Back to Basics: vad är affärssystem/ERP och hur väljer man rätt?

Så det är dags för ett nytt affärssystem och ERP – men vad innebär det egentligen? Och varför välja just systemlösningar av denna sort? Vad ska man egentligen leta efter? Vägen till att hitta rätt system är sällan rak. I denna blogg ska vi därför försöka förenkla resan fram till en ny systemlösning för er verksamhet genom att gå igenom grunderna i ett affärssystem – från början. 

Vad är ett affärssystem?

Affärssystem, även känt som ERP-system (Enterprise Resource Planning), är system som kombinerar allt som ert företag behöver för att effektivisera era affärer och er resurshantering – data, information, orderhantering, produkthantering, onboardingsystem (för kunder och/eller medarbetare), ekonomisystem och mer. 

Varför skaffa ett affärssystem?

Det finns självfallet en hel rad anledningar till att skaffa ett nytt affärssystem. En anledning kan vara att ert företag växer snabbt och behöver automatisera sina arbetsprocesser. En annan anledning kan vara att era nuvarande processer är alldeles för krångliga och utspridda över flera system plattformar vilket lätt leder till dubbelarbete, ökad risk för fel samt dubbellagring av data. Oftast handlar behov av ERP om effektivisering och smidighet, som i sin tur ökar intäkterna och sparar tid.

Vad ska ditt affärssystem göra för dig? 

Nu till det viktigaste! Vad ska man leta efter i en ny systemlösning? Hur ska man tänka? 

1. Uppfylla krav 

Det må vara grundläggande men ack så viktigt – en systemlösning ska uppfylla era krav. Inför ett nytt system är det viktigt att tänka på vad som är krav och önskemål, vad funkar i ert nuvarande system och vad funkar inte? En systemlösning ska kunna möta upp era behov. Till skillnad från ett standardsystem kan en anpassningsbar low-code lösning se till att allt det ni behöver finns på plats utan att onödiga funktioner är i vägen och komplicerar era arbetsprocesser. 

2. Integration - samla all information på en plats

Säg hejdå till att använda flertalet system samtidigt och hej till överskådlighet istället. Ett affärssystem ska samla alla viktiga funktioner och features på ett ställe – kritisk data, viktig information samt centrala dokument och avtal. Med integrering kan ditt affärssystem dessutom kombinera olika lösningar för olika delar av verksamheten på en plats – istället för att ha olika system för resurshantering, ekonomisystem, ärendehantering och fakturering ger en integrerad lösning maximal överskådlighet och användarvänlighet.

3. Automatisering – effektiv ERP 

Med automatiserad administration sparar ni tid och resurser – medarbetare kan fokusera på andra viktiga och värdeskapande uppgifter istället för tidskrävande och repetitivt arbete. Med lägre manuell inblandning blir det dessutom färre fel.

4. Stötta vid beslut – i realtid och framtid

Ett automatiserat affärssystem förenklar inte bara administration i vardagen, utan hjälper er att ta beslut både nu och framåt. Med all data och alla integrationer på en plats tillsammans med automatiserade arbetsprocesser ger ert system er tydlig överblick i realtid och kan dessutom generera prognoser över er resurshantering. Tänk på att välja en lösning som är tydlig, enkel och visualiserar prognoserna – inga fler Excelark. 

5. Vara långvarigt och långsiktigt 

Sist men inte minst (snarare tvärtom) … vidareutveckling. Välj ett system som kan uppdateras och vidareutvecklas när nya behov uppstår och gamla önskemål blir utdaterade. Med ett system som bevarar sin unika anpassning med åren ökar er konkurrenskraft markant och ger er möjligheten att planera för framtiden. 

Nästa steg mot ett nytt affärssystem

Med denna information om affärssystem och ERP i bakfickan hoppas vi att vägen fram till en ny systemlösning blir lite enklare. Vill du veta mer om Multisofts systemlösningar och hur vi kan hjälpa dig vidare? Läs mer om våra systemlösningar eller kontakta oss direkt så pratar vi vidare.