Business Process Automation (BPA): Vad, hur och varför

Vad är Business Process Automation (BPA)?

Business Process Automation (BPA) är en strategi där en eller flera mjukvaror automatiserar komplexa och återkommande affärsprocesser för att göra arbetet snabbare, mer enhetligt och mindre beroende av manuella moment.

Det viktiga är att BPA oftast handlar om hela flöden från start till mål, med tydliga steg, regler, överlämningar och spårbarhet, inte bara om att automatisera enstaka uppgifter.

BPA handlar om att automatisera hela (eller stora delar av) affärsprocesser, inte bara enskilda uppgifter. Gartner beskriver BPA som automation av “komplexa affärsprocesser och funktioner” bortom traditionell datahantering, ofta med avancerad teknik, och med fokus på att driva verksamheten framåt snarare än att bara mäta och rapportera den.

BPA är en strategi där ett eller flera system automatiserar återkommande arbetssätt och processer för att göra den dagliga driften smidigare. I praktiken behöver det inte handla om “stora” eller komplicerade affärsprocesser. Ofta är nyttan störst när du tar tag i administration som äter resurser, eller när du vill minska risker genom tydligare styrning och uppföljning.

BPA i praktiken: Vad som faktiskt automatiseras

En modern BPA-lösning behöver i praktiken klara tre saker: ta fram processer, köra dem i vardagen (med både människor och system), och följa upp dem så att du ser ledtider, flaskhalsar och avvikelser.

I en typisk BPA-satsning vill du få kontroll på:

• Flödet: Vilka steg som ska ske, i vilken ordning och med vilka undantag.
• Reglerna: Vad som ska godkännas, när och av vem; till exempel policy, beloppsgränser och behörighet.
• Överlämningarna: När människor ska in i flödet och när system ska ta över.
• Spårbarheten: Loggar, historik och mätetal för ledtider och kvalitet.

Att spara tid, minska risker, utökad standardisering och spårbarhet är ofta tydliga effekter. När arbetsflöden är tydligt definierade kan de skapa spårbar historik och bidra till minskad regelefterlevnadsrisk.

Vad består en modern BPA-lösning av?

Innan du väljer teknik är det bra att förstå vilka byggblock som nästan alltid behövs för att BPA ska bli robust och skalbart.

Kärnan är att kunna koppla ihop och styra hela flödet. Det betyder att du behöver stöd för processatomation, processdesign och exekvering, men också för integration, API-hantering och övervakning så att du kan följa upp och förbättra processen löpande.

Samtidigt är det viktigt att skilja på BPM (Business Process Management) och BPA, eftersom de hänger ihop men fyller olika roller:

• BPM handlar om hur du kartlägger, styr och förbättrar processen över tid.
• BPA handlar om hur du automatiserar och driver processen i ett systemstöd.

Vanliga byggblock

• Modellera flöden (vad händer, i vilken ordning och med vilka undantag).
• Styra regler och beslut (policy, beloppsgränser, behörighet och SLA).
• Integrera system (API:er, meddelandeköer, filflöden och web services).
• Ge människor rätt vy (gränssnitt som stödjer arbetssättet och inte bara data).
• Logga och följa upp (spårbarhet, audit trail, ledtider och flaskhalsar).

Det är här BPA ofta skiljer sig från “lite automation”: Du bygger ett stabilt flöde som håller över tid, även när organisationen förändras.

Varför BPA blivit mer relevant

Många organisationer har redan automatiserat “småbitar” i flera år. Nu pressas man att automatisera mer strukturerat, bland annat för att automationandelen i arbetet ökar och för att fler processer behöver styrning och uppföljning.

• McKinsey bedömer att 27% av arbetade timmar i Europa kan automatiseras till 2030, accelererat av generativ AI.
• Deloitte visar att 54% av organisationer som implementerar eller skalar intelligent automation inte har beräknat hur stor del av workforce som påverkas.
• Eurostat visar att AI snabbt blir vardag i fler verksamheter: 55% av större företag inom EU använde AI under 2025. När AI flyttar in i fler processer ökar behovet av styrning, spårbarhet och uppföljning – annars blir det svårt att veta vad som händer, varför det händer och om effekten faktiskt är den tänkta.
• McKinsey pekar på ett tydligt glapp mellan ambition och genomförande: de flesta investerar i AI, men bara 1% anser att de är mogna. Det antyder att den största utmaningen sällan är själva tekniken, utan att få på plats processägarskap, arbetssätt, mätetal och förändringsledning så att automation går att skala och förvalta över tid.

