningar eller kontakta oss för att prata vidare om ett dokumenthanteringssystem anpassat efter er verksamhet.

Relaterade inlägg

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar on demand | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Kontakta oss

Vill du veta mer om våra systemlösningar för onboarding/offboarding eller prata vision? Hör av dig till oss!

Kontakta oss

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata