Back to Basics: systemlösning för onboarding

Denna gång tar vår Back to Basics-serie sig an onboardingsystem. Vad är det? Varför är det viktigt se till att ha en smidig och välstrukturerad onboarding på plats? Hur kan automatisering och integration förenkla onboarding av både medarbetare och kunder? Detta och mer klargör vi i denna blogg – allt för att hjälpa dig hitta rätt onboardingsystem för medarbetare och kunder.

Vad är onboarding? 

Onboarding betecknar introduktion av nya medarbetare till en arbetsplats. Onboarding innefattar alla olika arbetsprocesser och arbetssätt som ser till att nyanställda eller nya kunder får all viktig information, tillgång och kunskap som behövs från start. 

Vad är ett onboardingsystem?

Ett onboardingsystem säkerställer att onboarding, introduktion till företaget och uppgifterna i fråga, går smidigt till genom att ge översikt över vad som ska göras och när. Systemet ser till att ingen ramlar mellan stolarna och missar viktig information eller utbildning. Er systemlösning för onboarding bör alltid vara anpassad efter era företagsbehov. Tänk på att ni dessutom kanske behöver två olika onboardingsystem – ett för medarbetare och ett för kund. Därför är det viktigt att ställa sig frågan.

Vad ska ert onboardingsystem göra för er? 

Nu är det dags att välja rätt onboardingsystem. För att hitta det bästa onboardingsystemet för nyanställda eller kunder är det viktigt att veta exakt vad ni har för krav, behov och önskemål. Börja med att göra en lista för att hitta exakt vilka fokusområden ni behöver hjälp med – vad är utvecklingsområden, vad är utmaningar, hur ser er vision ut? Därefter är det dags att tänka på funktioner – vad behöver ni? Vad är viktigt i ett onboardingsystem för just er verksamhet och er bransch? 

Några funktioner som kan vara extra viktiga att ha i åtanke när man börjar fundera på om det finns behov för digitalt onboardingsystem och hur detta kan se ut är... 

1. Automatiserad administration

En systemlösning ska spara resurser – tid och pengar. Med hjälp av automatisering kan ett digitalt onboardingsystem sköta repetitiva arbetsuppgifter och administration åt er och därför minimera risken för fel och eliminera dubbelarbete. Håll utkik efter automatiserade system som dessutom påminner vid avstannade ärenden och avsaknad av information – en viktig komponent i automatiserad och smidig onboarding. Så även checklistor, tydliga arbetsflöden och integrationer mot exempelvis Active Directory (AD) som gör introduktion och inlogging smidigt och enkelt från start. 

2. Integrerad onboarding = allt på en plats  

Precis som titeln säger handlar systemintegration om att samla alla viktiga funktioner, dokument, avtal och all kritiska data på en plats. Ofta arbetar företag i flertalet system samtidigt – ett för fakturering, ett för ärendehantering och ett tredje för onboarding, osv. Med EN integrerad systemlösning kan ni få allt på en plats och därför även total översikt över era arbetsprocesser, prognoser, KPI:er och annat viktigt samtidigt som onboarding.

Psst... om du vill lära dig mer om hur vi arbetar och hur vår low-code integrationsplattform Softadmin® funkar klicka här.

3. Tydlig översikt över hela onboardingsystemet

Den tredje viktiga aspekten att hålla utkik efter är integrationsmöjligheter. Ert system bör vara överskådligt och innehålla allt ni behöver för yttersta smidighet. Samla projekthantering, fakturering, affärssystem, rekrytering, tidrapportering, avtal, information och data på en plattform, i ett system, istället för att sitta i flera samtidigt. Det sparar både tid och pengar, maximerar kvalitet och därmed er konkurrenskraft. 

4. Möjligheter för vidareutveckling 

Det är viktigt att ert system fungerar både på kort och på lång sikt. Onboarding handlar om att bygga en trygghet och självsäkerhet i användaren, oavsett om det är en medarbetare eller kund. Därför är det viktigt att det fortsätter möta upp era krav och önskemål med tiden när ert företag eller er verksamhet växer och utvecklas. På Multisoft strävar vi alltid efter långa samarbeten med våra kunder – vi vet att kontinuerlig vidareutveckling upprätthåller konkurrenskraft och skapar bättre arbetsmiljöer med lägre personalomsättning och nöjdare kunder. 

Nästa steg mot ett anpassat onboardingsystem

Se till att nuvarande och framtida kunder samt medarbetare känner sig trygga från start och lär sig snabbare. Det finns mängder av verktyg och möjliga systemfunktioner att integrera men det viktigaste att tänka på är att er onboarding ska vara anpassad efter era behov. Oavsett om ni redan har en lista med krav, önskemål och behov och oavsett om ni har en tydlig vision eller inte kan ni ta nästa steg mot ett effektivt, anpassat onboardingsystem.

Läs vidare om Multisofts systemlösningar för onboarding eller kontakta våra specialister så pratar vi vidare!