Den sista punkten är central. BPA är inte svårt för att tekniken saknas, utan för att man ofta saknar just processägarskap, mätetal och arbetssätt. Att ha en lösning som är lätt att förändra och förvalta är ofta en fördel, speciellt för större organisationer.

BPA vs RPA, DPA, IA och Hyperautomation

En pragmatisk tumregel är att RPA automatiserar uppgifter, medan BPA automatiserar processer.

RPA när du automatiserar klick och repetitiva moment

Robotic Process Automation (RPA) passar när du behöver automatisera ett moment snabbt, särskilt om integrationer saknas. Men RPA kan bli sårbart om UI ändras eller om undantag är vanliga. Det är en vanlig anledning till att organisationer rör sig från “robotar” till mer orkestrerade processflöden.

Det är en bra utgångspunkt: BPA är sällan en “mjukvarurobot” som klickar, utan ett mer sammanhängande flöde där människor, regler, system och data hänger ihop.

DPA är processdigitalisering med orkestrering

Digital Process Automation (DPA) används ofta när fokus ligger på att digitalisera och orkestrera flöden end to end. I praktiken överlappar det ofta BPA, men DPA betonar ofta helheten i upplevelse och processdesign.

IA (Intelligent Automation) är när AI behövs i flödet

Intelligent Automation (IA) blir relevant när processen innehåller tolkning och bedömning, till exempel:

• Dokumenttolkning med klassificering och extraktion.
• Ärendefördelning baserat på innehåll och prioritet.
• Textförslag och nästa bästa steg i handläggning.

Hyperautomation är när du kombinerar tekniker kontrollerat

Gartner beskriver Hyperautomation som ett disciplinerat arbetssätt för att identifiera och automatisera så många verksamhetsdrivna processer som möjligt, ofta genom att kombinera flera tekniker, verktyg och plattformar.

Multisofts sätt att beskriva “hyperautomation” gör det lite mer jordnära. Det handlar mindre om ett “slutmål” och mer om i vilken takt och i vilken omfattning din organisation kan automatisera. Ett pragmatiskt angreppssätt är att börja med en automation som ger snabb affärsnytta och sedan använda den som bas för att bygga ett case för fler initiativ.

Poängen i relation till BPA är att BPA ofta blir navet som håller ihop helheten. Du får ett styrt processflöde som kan orkestrera flera tekniker i samma kedja, till exempel RPA för repetitiva moment, AI för tolkning och beslutstöd samt low-code för att snabbt anpassa gränssnitt och logik. Det minskar risken att varje team bygger egna automatiseringsöar som blir svåra att förvalta och mäta över tid.

Vanliga effekter av BPA

Det är lätt att prata om “effektivitet”. Svårare är att göra det trovärdigt. Här är tre mätbara effekter du kan argumentera för med stöd från etablerade källor.

1) Standardisering och spårbarhet

När workflows är definierade går ärenden samma väg varje gång och du kan skapa audit trails. Microsoft lyfter detta explicit och kopplar det till minskad compliance-risk.
Så blir det mätbart: Andel ärenden som följer standardflödet, antal avvikelser/överstyrningar, tid till godkännande och antal revisionsanmärkningar.

2) Högre automationandel i arbetet

World Economic Forum visar att automationandelen redan är betydande; 34% av uppgifter är "maskinutförda" idag, med en förväntan på 42% till 2027. Det stärker argumentet att BPA är en nödvändig förmåga som fler organisationer kommer att bygga upp.
Så blir det mätbart: Automation rate (andel steg som körs utan manuell handpåläggning), genomloppstid, kostnad per ärende, antal manuella handoffs och undantagsgrad.

