Det ständiga kriget mellan HR och IT

Vems fel är det när en nyanställd inte har fått någon dator, saknar inloggning till verksamhetssystem eller inte kommer in genom ytterdörren för att man saknar portkod? Ligger ansvaret på HR eller på IT? Felet ligger ofta i att man saknar både processer och systemstöd för att alla ska veta vad som ska göras vid en nyanställning. Multisoft har stadigt klättrat på listorna över Sveriges bästa arbetsplatser och har nu plats 4. En stor anledning till detta är det välkomnande man får som nyanställd. Det finns en uttalad process och systemstöd som påminner och gör så att inget faller mellan stolarna.

IT ska bara funka

Jo absolut, så är det. Och det finns delar i onboardingprocessen som kan automatiseras så att man slipper vara beroende av att individer på IT-avdelningen lägger tid på rutinarbete. Det här brukar IT få skulden för när en nyanställd är på plats:

• Ingen datorutrustning finns på plats
• Det saknas inloggning till viktiga program
• Man har ingen telefon

Men väldigt sällan är det IT som missat sin uppgift, man har helt enkelt inte fått informationen i rätt tid. Hur många har inte hört i korridoren att exempelvis säljavdelningen får en ny kollega på måndag. Att få den informationen på fredag eftermiddag bäddar inte för ett gott samarbete mellan HR och IT. Det ger inte heller den nya medarbetaren något snyggt välkomnande när det första man möts av är en stressad IT-support.

IT som kan automatiseras

Att automatisera så mycket som möjligt av det som finns definierat i onboardingprocessen underlättar för alla inblandande parter. Ett systemstöd som kan integreras med övriga verksamhetssystem är nödvändigt för en smidig onboarding.

• Lägga till användare i AD (Active Directory)
• Ge tillgång till olika system baserat på tjänsteroll
• Skapa färdiga kalenderposter när den nyanställda ska träffa chefer och medarbetare
• Skapa färdiga kalenderposter och skicka material för eventuell utbildning som ska göras i processen

Bygg in en enkätfunktion i systemet som stämmer av om medarbetaren är nöjd, och hur man mår. Läs hela guiden "Onboarding och offboarding - ett samarbete mellan HR och IT", här kan du få fler tips på hur du ger din nyanställda den bästa starten.

Samarbete mellan HR och IT

Många ser onboardingprocessen som två separata delar, men HR och IT är beroende av varandra för att det ska bli bra. De mjuka värdena möter de hårda. Ett onboardingsystem måste innehålla båda delar för att processen ska kunna bli sömlös. Glöm inte heller bort att både onboardingprocess och systemstöd behöver kunna förändras efter att behoven skiftar. Det har vi inte minst sett under Corona-krisen då en hel del on- och offboarding behövde hanteras på helt andra sätt än vad vi var vana vid. Det är en utmaning i sig – Hur får man en medarbetare att känna sig välkommen utan att träffa sina kollegor irl?