Alt du trenger å vite om ERP-systemer – og hvordan du velger det riktige

Hva er et system for ressursplanlegging i virksomheten?

Et forretningssystem er en systemstøtte som hjelper en organisasjon med å administrere sentrale prosesser og data. I stedet for at informasjon er spredt utover e-poster, regneark og diverse frittstående systemer, samles den i en mer sammenhengende struktur.

Forretningssystemer kalles ofte ERP-systemer. ERP står for Enterprise Resource Planning. Gartner beskriver ERP-applikasjoner som systemer som automatiserer og støtter flere administrative og operative forretningsprosesser, som kundevendte prosesser, forretningsprosesser og kapitalforvaltning.

Forretningssystemet er et verktøy for å kontrollere hvordan arbeidet skal utføres, hvem som er ansvarlig for neste trinn, og hvilken informasjon som skal inkluderes gjennom hele prosessen.

Hva er vanligvis inkludert i et forretningssystem?

Ikke alle forretningssystemer ser like ut. Et mindre selskap kan trenge et enklere system for økonomi, fakturering og kunderegistrering. En større organisasjon kan trenge et mer omfattende system med integrasjoner, tillatelser, automatiserte arbeidsflyter og avansert rapportering.

Vanlige deler av et forretningssystem er:

• Økonomi: Regnskapsdokumenter, fakturering, attestering og oppfølging.
• Ordrehåndtering: Ordreflyt, statuser, leveranser og kundekommunikasjon.
• Lager og logistikk: Lagerstatus, innkjøp, leveringsplanlegging og sporbarhet.
• CRM og kundedata: Kundeinformasjon, avtaler, kontaktpersoner og historikk.
• Prosjekter: Tidsrapportering, aktiviteter, budsjett, kostnader og milepæler.
• HR og ressurser: Bemanning, planlegging, roller og personalrelaterte prosesser.
• Rapportering: Nøkkeltall, dashbord og beslutningsstøtte.
• Integrasjoner: Tilkoblinger til andre systemer, databaser, API-er eller eksterne tjenester.

I større organisasjoner er integrasjoner ofte avgjørende. Et forretningssystem trenger sjelden å løse alt på egenhånd, men det må kunne passe inn i systemkartet og utveksle data med andre løsninger.

Automatisering og integrasjon er sentrale deler av ERP ifølge IBMs beskrivelse av hvordan ERP-systemer effektiviserer funksjoner, prosesser og arbeidsflyter.

Hvorfor trenger bedrifter forretningssystemer?

Mange organisasjoner begynner å se etter et forretningssystem når deres nåværende arbeidsmåte ikke lenger fungerer. Dette kan skyldes vekst, økte krav, flere systemer, flere brukere eller mer komplekse prosesser.

Et vanlig tegn er at ansatte bruker mye tid på å flytte informasjon mellom systemer. Et annet tegn er at det finnes flere versjoner av sannheten. Finansavdelingen har ett bilde, salg har et annet, og driften følger opp i sine egne regneark.

Et forretningssystem kan skape fordeler ved å:

• Samle inn informasjon: Data blir mer tilgjengelige og lettere å stole på.
• Reduser dobbeltarbeid: Den samme oppgaven trenger ikke å registreres flere ganger.
• Automatiser flyter: Systemet kan videresende, sjekke og oppdatere informasjon.
• Øk sporbarheten: Det blir tydeligere hvem som gjorde hva og når.
• Forbedre rapportering: Beslutninger kan baseres på bedre og mer oppdaterte data.
• Lag felles arbeidsmetoder: Flere jobber etter samme prosess.

Digitalisering er fortsatt en prioritet for mange organisasjoner. Eurostat viser at 73 % av SMB-ene i EU nådde minst grunnleggende digital intensitet i 2024, noe som fortsatt er under EUs mål for 2030.

Implementering av forretningssystemer

ERP-implementering er fasen der systemvalg møter den daglige driften av virksomheten. Det handler ikke bare om teknologi, men om å få data, arbeidsmetoder, ansvar og brukere til å samarbeide.

En vellykket implementering trenger derfor en tydelig retning, men også rom for justeringer. Det krever også at systemet testes mot reelle brukstilfeller, slik at prosesser, data og tillatelser fungerer før det tas i bruk. Ellers kan små usikkerheter rundt prosesser, eierskap eller integrasjoner skape store problemer når systemet skal brukes.

Deloitte fremhever strategi, endringsledelse og data som sentrale elementer i ERP-implementeringer.

IT-prosjektledelse og forretningssystemer

IT-prosjektledelse for implementering av forretningssystemer handler om å samkjøre forretningsmål, tekniske avhengigheter og beslutningene som kreves for å drive prosjektet fremover. Prosjektlederen må skape klarhet rundt prioriteringer, risikoer og ansvar.

