Daniel Karelin Onboarding är mer än bara ett välkomnande e-postmeddelande – det handlar om att skapa en hållbar och smidig introduktion som gör att både nya medarbetare och kunder känner sig trygga och engagerade från dag ett.
När onboardingprocessen är välstrukturerad och effektiv, blir det inte bara lättare för nyanställda och kunder att komma igång – det ger också ett starkt fundament för en mer långsiktig relation. Ett genomtänkt onboardingsystem gör det möjligt att samla all nödvändig information, resurser och stöd på ett ställe, samtidigt som det minskar administrativa bördor och säkerställer att ingen viktig detalj förbises. I denna artikel kommer vi att titta på hur ett skräddarsytt onboardingsystem kan förenkla och effektivisera processen för både medarbetare och kunder, och hur automatisering och integrationer kan bidra till att skapa en mer strömlinjeformad och engagerande upplevelse från start.
Vad är onboarding och varför är det viktigt?
Onboarding är den process genom vilken en nyanställd introduceras till företaget, dess kultur, och sina specifika arbetsuppgifter. Det handlar om att ge den nya medarbetaren rätt förutsättningar att snabbt komma in i sitt arbete och känna sig välkommen och trygg. Onboarding sträcker sig längre än bara en första arbetsdag – det handlar om att skapa en smidig och strukturerad övergång från kandidat till en aktiv och produktiv medlem av teamet.
Varför är onboarding så viktigt? En väl genomförd onboarding gör att medarbetaren får en positiv och engagerande start på sin anställning, vilket stärker deras känsla av tillhörighet och lojalitet. När medarbetare känner att de har rätt stöd och information från början minskar risken för osäkerhet och frustration, vilket i sin tur leder till högre engagemang och produktivitet. Dessutom har en bra onboarding en långsiktig effekt på personalomsättningen – medarbetare som får en bra start är mer benägna att stanna kvar och växa med företaget.
Kort sagt, onboarding är en investering i era medarbetare och i en välmående arbetsplats. En strukturerad och genomtänkt introduktion kan öka såväl engagemanget som effektivitet – samtidigt som ni ser till att befästa er företagskultur.
Onboarding syftar till att ge den nya medarbetaren rätt förutsättningar. Fotograf: Johanna Åkerberg Kassel för Bredda bilden
Vad är ett onboardingsystem?
Ett onboardingsystem säkerställer att onboarding, introduktion till företaget och uppgifterna i fråga, går smidigt till genom att ge översikt över vad som ska göras och när. Systemet ser till att ingen ramlar mellan stolarna och missar viktig information eller utbildning. Er systemlösning för onboarding bör alltid vara anpassad efter era företagsbehov. Tänk på att ni dessutom kanske behöver två olika onboardingsystem – ett för medarbetare och ett för kund. Därför är det viktigt att ställa sig frågan.
Vad ska ert onboardingsystem göra för er?
Nu är det dags att välja rätt onboardingsystem. För att hitta det bästa onboardingsystemet för nyanställda eller kunder är det viktigt att veta exakt vad ni har för krav, behov och önskemål.
Inför införandet av ett onboardingsystem är det en god idé att påbörja en kartläggning av er organisations specifika behov och mål. Kartläggningen bör innehålla punkter som vad ni vill uppnå med systemet, vilka problem eller utmaningar ni vill lösa samt hur en bättre onboardingprocess bidrar till organisationens välmående.
Här är några punkter som kan vara bra att utgå ifrån:
- Vad är organisationens första utvecklingsområden när det kommer till onboarding? Är ni ute efter att effektivisera administrationen eller skapa en mer inkluderande upplevelse för nya medarbetare?
- Vad är de största dagliga utmaningarna i nuvarande onboardingprocess? Är det processen idag belastad med tungt administrativt arbete och finns det behöv av bättre struktur eller översikt?
- Vad är den långsiktiga visionen? Finns det behov av ett system som kan anpassas utefter er organisationen när den växer eller förändras?
När behovsbilden står klar är det dags att börja fundera över önskad funktionalitet och egenskaper som är viktiga för er organisation. Nedan följer ett antal exempel på funktioner som kan vara avgörande.
1. Automatiserad administration
En systemlösning ska spara resurser – tid och pengar. Med hjälp av automatisering kan ett digitalt onboardingsystem sköta repetitiva arbetsuppgifter och administration åt er och därför minimera risken för fel och eliminera dubbelarbete. Håll utkik efter automatiserade system som dessutom påminner vid avstannade ärenden och avsaknad av information – en viktig komponent i automatiserad och smidig onboarding. Så även checklistor, tydliga arbetsflöden och integrationer mot exempelvis Active Directory (AD) som gör introduktion och inlogging smidigt och enkelt från start.
2. Integrerad onboarding = allt på en plats
Precis som titeln säger handlar systemintegration om att samla alla viktiga funktioner, dokument, avtal och all kritiska data på en plats. Ofta arbetar företag i flertalet system samtidigt – ett för fakturering, ett för ärendehantering och ett tredje för onboarding, osv. Med EN integrerad systemlösning kan ni få allt på en plats och därför även total översikt över era arbetsprocesser, prognoser, KPI:er och annat viktigt samtidigt som onboarding.
Psst... om du vill lära dig mer om hur vi arbetar och hur vår low-code integrationsplattform Softadmin® fungerar klicka här.
3. Tydlig översikt över hela onboardingsystemet
Den tredje viktiga aspekten att hålla utkik efter är integrationsmöjligheter. Ert system bör vara överskådligt och innehålla allt ni behöver för yttersta smidighet. Samla projekthantering, fakturering, affärssystem, rekrytering, tidrapportering, avtal, information och data på en plattform, i ett system, istället för att sitta i flera samtidigt. Det sparar både tid och pengar, maximerar kvalitet och därmed er konkurrenskraft.
4. Möjligheter för vidareutveckling
Det är viktigt att ert system fungerar både på kort och på lång sikt. Onboarding handlar om att bygga en trygghet och självsäkerhet i användaren, oavsett om det är en medarbetare eller kund. Därför är det viktigt att det fortsätter möta upp era krav och önskemål med tiden när ert företag eller er verksamhet växer och utvecklas. På Multisoft strävar vi alltid efter långa samarbeten med våra kunder – vi vet att kontinuerlig vidareutveckling upprätthåller konkurrenskraft och skapar bättre arbetsmiljöer med lägre personalomsättning och nöjdare kunder.
Er systemlösning för onboarding bör alltid vara anpassad efter era företagsbehov. Fotograf: Johanna Åkerberg Kassel för Bredda bilden
Nästa steg mot ett anpassat onboardingsystem
Se till att nuvarande och framtida kunder samt medarbetare känner sig trygga från start och lär sig snabbare. Det finns mängder av verktyg och möjliga systemfunktioner att integrera men det viktigaste att tänka på är att er onboarding ska vara anpassad efter era behov. Oavsett om ni redan har en lista med krav, önskemål och behov och oavsett om ni har en tydlig vision eller inte kan ni ta nästa steg mot ett effektivt, anpassat onboardingsystem.
Läs vidare om Multisofts systemlösningar för onboarding eller kontakta våra specialister så pratar vi vidare!
Publicerad 2022-07-29, uppdaterad 2024-11-13.
