Back to Basics: vad är ett dokumenthanteringssystem?

Undrar du vad ett dokumenthanteringssystem är eller sitter du dagligen med mängder av Excel- och Wordfiler? Utan ett automatiserat dokumenthanteringssystem går mycket tid till administrativa uppgifter, som upprättandet av dokument och frågan om hur de ska hanteras. Det kan kännas oundvikligt eftersom information måste dokumenteras och sparas, oavsett verksamhet. Det är en tids- och resurskrävande process som med fördel skulle kunna läggas på något roligare ­– och genom automatisering är det möjligt! I detta Back to Basics-inlägg får du grunderna för att kunna utvärdera ert dokumenthanteringssystem.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

Kort sagt, ett informationssystem anpassat för att hantera administrationen av dokument; allt från upprättandet av dokument till arkiveringen av dem. Ett dokumenthanteringssystem tar hand om de administrativa processer som omfattar dokumenthantering.

Varför automatisering?

1. Automatisering sparar tid och pengar

Överskuggas dina huvudsakliga arbetsuppgifter av administration? Om du behöver lägga mer tid på administration än innovation kan det vara dags för er verksamhet att automatisera sina arbetsprocesser - och Multisoft älskar automatisering! Med ett automatiserat och digitalt dokumenthanteringssystem kan ni spara tid genom en mängd funktioner: förifyllda fält vid rapportering, alla dokument och avtal samlade på en sökbar plats, och med ett integrerat system undviker du att återupprepade gånger behöva mata in samma information i olika system. Tiden kan istället läggas på kreativa- och värdeskapande uppgifter. Det tillåter personalen att fokusera på kärnverksamheten och uppfylla sin maximala potential, samtidigt som det undviker överflödig rekrytering.

2. Minimera misstag

Upplever du att slarvfel sätter käppar i hjulet? Det är mänskligt att fela, men med ett automatiserat dokumenthanteringssystem minimerar du risken att göra misstag. Genom att utesluta den mänskliga faktorn, kan du vara lugn att ett litet inmatningsfel inte skapar stora problem. Om en anställd matar in felaktig eller otillräcklig information blir ni varnade, ni undviker även att dokument försvinner eller glöms bort och ett integrerat system ser till att informationen är normaliserad.

3. Överskådlighet i realtid

Händer det att du är på språng och inte kommer åt det dokument du behöver? Du behöver informationen nu för att kunna svara eller ge ett besked. Genom en automatiseringplattform, som Softadmin®, är det möjligt att integrera flera system och databaser för att samla all information på en plats - tillgänglig från datorn, surfplattan och mobilen. Det är även möjligt att följa upp, ändra och uppdatera ärenden från varsomhelst, närsomhelst. Med all dokumentation samlad på en plats blir informationen överskådlig och skapar bättre förutsättningar att fatta informerade beslut inför framtiden. Få en överblick över resurser, projekt och ordrar – allt som rör er verksamhet.

Om dessa scenarion känns bekanta så kan det vara hög tid att se över ert dokumenthanteringssystem...

Är det dags för ett automatiserat dokumenthanteringssystem?

Gör som ICLD och många andra ­- lämna papper och Excel-ark bakom dig. Få ordning på verksamhetens dokument genom en anpassad systemlösning. Med low-code plattformen, Softadmin®, kan Multisoft levererar i princip vilken administrativ lösning som helst.

Läs vidare om olika systemlösningar eller kontakta oss för att prata vidare om ett dokumenthanteringssystem anpassat efter er verksamhet.