Hur många gånger svär du över alla manuella steg, kontrolluträkningar och rättningar du behöver göra p.g.a. brist på systemstöd? Och ändå är hela verksamheten smäckfull av system och appar…

Idag finns en uppsjö av IT-lösningar och en del är helt fantastiska till det ändamål de är gjorda för. Men… Hur hänger de ihop med övriga verksamheten?

Kontroll på din data och dina dataflöden

Digitaliseringen har ju trots allt pågått sedan 90-talet. Vi har samlat på oss en massa system och appar under denna resa som ibland givit fantastisk effekt i stunden eller t.o.m. på lång sikt. Ibland med enda ändamål att lyfta in en manuell process i ett digitalt format. Vissa system är kvar för att de ger ett konkret värde i form av insparad tid, ordning och reda eller hållbarhet. Andra är kvar för att ingen orkar byta ut dem, för att investeringskostnaden redan varit så stor att man inte mäktar med en resa till. Och nu har verksamheten redan lärt sig alla magiska ”workarounds” som behövs för att det ändå ska funka. Sååå farligt är det ju inte. Eller?  Risken är att om ni inte ser över ert dataflöde och börjar fundera på automatisering, så kommer ni halka efter era konkurrenter i form av onödig overhead i allt ni gör. Den som har kontroll på sin data och sina dataflöden regerar världen!

Så hur vet ni vad som är nästa steg?

Istället för att undersöka system för system: vad gör de och vad behöver vi förbättra i resp system à börja analysera era processer: hur flödar datat mellan systemen och varför?

Att ta hänsyn till organisationens hela ekosystem är en förutsättning för att förstå vad som blir den bästa IT-lösningen för att ersätta eller komplettera bristfälliga processer och stödsystem.

Systemkartan är början på din skattjakt

Vill du veta vilken den bästa framtida lösningen är, så gör du ett klokt beslut i att först förstå hur organisationen löser sina problem idag. Det vill säga, vilka befintliga verktyg används idag och vilka processer är inblandade?

Genom att rita upp en systemkarta blir det enklare att reda ut hur systemen interagerar, vilka roller som använder vilka system, informationsflöden och var masterdatat hör hemma. På så sätt får ni en bättre överblick och förståelse för samband och beroenden processer/aktiviteter emellan.

Du kommer upptäcka att det ganska snabbt blir tydligt var det finns informationsöar, stuprör, dubbellagring av data och manuella kompensationsaktiviteter i form av Excelblad, e-mail och diverse fil-ytor för lagring av dokument.

Det kan vara tungt att börja med att rita upp en heltäckande systemkarta då det är lätt att gå vilse i detaljerna. Ett bra första steg är att välja ut en process att utgå ifrån. Placera denna process i centrum och rita ut det eller de system som idag används för att utföra de aktuella processtegen. Utöka sedan din karta till dess att du har en översikt som omfattar alla delaktiga system från processens start till avslut. Men håll det översiktligt.

Involvera berörda roller

En del information flödar via integrationer, andra via mailkommunikation, telefon osv. Därför är det en bra idé att involvera flera olika roller för att få en rättvis bild. Bara de som faktiskt arbetar i de olika processtegen kan ge dig rätt information om vilka myrstigar deras information tar sig fram igenom. Du kommer att bli överraskad vilka spännande sätt dina medarbetare kan lösa sina utmaningar på när inte systemstödet hjälper hela vägen. Härigenom har du möjlighet att få en verklig bild av nuläget. Och det är först när vi förstår det som vi kan hitta bra sätt att designa ”Ny”-läget.

Finns det hål i din systemkarta?

Kanske är det så att ditt ekosystem fungerar rätt bra, även om det inte är perfekt. Och vi föreslår inte heller att lösningen är att byta ut ett helt system eller ersätta alla redan befintliga system. Vi påstår snarare om att det handlar om att identifiera de delar av processerna som behöver mer stöd / kan spara mer tid / minska frustrationen. Och göra insatser där. Vilka processer funkar inte som ni vill? Hur flödar datat? Finns det hål i din systemkarta? Kanske ligger lösningen inte i att hitta en ny app för ett specifikt syfte, utan att hitta systemstöd som går att fylla många olika behov med. En lösning som verkar helt i bakgrunden för att slussa data och på så sätt minska manuell hantering, eller en lösning som samlar data från flera system för att möjliggöra någon form av översikt i denna spretiga flora av system.

Behåll de lösningar som fungerar! Skräddarsy där det behövs. Rätt IT-lösning kan fylla hål mellan system och går att implementera utan att resten av ekosystemet slutar fungera (eller behöver utrustas med skyddsutrustning). Ställ krav på dina IT-samarbeten: att inte bara introducera isolerade appar eller standardlösningar -> utan även titta på gapen mellan processer och användare: på det kontinuerliga flödet av information: och lägga insatsen här. Då kan irritationen minska och du kan få en verksamhet som sömlöst hänger ihop. På riktigt!

Relaterade inlägg

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata