Smart practice vs. Best practice

Varje år investeras miljarder på misslyckade IT-projekt i Sverige. Detta trots nya metoder, ny teknik och så kallad "best practice". Men det som är "best" behöver inte alltid vara "smart". Jag har träffat många företag som, nästan helt utan strukturerat IT och verksamhetsstöd, fått sin verksamhet att snurra. Företag med mer än hundra miljoner i omsättning. Trots givna olikheter som bransch, så fanns även tydliga likheter. De anställda i dessa företag hanterade dagligen enorma mängder information, som de flyttade omkring i olika dokument lagrade i sinnrika mappsystem efter olika och otaliga checklistor. De hade olika IT-system för specifika uppgifter, men de upplevdes som opålitliga och endast ett fåtal förstod att använda dem på rätt sätt.  Teoretiskt sett borde deras verksamhet inte gått att styra på det sätt som de gjorde. Trots detta tuffade de på. Dag efter dag, månad efter månad och år efter år. Dessa företag fungerade, men betalade ett högt pris. Pris i form av medarbetare som mer eller mindre konstant befann sig i utryckningsläge, översköljda av information och beslutspunkter. För den enskilda medarbetaren rådde det en motstridig situation för att å ena sidan leva med omänsklig stress men å andra sidan uppleva tillfredsställelsen av att vara företagets "Superhjälte". Den som gång efter annan ”räddade en omöjlig situation” på daglig basis. Någon strukturerad verksamhetsutveckling var det givetvis inte någon som hann med och det höga priset betalades också i form av bristande kvalitet som kräver extra kontroller att upptäcka för att inte nå kunden. Trots att det utåt såg ut att vara fungerande företag (vilket de många gånger var), så är det både en och fler risker som knackar på dörren när man bygger en organisation helt baserat på personberoenden. Sjukdom, semester eller avslutande av en tjänst slog omedelbart och hårt mot deras leverans och effektivitet. Att utveckla eller få verksamheten att växa var i stort sett omöjligt, då det inte fanns tid eller resurser att lägga på utvecklande aktiviteter. Givetvis var de alla väl medvetna om att behovet av ett strukturerat stöd för verksamhetens processer och informationshantering var nödvändigt för att kunna förbättra lönsamhet, arbetssituationen för medarbetarna, öka kvalitén och kunna utvecklas och växa. Ändå körde de vidare i gamla hjulspår. Varför? Jo, för att de gånger de tagit klivet och "gjort det enda rätta", så misslyckades IT-projekten. Gång på gång. 

Konsten att välja rätt lösning

Det har varit och är fortfarande en avsevärd utmaning att översätta en organisations olika arbetsuppgifter, kommunikation, samarbete, informationsutbyte, planering och dokumentation till ett välfungerande systemstöd som både är intuitivt och lättanvänt. Det finns mängder av affärssystem och programvaror tillgängliga på marknaden, mer eller mindre paketerade för att passa olika branscher och verksamheter av varierande storlek. Systemleverantörerna förespråkar nästan uteslutande att deras kunder skall anpassa sitt arbetssätt till de fördefinierade ”best practice” verksamhetsprocesser och funktionalitet som deras system stödjer och är utvecklade för.

Best är inte alltid Smart practice

Det kan kännas både tryggt och lockande att luta sig på färdiga processer och intala sig att det bästa måste vara att få verksamheten och medarbetarna att anamma en standardiserad lösnings processer snarare än att utgå ifrån de behov den egna verksamheten har i verkligheten. Jag skulle vilja påstå att en starkt bidragande orsak till många misslyckade IT- och verksamhetsprojekt är orsakade av en för stor tilltro till att implementationer av standardiserade verksamhetsprocesser och best practices skall lösa organisationens behov av effektiva systemlösningar. För processer som mer eller mindre är grundläggande för alla företag, så skall man givetvis utnyttja så mycket färdiga lösningar som det någonsin går. Däremot så finns det anledning att fråga sig om man vill eller ens kan anamma standardlösningar för processer som ligger nära ett företags produktion av kundvärde. Att arbeta på samma sätt som andra stärker sällan den potentiella konkurrenskraften. Många gånger är det här som implementationerna kör fast då det visar sig att standardprocesserna inte klarar av att stödja de kund- och värdekritiska processerna utan att det krävs omfattande anpassningar av programvaran alternativt att företaget måste revidera sina processer och den information som de hanterar för att anpassa sig till IT-systemets standard. För många kan det istället vara bättre att utgå ifrån en i grunden fungerande process och informationshantering och bygga ett IT-system som stödjer och underlättar den hantering som utförs för att effektivisera och öka kvalitén. Att implementera ett system som är skapat utifrån användarnas behov kräver obefintligt med implementationstid i form av utbildning och change management eftersom användarna känner igen sig och förstår flöden och processer på ett helt annat sätt än vid implementation av ett standardsystem där omfattande utbildning och tester behöver genomföras för att kunna driftsätta med framgång. Med en modern och flexibel platform är det både snabbt, tryggt och lönsamt att investera i en IT-lösning som stödjer verksamheten och medarbetarna

Kompromissa inte på det som gör er unika

  Det gäller att implementera lösningar som gör er verksamhet konkurrenskraftigare relativt andra företag, lösningar som effektivt kan stödja de processer som gör att era kunder väljer just er framför era konkurrenter.

Hur flexibla är ni?

I den föränderliga värld vi befinner oss i där nya affärsmodeller, lagkrav, innovationer och politisk osäkerhet på kort tid drastiskt kan förändra spelplanen så  måste verksamhetsstödet vara flexibelt för att kunna parera och förekomma konkurrenter i kampen om kundernas affärer. Om inte verksamhetssystemet hela tiden följer med och stödjer organisationens, användarnas och kundernas behov kommer det att växa fram alternativa arbetssätt och processer som effektivt underminerar legitimiteten hos det system som inte längre hänger med i svängarna.