Vad är ett PIM-system?
PIM står för Product Information Management system och är ett centraliserat systemstöd för hantering av stora eller komplexa produktregister.
Företag som marknadsför och säljer sina produkter i många olika kanaler, som på hemsida, i butik och över telefon, får snabbt behov av en centraliserad källa av så kallad master-data för sitt produktregister. Ett PIM-system hanterar här all information om produkterna som erbjuds och via integrationer och användargränssnitt görs denna information tillgänglig till andra system som till exempel e-handel, produktkataloger eller kundtjänstgränssnitt.
Ett PIM-system har därför ofta ett antal integrationer där data om produkter automatiskt hämtas, som aktuella prislistor och lagersaldon. I PIM-systemet tillhandahålls möjlighet att lägga till, redigera och ta bort produktinformation och i sin tur använder ett antal andra tjänster data som tillhandahålls från PIM-systemet för att alltid kunna exponera korrekt och aktuell information.
Hanteringen av produktdata liknar hanteringen av många andra typer av registerdata och det är inte alltid fysiska produkter som hanteras i ett PIM utan kan lika gärna vara erbjudanden, tjänster eller paketerade lösningar.
5 vanliga funktioner i ett PIM-system
PIM-system kan vara väldigt avskalade och i princip motsvara en Excel-fil med master-data om produkter. De kan även i större organisationer vara stora och komplexa system som hanterar avancerade processer som korrekturflöden, realtidsdata och dokumenthantering tillsammans med hundratals integrationer till andra system.
Tillgängliggörande av produktdata
Den viktigaste rollen för ett PIM-system är att kunna tillhandahålla uppdaterad och korrekt information om produkter i användargränssnitt eller via integrationer till andra system.
Lägga till, redigera och ta bort produktdata
I de allra flesta PIM-system är det möjligt att arbeta med produktdatan direkt i systemet och detta är då en central del av systemets funktion och värde.
Arbeta med kategorisering och produktattribut
Ett PIM-system hanterar ofta attribut på produkter (som färg, storlek och material) och mer eller mindre komplex kategorisering. I mer komplexa produkter kan attribut även utgöras av servicenivåer kopplade till andra produkter eller antal tillgängliga rum och avstånd till stranden om produkten är ett hotell till exempel. För tillverkande företag kan det handla om mycket detaljerad teknisk data och för ett livsmedelsföretag ingredienslistor och kvalitétscertifieringar.
Språkhantering
Att erbjuda produktinformation på många språk, hantering av översättningsprocesser och många användare som då behöver arbeta parallellt i systemet är ofta komponenter i ett PIM-system där språkversioner av information både kan hanteras och lagras.
Import och export av produktdata
I hantering av stora artikelregister uppstår behov av att kunna arbeta med stora informationsmängder i bulk. Kraftfulla import och export-funktioner är därför vanligt återkommande funktioner i ett PIM-system.
Vinsterna med ett PIM-system
Det största värdet i ett dedikerat PIM-system ligger i tidsbesparingar från manuella processer tillsammans med aktuell och korrekt information i alla företagets kanaler. Inaktuell eller felaktig information kan i många fall driva både stora kostnader och onödigt merarbete.
Ett bra PIM-system gör det enkelt att få översikt över sin produktportfölj, att arbeta med många eller komplexa produkter parallellt och integrerar väl med omkringliggande system för att säkerställa aktuell data och att alla system ’nedströms’ löpande matas med korrekt information.
Vilka företag använder PIM-system?
PIM-system används av företag i alla storlekar och branscher. Beroende av företag och bransch kan komplexiteten i systemen dock kraftigt skilja sig åt.
E-handelsföretag som ofta hanterar väldigt stora produktsortiment använder i princip alltid en lösning för PIM, antingen som ett separat systemstöd eller som en integrerad del i sin e-handelslösning. Liknande behov har detaljhandelsföretag med stora produktsortiment.
Tillverkande företag kan använda PIM-lösningar för hantering av produktinformation till grossister eller återförsäljare. Produktföretag har behov av att distribuera korrekt information till sina återförsäljare, ofta är mottagaren där ett annat PIM-system som adderar priser och annat för att sedan exponera informationen i butik eller på en hemsida till exempel.
Som syns ovan används PIM-system av en mängd olika typer av företag med den gemensamma nämnaren att de har behov av att hantera mer eller mindre komplex produktinformation för ofta många olika produkter.
Alternativ till ett PIM-system
För mindre eller yngre företag är det vanligt att produktdata hanteras i kalkylprogram som Excel eller Google Sheets. Tröskeln för att denna typ av lösning inte längre ska täcka behoven (som vid flerspråkshantering eller dynamisk data från andra system) är ganska låg.
