I personalintensiva, uppdragsdrivna verksamheter är marginalerna låga och volymerna höga. Affären bygger på att rätt kompetens matchas med rätt uppdrag, ofta under tidspress och med små ekonomiska marginaler. I denna kontext får varje kostnad som inte är direkt värdeskapande en oproportionerligt stor effekt på resultatet.
Trots detta är det i dag etablerad praxis att systemleverantörer tar betalt per transaktion, per användare eller per utbetalning. Avgifter per matchning, faktura eller lönekörning har normaliserats, även i branscher där varje procentenhet i personalkostnad är avgörande. Kostnadsmodellen är ofta volymbaserad, inte värdebaserad. Ju mer verksamheten använder systemet, desto högre blir kostnaden.
Problemet är inte att system kostar pengar. Problemet är att kostnaden växer direkt med affärens storlek.
När prissättningen motverkar nyttan
I uppdragsdrivna verksamheter är transaktionen kärnan i värdeskapandet. När varje transaktion belastas med en avgift skapas en direkt konflikt mellan verksamhetens behov av effektivitet och systemleverantörens intäktsmodell. Effektivare matchning, högre beläggning och fler genomförda uppdrag leder inte bara till ökad intäkt för kunden, utan också till ökade systemkostnader. Det är ett incitament som motverkar sitt eget syfte.
Samtidigt vet branschen att den största förbättringspotentialen ligger just i ökat nyttjande av systemen. Högre datakvalitet, fler användare och fler beslut som faktiskt tas i systemstödet leder till bättre matchning, lägre personalkostnader och färre avvikelser. Ändå är det ofta här motståndet uppstår. Varje ny användare innebär en licenskostnad. Varje ökat flöde innebär ökade transaktionsavgifter. Resultatet blir att systemen används selektivt, parallella arbetssätt lever kvar och den fulla effekten uteblir.
Analysföretag som Gartner pekar på detta som en återkommande orsak till att investeringar i workforce management inte når förväntad effekt. När planering, matchning, tidrapportering, ersättning och fakturering hanteras som separata funktioner uppstår friktion i varje överlämning. Beslut fattas utan att den fulla ekonomiska konsekvensen är synlig i beslutsögonblicket, och regelefterlevnad kontrolleras i efterhand snarare än i planeringsfasen.
Transaktionskostnad en strukturell belastning
I flera analyser beskriver Gartner detta som ett styrningsproblem snarare än ett tekniskt problem. Systemstödet används som register och uppföljningsverktyg, inte som ett aktivt beslutsstöd. En bidragande faktor är hur kostnadsmodellen påverkar användningen. När varje extra användare eller varje ytterligare uppdrag innebär ökade avgifter begränsas systemets roll i kärnprocessen. Organisationer väljer bort full implementering, begränsar åtkomst eller låter kritiska beslut fattas utanför systemstödet.
Forrester pekar i liknande studier på att organisationer som lyckas samla resursallokering, regelverk och ekonomi i en sammanhållen struktur uppnår högre faktisk beläggning och lägre administrativ belastning. Den avgörande faktorn är inte avancerad funktionalitet, utan konsekvent användning.
Mot denna bakgrund går det att skissera en alternativ systemlogik. I stället för att knyta intäktsmodellen till enskilda transaktioner eller användare är fokus riktat mot hur väl systemet används i kärnprocessen och hur central rollen blir i verksamhetens styrning. I en sådan struktur blir nyttjandegrad inte en kostnadsdrivare, utan en förutsättning för effekt.
I praktiken innebär detta systemmiljöer där användning inte begränsas av licenser och där uppdrag, fakturor och utbetalningar inte belastas med separata avgifter. När dessa trösklar saknas finns förutsättningar att samla planering, matchning, projektering och ekonomiska flöden i samma struktur.
För organisationer med låga marginaler blir skillnaden påtaglig. Kostnaderna för systemstöd växer inte i takt med volymen, och nyttjandet begränsas inte av prissättning. Effekten blir högre datakvalitet, tydligare ansvarsfördelning och bättre förutsättningar för ekonomisk kontroll.
Ur detta perspektiv framstår frågan inte som en ambition att sänka systemkostnader, utan som en fråga om anpassning. När affärsmodellen för systemstöd är förenlig med kundernas operativa verklighet ökar möjligheten att realisera den effekt som branschen sedan länge vet är möjlig.