3) Kompetensskiftet blir mätbart i flödet

WEF uppskattar att 44% av arbetstagares kompetenser kommer att påverkas inom fem år. I BPA blir det konkret, eftersom du ser vilka moment som kräver mänsklig bedömning, var kompetensbrist skapar köer och vilka delar som kan standardiseras eller automatiseras.
Så blir det mätbart: Var i flödet ledtiderna uppstår (per roll/steg), fel-/omtagsfrekvens per moment, andel ärenden som fastnar i manuella undantag, upplärningstid till “normal” genomströmning, samt före/efter på SLA och kvalitet när nya arbetssätt införs.

Så lyckas du med Business Process Automation

Här är punkterna som brukar avgöra om BPA blir en hållbar förmåga eller en serie isolerade initiativ:

• Börja med processen, inte verktyget:
  Definiera vad som startar processen (trigger), vad som är målet (output), vilka steg som ingår, var beslut tas och vilka undantag som är vanligast. Sätt också dataägarskap direkt (vilket system är master för vilken data).
• Standardisera innan du automatiserar:
  Rensa bort onödiga steg och enas om ett gemensamt arbetssätt. Standardisera begrepp, statusar, obligatoriska fält och valideringsregler. Automatiserar du en rörig process får du bara röran snabbare.
• Designa för människa och system:
  Bestäm vilka moment som ska vara helt automatiska och var en människa ska in. Säkerställ tydliga roller, ansvar och överlämningar. Bygg en enkel strategi för undantag, vem tar dem, hur eskaleras de och hur följs de upp.
• Bygg för mätning tidigt:
  Välj några få mätetal som visar effekt och skapar styrning, till exempel ledtid, väntetid per steg, felgrad, omarbete, andel ärenden som går rakt igenom och SLA-utfall. Mät nuläget innan du automatiserar så du kan visa förbättring.
• Säkra governance och förvaltning:
  Utse processägare och teknisk ägare. Sätt en enkel förändringsprocess, vad som kräver test och release och vad som är akut. Versionshantera process och regler så att du kan spåra vilken version som gällde för ett visst ärende.
• Prioritera rätt process först:
  Börja där nyttan är tydlig och risken rimlig. Processer med många överlämningar, hög volym eller mycket omarbete är ofta bra kandidater. Undvik att börja med den mest komplexa processen om ni inte har gjort detta tidigare.
• Säkra integration och driftsäkerhet:
  BPA faller ofta på integrationer. Bestäm hur ni ska hantera fel, återförsök, köer och övervakning. Logga så att ni kan se var i flödet något fastnar och varför.

Var Multisoft passar in i din BPA-resa

Multisoft blir särskilt relevant när Business Process Automation inte bara handlar om ett enstaka flöde, utan om ett verksamhetskritiskt systemstöd som måste kunna förändras, integreras och förvaltas över tid.

Vi bygger BPA-lösningar i Softadmin®, vår egenutvecklade low-code-plattform. Lösningar sätts ihop av standardiserade komponenter och plattformen vidareutvecklas löpande med fokus på säkerhet, skalbarhet och modernitet.

Det blir en praktisk grund för BPA, eftersom en gemensam plattform med återanvändbara komponenter gör det enklare att:

• Fokusera krav på process och regler snarare än att fastna i UI-detaljer i ett tidigt skede.
• Minska personberoenden och teknisk skuld genom återanvändbara komponenter och kontrollerad vidareutveckling över tid.
• Välja driftmodell som passar er verklighet, i ditt moln, i egen miljö eller som en hanterad tjänst via Multisoft.

Kopplat till Intelligent Automation och Hyperautomation är en viktig poäng att AI gör störst nytta när den sitter i ett styrt och spårbart processflöde (och lyfter värdet av strukturerad data). Därför har vi även färdiga integrationer mot Azures AI-tjänster, inklusive OpenAI och GPT-modeller, vilket kan göra det enklare att lägga AI-funktioner i både nya och befintliga processflöden.

När är en skräddarsydd BPA-lösning rätt väg? Typiskt när standardsystem inte räcker och när processen eller systemstödet är en strategisk fördel, till exempel om ni har en unik process, hög automationsgrad eller behöver kombinera flera tekniker och system på ett kontrollerat sätt.