Vanligast är då att ett system som hanterar produktinformation får agera PIM även om det kanske inte är systemets huvuduppgift. Detta är väldigt vanligt hos till exempel mindre e-handlare som använder sin e-handelsmotor eller företag med mindre komplexa produkter där CRM-systemet kan innehålla produktregister eller liknande.
Övergången till ett dedikerat PIM-system sker ofta som en konsekvens av ett mer komplext produktsortiment alternativt att det är fler människor som skall arbeta i det parallellt. Det här steget sker tidigare om produktkatalogen är en central del av verksamheten men kan ske sent även i väldigt stora organisationer om produktkatalogen bara avser en begränsad del av verksamheten eller ett mindre nischområde.
Beräkna ROI för ett PIM-system
I införandet av ett PIM-system, oavsett om det är en uppgradering från en befintlig lösning eller ett första PIM som introduceras i verksamheten, finns det flera saker att väga in i en ROI- (return on investement) kalkyl.
Kostnadsbesparingar i tid genom automatisering och snabbare användargränssnitt
Vinster genom kortare ledtider på information som prisjusteringar eller lagersaldon
Ökat kundvärde genom mer aktuell, tydligare kategoriserad och korrekt information
Nya framtida affärsmöjligheter genom tex stöd för hantering av flera språk, nya integrationsvägar eller hantering av större produktsortiment
För en komplett ROI-analys behövs naturligtvis utgångsvärden i vad organisationen går ifrån och vilka kostnader som varit förknippat med detta. Effektivisering i arbetsprocesser går ofta att räkna på i form av mängd sparad tid och med en schablonkostnad för arbetstid i organisationen. Andra delar kan behöva kvalificerade hypoteser som hur försäljningen kan påverkas av mer aktuella lagersaldon eller hur kundnöjdheten kan påverkas genom bättre informationstillgång.
Systemtyper som liknar PIM-system
Precis som många andra systemtyper som CMS eller e-handelsplattformar kan innehålla PIM-liknande funktionalitet och till viss del fylla rollen av ett PIM så finns det vanliga funktioner i PIM-system som i vissa fall kan vara helt fristående system i sig.
En vanlig sådan funktionalitet är resurshantering i form av bilder och dokument, så kallad Digital Asset Management (DAM). På samma sätt här går många företag över till en dedikerad lösning för DAM vid en viss brytpunkt medan det för många räcker med den funktionalitet som täcks i många PIM-lösningar.
Ett PIM-system innehåller ofta även ett stort antal integrationer som antingen sköts direkt i systemet eller i andra fall hanteras med en dedikerad integrationsplattform (ibland i form av iPaas).
Standard-PIM eller en anpassad lösning
Det finns många funktionella PIM-lösningar på marknaden och valet mellan att använda sig av en standardlösning och en kundanpassad hänger på två avgörande faktorer.
Då en effektiv PIM-lösning integreras mot flera andra system (både upp- och nedströms) ställer det stora krav på flexibilitet gällande integrationer. Med en kundanpassad lösning som Softadmin® kan integrationer byggas och anpassas precis efter en existerande IT-miljö medan standardsystem kan ha större begränsningar i typer av integrationer eller tillgängliga anslutningar.
PIM för en e-handel som arbetar väldigt likt andra e-handlare och utan konkurrenskraft i just sin produkthantering kan ofta hitta effektiva processer i ett standard-PIM medan ett företag med bransch- eller organisations-specifika behov eller en vilja att bygga konkurrensfördelar genom sin produkthantering ofta kan gagnas av en anpassad lösning.
På Multisoft skapar vi kundanpassade systemstöd med vår low-code plattform Softadmin® som låter oss leverera unika system 10-15 gånger snabbare än vid egen utveckling. Vi har stor erfarenhet av anpassade PIM-system som levererar både en stark användarupplevelse och konkurrensfördelar för våra kunder.
PIM FAQ
Vad är PIM?
PIM står för Product Information Management system och är ett systemstöd för hantering av stora eller komplexa produktregister.
PIM vs CMS
Många CMS (Content Management Systems) stödjer olika former av produkthantering och kan fungera som lösning för produktregister en tid för en verksamhet. När behov och produktregister växer ökar dock kraven och komplexiteten och ett specialiserat system behövs.
När är det dags att implementera ett PIM-system?
Behovet av ett PIM upptäcks ofta genom att det uppstår utmaningar med datakvalité, som fel priser i vissa kanaler eller skillnader i en produktspecifikation beroende på var den presenteras. Det kan även uppenbara sig genom att kostnaderna för hantering av produktdata ökar kraftigt över tid i organisationen och koordinerings och kommunikationskostnaderna runt detta ökar.
