Vad är ett CPQ-system?
CPQ-system (Configure, Price, Quote) är en mjukvarulösning som hjälper företag att effektivisera och automatisera sin säljprocess. På så sätt tas ett helhetsgrepp över försäljningen, vilket innebär att företag kan gå vidare från manuella, och ofta tidskrävande processer för att skapa offerter och konfigurera produkter.
För företag som erbjuder komplexa produkter eller tjänster är det ofta en utmaning att snabbt och korrekt ta fram prisförslag. Felaktiga offerter kan leda till missnöjda kunder, förlorade affärer och ineffektiva arbetsflöden. Ett CPQ-system hjälper företag att säkerställa att säljteamet alltid har tillgång till uppdaterad information, kan generera exakta offerter och ge kunderna en smidigare upplevelse.
5 vanliga funktioner i ett CPQ-system
Produktkonfiguration (Configure)
Ett av de mest centrala inslagen i ett CPQ-system är möjligheten att konfigurera produkter eller tjänster baserat på kundens behov. Ett CPQ-system använder regler och logik för att förhindra felaktiga kombinationer och guidar säljaren eller ö. CPQ-system automatiserar prissättningen genom att använda fördefinierade regler och algoritmer som säkerställer att varje offert är korrekt och lönsam. Istället för att manuellt beräkna priser och riskera fel kan säljteamet enkelt få fram en dynamisk och realtidsuppdaterad prisbild.
Offertgenerering (Quote)
Med hjälp av informationen från produktkonfiguration och prissättning kan CPQ-systemet automatiskt generera en professionell och detaljerad offert. Offerten innehåller all relevant information, inklusive produktbeskrivningar, specifikationer, priser, rabatter och leveransvillkor. Med tanke på att all information finns i systemet är det inga problem att generera en korrekt offert automatiskt.
Godkännandeflöden
För att säkerställa att alla offerter följer företagets riktlinjer och lönsamhetsmål kan CPQ-systemet inkludera godkännandeflöden. Om en säljare till exempel ger en hög rabatt utöver standardnivån kan systemet kräva godkännande från en chef innan offerten skickas till kunden. Detta hjälper företag att upprätthålla kontroll över sin prissättning och säkerställa att inga ohållbara erbjudanden ges.
Integration med CRM och ERP
Ett CPQ-system blir ännu kraftfullare när det integreras med andra affärssystem, som CRM (Customer Relationship Management) och ERP (Enterprise Resource Planning). Fördelarna med att koppla samman dessa system är många. Exempelvis kan företag säkerställa att säljare har tillgång till uppdaterad kunddata, lagersaldon och tidigare offerter. CPQ-system kan även automatiskt hämta kundens köphistorik från CRM-verktyget och föreslå relevanta produkter baserat på tidigare affärer.
Vinsterna med ett CPQ-system
Som vi har varit inne på tidigare hjälper CPQ-system företag att göra sin säljprocess mer effektiv. Detta uppnås genom att dra ner på potentialen för misstag när offerter genereras, och genom att skapa möjligheter för att ta fram skräddarsydda erbjudanden på en bråkdel av den tid det hade tagit om säljteamet skulle behöva göra det manuellt.
När alla rabatter och specialpriser följer företagets riktlinjer blir det också betydligt lättare och snabbare att ge en mer personlig kundupplevelse. Ett CPQ-system kan integreras i företagets andra system, som ERP- och CRM-system, för att ytterligare effektivisera flera delar av arbetsflödet. Allt sammantaget leder det till att företaget kan erbjuda en starkt förbättrad kundupplevelse.
Vilka företag använder CPQ-system?
Tillverkande företag har ofta ett stort behov av CPQ-system eftersom de säljer produkter med många möjliga konfigurationer. Maskiner, fordon, industriella komponenter och andra tekniska produkter kan ha hundratals eller till och med tusentals kombinationer av delar och funktioner. Att manuellt skapa korrekta offerter för sådana produkter är både tidskrävande och riskfyllt, eftersom felaktiga kombinationer kan leda till tekniska problem eller ineffektiv prissättning. Med ett CPQ-system kan säljteamet snabbt konfigurera produkter enligt kundens behov, samtidigt som systemet säkerställer att endast kompatibla alternativ väljs.
Prenumerationsbaserade företag, särskilt inom teknik- och mjukvarubranschen, använder CPQ-system för att hantera komplexa prismodeller och avtalsstrukturer. Dessa företag säljer ofta tjänster med olika abonnemangsformer, användarlicenser eller tilläggstjänster som kan variera beroende på kundens storlek och behov. Att manuellt räkna ut rätt pris, rabatter och avtalsvillkor för varje kund kan vara komplicerat, särskilt när priser kan förändras beroende på volym, tid eller anpassade avtal.
Oavsett bransch är behovet störst hos företag med komplexa produktportföljer och kundspecifika priser eller avtal.
