4 gemensamma grundstenar för framgångsrika Bygg-och IT-projekt

Om man ger sig på att jämföra IT-projekt med Bygg-projekt – vilka likheter/skillnader hittar man då? Vad kan vi lära oss av varandra för att skapa ett framgångsrikt projekt? Som erfaren projektledare har jag alltid haft en skräckblandad förtjusning inför byggprojekt. Att lyckas leda ett byggprojekt från start till mål är en ordentlig utmaning – på ett vis den högsta komplexitetsnivån inom projektledning. Eftersom jag också är av den tron att kompetensdelning mellan branscher och verksamheter är nyckeln till kreativa lösningar och kontinuerliga förbättringar så ville jag här dela med mig av några reflektioner kring paralleller jag noterat mellan bygg- och IT-projekt. Detta efter att ha fått chansen att prata projektledning med några platschefer inom Byggbranschen. Resultatet visar att det finns några gemensamma grundstenar för framgångsrika bygg- och IT-projekt.

1. Se till att vara överens om ”definition of done”

Att vara överens om förväntat slutresultat är en bra början! Här spelar kravspecifikationer, funktionsansvars-specar och detaljritningar en stor roll och är lika viktigt oavsett projekttyp. Skillnaden mellan IT- och byggprojekt är här framför allt: NÄR i projektet detta behöver göras. I ett riktigt agilt IT-projekt kan beställare och projektteam under projektets gång komma fram till att det faktiskt räcker med ett hälften så stort system än kunden tänkt sig från början för att få tilltänkt effekt och få en nöjd kund. Medan det inom bygg brukar vara svårt att göra en kund nöjd med ett halvfärdigt hus.

2. Hantera överraskningar genom att prata förväntningar och skapa spårbarhet

Största utmaningen att hantera i de flesta projekt (både inom bygg och IT) är att hantera överraskningar, planera om och samtidigt hantera förväntningar. Dessutom ska man ha full spårbarhet och kontroll på när och hur varje beslut tas som avviker från ursprungsplan. Prata förväntningar Inom Bygg används den ”administrativa föreskriften” både genom hela upphandlingen men även på uppstartsmötet för att sätta spelreglerna och därigenom bädda för en god relation. Även inom IT behöver vi ha en dialog kring förväntningar och roller mellan beställare och projektteam som formar samarbetsregler, beslutsprocesser och ramar för projektet. Detta bör göras så tidigt i projektet som möjligt. Först därefter kan vi få spelrum och möjlighet att jobba effektivt och smart. Spåra ändringar och visualisera data för hela teamet För att få en god överblick av ett projekt krävs ofta mycket data. Speciellt i stora komplexa projekt. Det måste vara enkelt att få tag i data, enkelt att mata in och så mycket automatisering som möjligt mellan system för att göra data tillgänglig på bästa sätt till de som ska fatta beslut. Manuell handpåläggning ska bara behöva ske i nödfall. Annars orkar man inte hålla det levande. Här inbillar jag mig att många IT-projekt ligger lite före Byggprojekt: att se till att skapa och underhålla realtidsdata i form av ”burn-down-charts” för att se progress samt visualisering av ärendehanteringsflöden och statushantering för att hantera ändringar/överraskningar på vägen (och därmed visualisera kostnadsbehov och kopplade beslut). IT-bolag har i många år haft behov av att möjliggöra att teammedlemmar sitter på olika platser, men ändå kan dela samma vy digitalt. En plats-tavla som finns på datorn helt enkelt (med lite mer detaljinformation). Detta medförde även en naturlig utveckling av mjukvaruverktyg för beslutshantering. Det finns även byggföretag som insett värdet av ett bra systemstöd och digital information genom hela processen som mycket väl kan tävla mot vissa IT-bolag idag. Men de kanske inte är så många som de borde vara? Det är ju via denna spårbarhet som vi på riktigt kan få förtroende till varandra.

3. Skapa tillit mellan beställare och leverantör

Vilken nivå på beslutanderätt och hur snabbt man under projektet kan ta beslut börjar med en god relation som förstås byggs på tillit. Denna tillit byggs bl a upp av 2 saker:

• Dels av hur vi kommunicerar med varandra och hur genuina vi är
• Dels för att vi kan bevisa att vi har fakta bakom det vi påstår

För att tydligt kunna visa att vi talar sanning kan ett systemstöd som bevisar spårbarheten vara en fantastisk hjälp. Om en ändring följer den överenskomna beslutsrutten (och den kan variera beroende på vad vi ska ta beslut om) och vi kan visa tidpunkten ärendet upptäcktes och hur beslutet togs, så kan vi vara transparenta med sättet vi jobbar på. Och därmed skapa tillit som då ger ett stadigt fundament till projektet.

4. Skapa trygghet i teamet

I både IT-projekt och Byggprojekt är teamet och kommunikationen mellan aktörer central. Det är ofta kvaliteten på detta som avgör hur framgångsrikt ett projekt blir. Därför är det alltid lönt att lägga tid och möda på att teamet ska känna sig tryggt. Trygga team har lyckad kommunikation och transparens. För Bygg är förstås både den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön viktig, medan inom IT är den psykosociala mest framträdande (då kontor i regel inte innebär samma faror som en bygg-arbetsplats). Att ha högt i tak, tillåtande atmosfär, välkomna idéer och lägga grunden för tillit gör att team-medlemmar är transparenta med saker de oroar sig för och eventuella fel som uppstår. Då kan teamet tillsammans både justera och hjälpas åt att lösa problem tidigt, vilket formar både en förutsättning för ett lyckat projekt och en plats att må bra på. När tillit och trygghet etablerats kan vi få till framgångssagor och superhjälte-projekt inom vilken bransch som helst. Det är den största gemensamma nämnaren mellan framgångsrika projekt.