Dette er spesielt viktig fordi et forretningssystem ikke bare skal leveres, men også brukes riktig. Project Management Institute understreker at forretningsforståelse er viktig for at prosjekter skal skape reell verdi, ikke bare følge planen.

Ulike typer forretningssystemer

Det finnes flere typer forretningssystemer. Hvilken type som er best for deg, avhenger av hvor standardiserte prosessene dine er, hvor mye tilpasning du trenger og hvilken rolle systemet vil spille i virksomheten din.

Standardsystem

Et standardsystem er et ferdiglaget system som er bygget for å passe til mange organisasjoner. Det inneholder felles funksjoner og prosesser, ofte med mulighet for en viss konfigurasjon.

Standardsystemer passer ofte godt når prosessen er relativt vanlig. Dette kan for eksempel omfatte regnskap, fakturering, lønnsadministrasjon eller enkel lagerstyring.

Fordeler med standardsystemer er:

• Raskere start: Mye funksjonalitet er allerede på plass.
• Lavere initial kompleksitet: Du trenger ikke å definere alt fra begynnelsen.
• Etablert funksjonalitet: Systemet er basert på felles behov.
• Tydelig produktlogikk: Leverandøren er ansvarlig for produktets utvikling.

Ulempen er at bedriften ofte må tilpasse seg systemet. Dette kan fungere bra for vanlige prosesser, men kan bli begrensende hvis arbeidsmåten er unik eller full av unntak.

Bransjespesifikke forretningssystemer

Et bransjespesifikt forretningssystem er bygget for en bestemt type virksomhet. Det kan for eksempel være produksjon, detaljhandel, bygg og anlegg, eiendom, helsevesen, forsikring eller medlemsorganisasjoner.

Fordelen er at systemet ofte har ferdige konsepter, flyter og moduler som passer bransjen. Ulempen er at det fortsatt kan være vanskelig hvis organisasjonen jobber på en måte som avviker fra bransjestandarden.

Tilpassede forretningssystemer

Et tilpasset forretningssystem er et system som er utformet i henhold til virksomhetens egne prosesser, regler og behov. Dette betyr ikke at alt må bygges fra bunnen av. Ofte brukes en teknisk plattform, ferdige komponenter og standardiserte byggeklosser, men løsningen bygges for å passe din virksomhet.

Det er her Multisoft ofte kommer inn i bildet og bygger et tilpasset system for behov der ferdige standardsystemer ikke er nok. Arbeidet starter med at kravene samles sammen med deg og fører til en første implementering som deretter kan videreutvikles over tid.

Når er standard passende, og når er tilpasset passende?

Det finnes ingen universell løsning som passer for alle organisasjoner. Standardsystemer er ofte best når prosessen er felles og du kan tilpasse arbeidsstilen din til systemet. Tilpasning er ofte bedre når prosessen er kompleks, unik eller strategisk viktig.

Et standardsystem er ofte egnet når:

• Behovet er felles: Det finnes allerede gode løsninger på markedet.
• Prosessen er enkel å tilpasse: Du kan endre arbeidsmetodene dine uten større problemer.
• Du vil komme raskt i gang: Tid til implementering er viktigere enn presis tilpasning.
• Prosessen er ikke strategisk: Systemet må fungere bra, men skaper ikke unike fordeler.

Et tilpasset forretningssystem er ofte egnet når:

• Du har en unik prosess: Måten du jobber på er forskjellig fra standardløsninger på markedet.
• Du har mange unntak: Ferdige systemer krever for mange manuelle snarveier.
• Du trenger flere integrasjoner: Prosessen er avhengig av data fra mange systemer.
• Du ønsker å automatisere administrasjon, data eller informasjon: Mye tid brukes på oppfølging, kontroller og overleveringer.
• Du trenger høy sporbarhet: Beslutninger, statuser og endringer må være sporbare.
• Du ønsker å vokse med systemet: Behovet vil utvikle seg over tid.

Eksempler på tilpassede systemer

Multisoft bygger tilpassede forretnings- og driftssystemer for komplekse prosesser der standardsystemer ikke er tilstrekkelige. Et eksempel er systemstøtte for en global kjøretøyprodusent som hjelper dem med å håndtere salg av brukte kjøretøy og reservedeler.

Et annet er et langsiktig samarbeid med en stor reiselivsaktør , der Multisoft har utviklet 33 systemfunksjoner som støtter digitalisering, effektivitet og nye inntektsmuligheter.

Skybasert, lokalt eller hybrid?

Forretningssystemer kan drives på ulike måter. Valget påvirker sikkerhet, tilgjengelighet, kostnader, kontroll og administrasjon.