Alternativ till CPQ-system
Innan företag implementerar ett CPQ-system förlitar de sig ofta på manuella processer för att konfigurera produkter, beräkna priser och skapa offerter. Många använder Excel tillsammans med interna prislistor och produktkataloger för att hantera sin prissättning och produktkonfiguration. Andra använder enklare affärssystem eller CRM-verktyg där säljare manuellt fyller i offertmallar och hämtar information från olika källor. I vissa fall är det en kombination av e-post, telefonsamtal och intern dokumentation som styr processen, vilket gör den både tidskrävande och riskabel då den mänskliga faktorn ofta leder till fel.
Dessa manuella metoder kan fungera i mindre skala, men de blir snabbt ineffektiva när företaget växer eller när produktutbudet blir mer komplext. Felaktiga priser, långsam offertprocess och inkonsekvent produktkonfiguration kan leda till missnöjda kunder och förlorade affärer. Det är anledningen till att många företag väljer att gå över till ett CPQ-system – för att effektivisera och automatisera säljprocessen, minska risken för misstag och ge kunderna en snabbare och mer professionell upplevelse.
Beräkna ROI för ett CPQ-system
Företag som vill räkna på hur mycket de kan spara genom att implementera ett CPQ-system kan göra det genom att analysera sina nuvarande kostnader och jämföra dem med de förväntade förbättringarna. Här är de områden där företag kan förvänta sig att spara pengar genom att använda ett CPQ-system:
- Det går snabbare att generera offerter, vilket frigör tid för säljare
- Det uppstår färre fel i offerter och prissättning, vilket förbättrar kundupplevelsen
- Det säkerställer att rabatter och specialpriser är korrekta, vilket leder till färre fel i offerter
- Det ger bättre skalbarhet än en manuell offertprocess, vilket leder till mer effektiv tillväxt
- Bättre förståelse för den egna prisbilden och rabatthistorik kan leda till mer optimal prissättning och ökade intäkter
Systemtyper som liknar CPQ-system
Många affärssystem innehåller funktioner som påminner om ett CPQ-system, även om de inte är lika specialiserade. CRM-system (Customer Relationship Management) används ofta för att hantera kundrelationer och säljprocesser, och vissa CRM-lösningar har inbyggda verktyg för att skapa offerter och hantera prissättning. CRM-system saknar dock ofta avancerade konfigurationsmöjligheter och automatiserade prisberäkningar, vilket gör dem mindre effektiva för företag med komplexa produkter.
ERP-system (Enterprise Resource Planning) kan också ha system för prissättning och produktkonfiguration, men deras huvudsakliga fokus ligger på logistik, lagerhantering och ekonomi snarare än att optimera säljprocessen. För enklare produkter eller tjänster kan ett CRM eller ERP vara tillräckligt, men för företag med kundspecifika lösningar och dynamiska prissättningsmodeller är ett CPQ-system ofta en bättre lösning.
Standard-CPQ eller en anpassad lösning
Standardsystem är ofta snabbare att implementera och kan fungera bra för enklare affärsmodeller, men de har också sina begränsningar. De är designade för att passa många olika typer av företag, vilket innebär att de inte alltid har den flexibilitet som krävs för unika processer eller komplexa produktstrukturer. Dessutom kan integrationsmöjligheterna vara begränsade, vilket kan göra det svårt att koppla systemet till befintliga CRM-, ERP- och e-handelsplattformar.
Med en anpassad CPQ-lösning kan systemet byggas för att passa exakt in i företagets existerande IT-miljö och affärsprocesser. Integrationer kan skräddarsys för att säkerställa att information flyter mellan olika system, vilket minskar risken för dubbelarbete och felaktiga dataöverföringar. Dessutom kan en anpassad lösning ta hänsyn till specifika affärsregler, komplexa prismodeller och kundunika konfigurationer på ett sätt som ett standardsystem ofta inte kan hantera. För företag med avancerade behov blir en anpassad lösning därför ett mer hållbart och långsiktigt val, eftersom den kan utvecklas i takt med verksamheten.
CPQ FAQ
Vad är ett CPQ-system?
Ett CPQ-system (Configure, Price, Quote) är ett program som hjälper företag att konfigurera komplexa produkter, beräkna korrekta priser och generera professionella offerter automatiskt.
När bör företag gå över till ett CPQ-system?
Företag bör överväga ett CPQ-system när offertprocessen blir tidskrävande, när manuella fel leder till felaktiga priser eller produktkonfigurationer, eller när säljteamet har svårt att hantera komplexa produkter och rabatter.
Kan jag använda CPQ-system tillsammans med ERP eller CMS?
Ja, de flesta CPQ-system kan integreras med ERP (Enterprise Resource Planning) för att säkerställa att produkt- och prisinformation är uppdaterad, samt med CMS (Content Management System) för att underlätta till exempel e-handel.
