Vad är ett WFM-system?
Ett workforce management-system (WFM) är ett system som austomatiserar och förenklar personalplanering. Utöver att säkerställa att rätt personer med rätt kompetenser är schemalagda på rätt tider brukar denna typ av system fokusera mycket på optimeringen av schemaläggning.
Personalplanering växer snabbt i komplexitet när det är många individer som ska schemaläggas, dessa individer har olika typer av kompetenser som ska matchas mot olika uppgifter och ett visst antal roller behöver vara belagda i visst omfång under verksamhetens öppettider.
Om vi adderar till detta lagkrav kring till exempel träning och licenser för att hantera specifik utrustning tillsammans med lagkrav kring arbetstider, dygnsvila och andra krav på regelefterlevnad blir behovet av systemstöd snabbt uppenbart.
5 vanliga funktioner i ett WFM-system
WFM-system utgår i de flesta fall från schemaläggning av personal men kan i branschspecifika fall skilja sig mycket åt beroende på vilken typ av verksmahet som planeras. Det är stor skillnad på bemanning av en produktionsprocess och restaurangverksamhet till exempel.
1. Schemaläggning
Att skapa, uppdatera och belägga scheman är navet i de flesta WFM-system. Det kan i många fall gå in mycket komplexitet i just denna delen då avancerade system kan prognotisera hur stort personalbehovet kommer vara baserat på information från historik och andra system, kan föreslå beläggningsplanering baserat på medarbetares tidigare preferenser och mycket mer.
2. Tids- och närvaroregistrering
Kopplat till schemaläggningen ger ett WFM-system även möjlighet för medarbetarna att registrera in sina faktiska arbetstider, sjukanmäla sig eller anmäla tillgänglighet till exempel. Ofta sker detta i ett enklare gränssnitt tillgängligt även på mobiltelefon.
3. Regelefterlevnad
Med all planering, historik och aktivitet loggad blir WFM-system ett utmärkt verktyg för att följa upp och skapa loggar över regelefterlevnad i olika former. I grunden finns det regler som gäller för alla arbetsgivare, men specifika branscher kan även täckas av specifika krav kring till exempel dygnsvila, olika typer av behörigheter eller minsta bemanning av en specifik enhet.
4. Kapacitetsplanering
Med full historik tillsammans med kommande schemaplanering går det i ett WFM-system att även planera den framtida beläggningen. Det kan handla om att agera tidigt när tempot i rekryteringen behöver växlas upp eller att tillsammans med personalen kunna planera inför till exempel helgdagar och högtider.
5. Rapportering och analys
Med beläggning och planering tillsammans med data från andra system går det att ta fram nyckeltal och jämförelsedata över perioder för att bedömma hur optimal verksamhetens beläggning är över tid. Att kombinera till exempel en restaurangs beläggning med intäkter eller hur beläggning av olika roller påverkar lönsamheten kan visa viktiga samband som kan påverka den framtida planeringen.