Et skybasert forretningssystem drives via skyen. Dette gir ofte enklere tilgang, raskere oppdateringer og mindre behov for egen infrastruktur. Et on-prem system drives i organisasjonens eget IT-miljø. Det kan være egnet når det er spesielle krav til kontroll, sikkerhet eller integrasjon med interne systemer. En hybridløsning kombinerer deler av begge deler.

Multisofts systemer kan driftes fleksibelt, for eksempel i skyen din, i ditt interne IT-miljø eller administreres av Multisoft.

Viktige funksjoner i et moderne forretningssystem

Et moderne forretningssystem må gjøre mer enn bare å lagre data. Det må hjelpe virksomheten med å fungere bedre. Dette betyr at funksjonene må støtte både brukeren, prosessen og IT-miljøet.

Noen viktige funksjoner er:

• Felles datakilde: Alle jobber med den samme informasjonen.
• Rolledrevne visninger: Brukere får riktig bilde basert på rolle og ansvar.
• Automatiserte arbeidsflyter: Systemet driver prosessen fremover.
• Integrasjoner: Data kan flyte mellom systemer uten manuell registrering.
• Rapportering og analyse: Beslutningstakere får bedre informasjon.
• Tillatelseskontroll: De riktige personene har tilgang til de riktige dataene.
• Logging og sporbarhet: Endringer og beslutninger kan spores.
• Videreutvikling: Systemet kan tilpasses etter hvert som behovene endrer seg.
• Brukervennlighet: Systemet skal være lett å forstå og effektivt å jobbe med.
• AI-støtte: AI kan brukes til å tolke, søke, klassifisere eller oppsummere både strukturerte og ustrukturerte data og informasjon.

Hvordan velge riktig forretningssystem

Å velge et forretningssystem er ikke bare et IT-spørsmål. Det er også et driftsmessig spørsmål. Systemet påvirker hvordan folk jobber, hvordan data håndteres og hvordan beslutninger tas.

Så ikke begynn med å sammenligne funksjonslister. Begynn med å forstå prosessen. McKinsey fremhever at ERP-transformasjoner ofte er store og komplekse investeringer som kan koste mye og ta flere år, noe som gjør styring, endringsledelse og klare mål viktige.

En god evaluering bør ta hensyn til:

• Operasjonelle mål: Hva skal systemet bidra til?
• Prosesskompleksitet: Hvor mange trinn, roller og unntak finnes det?
• Datakvalitet: Hvilken informasjon er kritisk, og hvor befinner den seg i dag?
• Integrasjoner: Hvilke systemer må kobles sammen?
• Brukere: Hvem skal jobbe i systemet og hvor ofte?
• Sikkerhet: Hva er kravene til autorisasjon, logging og drift?
• Ledelse: Hvem er ansvarlig for systemet etter implementering?
• Skalerbarhet: Hvordan skal løsningen kunne vokse over tid?
• Totalkostnad: Hva koster lisens, implementering, integrasjoner, drift og videreutvikling?

En vanlig feil er å starte med systemet i stedet for prosessen. Andre vanlige fallgruver er å undervurdere datakvaliteten, overse brukerbehov eller akseptere manuelle sideprosesser som en permanent løsning.

Det er også derfor kravsamling er så viktig i Multisofts leveransemodell. Du eier dine krav, mens vi er en aktiv part som foreslår, utfordrer og hjelper med å finne en balanse mellom forretningsnytte og en langsiktig skalerbar løsning.

Hvor mye koster et ERP-system?

Kostnaden for et forretningssystem avhenger av omfang, type løsning, antall brukere, integrasjoner, datamigrering, drift, support og videreutvikling.

Et standardsystem har ofte en tydeligere lisensmodell. Dette kan gjøre det enklere å estimere den opprinnelige kostnaden. Men hvis systemet krever mye tilpasning, konsulentinnsats eller sideløsninger, kan den totale kostnaden fortsatt vokse. Betalingsmodellen kan også knyttes til bruk, antall brukere eller moduler, noe som betyr at kostnaden må overvåkes over tid.

Et tilpasset forretningssystem krever mer arbeid med kravdefinisjon og implementering, men kan gi større presisjon og mer langsiktig fordel når prosessen er kompleks eller strategisk.

Når du sammenligner kostnader, bør du derfor se på:

• Lisenser eller plattformavgifter
• Implementering og kravinnsamling
• Integrasjoner og datamigrering
• Drift, støtte og administrasjon
• Videreutvikling
• Forretningsfordel og tidsbesparelse

Det er ofte mer relevant å sammenligne totale eierkostnader og forretningsnytte enn bare kjøpesummen.