Ordersystem från Multisoft effektiviserar ICA:s arbetssätt och ger kontroll över IT-utrustningen i hela Sverige

Teamet Store Infrastructure inom ICA Sverige AB ska se till att samtliga av Sveriges ICA-butiker har en stabil drift och rätt IT-utrustning men på grund av avsaknad av ett översiktligt system så försvårades denna uppgift. Genom samarbetet med Multisoft hoppades teamet kunna förbättra kvalitén på deras tjänster med hjälp av ett anpassningsbart ordersystem. Idag berättar Tina Bergström, tidigare chef för gruppen, och Johan Lindmark, nuvarande systemägare, att ”systemet har blivit bättre än vad vi hade kunnat föreställa oss”.

Gruppen saknade ett tillförlitligt register över butikernas IT-utrustning och det gamla ordersystemet var svårt att arbeta i. Processen att få ut korrekt data var både omständligt och tidskrävande, vilket resulterade i att en återkommande uppgift som att sammanställa en lista till butikerna kunde ta lång tid.

“För att kunna skapa fakturor exporterade vi varje orderrad i databasen, valde ut de som var intressanta och klistrade in i Excel. Inte ens inom närmsta kretsen förstod man hur det fungerade”, berättar Tina.

Gruppens förhoppning var att ta fram ett nytt system som kunde effektivisera arbetssätt, säkerställa datakvaliteten, minska manuell handpåläggning, automatisera manuellt arbete, öka förtroendet från butikerna samt öka intäkterna genom korrekta register och minskade krediteringar.

“Vi ville ha ett system som stödde hela avdelningens verksamhet för att ersätta flera olika system, som dessutom hade brister och inte var anpassade efter den verksamhet som bedrevs”, fortsätter hon. 

Införandet av det nya ordersystemet IBIS, utvecklat av Multisoft med plattformen Softadmin®, har inneburit att gruppen nu har fått en bättre överblick över butikerna och deras IT-utrustning och tjänster. Tack vare att informationen är butikcentrerad och samlad på en och samma plats får gruppen tillgång till all information som krävs så att de kan arbeta enhetligt och effektivt.

”Det som två personer satt heltid med tar nu några timmar.”, berättar Tina.

Många arbetsuppgifter som tidigare utfördes manuellt, såsom att skapa debiteringsunderlag, görs automatiskt i det nya systemet. Detta har bidragit till minskade fel, ökat förtroende, färre personberoenden, en bättre arbetsmiljö och att gruppen har frigjort tid till att utföra mer värdeskapande uppgifter.

“Systemet har lett till att vi har bättre status över IT-utrustningen sammantaget i butikerna. Alltså mer som omfattas av serviceavtalet än vi någonsin har haft förut.”, berättar Tina, ”För ICA som helhet och för butikernas varumärke är det viktigt med en stabil drift.”  

Genom integrationer mot befintliga system har användarna även fått tillgång till mycket mer information än tidigare och håller enkelt reda på aktuella butiker. Detta har resulterat i att andra delar av organisationen och våra handlare också använder systemet för att hålla reda på prenumerationstjänster och för att få en överblick över produktsortimentet.

”Handlarinloggningen har gett en helt annan transparens. Nu kan handlarna själva se historik, vad som är på gång och vad de betalar för. De kan se all utrustning och alla tjänster i systemet”, avslutar Johan Lindmark.

Samarbetet mellan Multisoft och ICA Sverige medför en god status och kontroll över IT-utrustningen i Sveriges samtliga ICA-butiker, samtidigt som lösningen främjar en ökad transparens mellan ICA Sverige och handlarna.