Minimera kostnaden genom att formulera kraven rätt

Att minimera kostnad är ett nyckeltal som återfinns i näst intill alla verksamheter. I det här avsnittet ger Karolina Levinson sina bästa tips för att undvika en dyr systemlösning. I bloggserien ”Kravinsamla rätt” borrar vi ner i fyra dimensioner av kravinsamling och  kravspecifikation  på vägen till minskade kostnader i upphandling av ny systemlösning.  Med över 15 års erfarenhet av implementation av system i alla branscher ger Karolina Levinson sina bästa tips för hur du kravställer en systemlösning som ska återspegla er och er organisations riktiga behov. 

Undvik den höga prislappen

Textuella krav kan delas upp i funktionella krav och icke-funktionella krav. Undvik ord som "alla funktioner ska...", definiera istället vilka funktioner som "ska...". I det första fallet riskerar ni att få en mycket högre prislapp än om ni är tydliga i era krav. Låt inte systemleverantören bestämma hur ni ska arbeta genom att ändra era unika processer för att passa in ett system. Ni vet bäst hur er verksamhet får konkurrenskraft och systemleverantören ska kunna ge er en lösning som understödjer detta.

Rätt underlag

När ni gått igenom verksamheten utifrån de här dimensionerna...

• Beskriva verksamheten med en Datamodell
• Få leverantören att förstå er verksamhet
• Kravställa integration

... har ni ett underlag för att sätta ihop ett system som klarar dagens verksamhet och som har potential för vidareutveckling när organisationen förändras.