Hur svårt ska det vara att hitta rätt IT-lösning?

Hur många gånger svär du över alla manuella steg, kontrolluträkningar och rättningar du behöver göra p.g.a. brist på systemstöd? Och ändå är hela verksamheten smäckfull av system och appar…

Idag finns en uppsjö av IT-lösningar och en del är helt fantastiska till det ändamål de är gjorda för. Men… Hur hänger de ihop med övriga verksamheten?

Kontroll på din data och dina dataflöden

Digitaliseringen har ju trots allt pågått sedan 90-talet. Vi har samlat på oss en massa system och appar under denna resa som ibland givit fantastisk effekt i stunden eller t.o.m. på lång sikt. Ibland med enda ändamål att lyfta in en manuell process i ett digitalt format. Vissa system är kvar för att de ger ett konkret värde i form av insparad tid, ordning och reda eller hållbarhet. Andra är kvar för att ingen orkar byta ut dem, för att investeringskostnaden redan varit så stor att man inte mäktar med en resa till. Och nu har verksamheten redan lärt sig alla magiska ”workarounds” som behövs för att det ändå ska funka. Sååå farligt är det ju inte. Eller?  Risken är att om ni inte ser över ert dataflöde och börjar fundera på automatisering, så kommer ni halka efter era konkurrenter i form av onödig overhead i allt ni gör. Den som har kontroll på sin data och sina dataflöden regerar världen!

Så hur vet ni vad som är nästa steg?

Istället för att undersöka system för system: vad gör de och vad behöver vi förbättra i resp system à börja analysera era processer: hur flödar datat mellan systemen och varför?

Att ta hänsyn till organisationens hela ekosystem är en förutsättning för att förstå vad som blir den bästa IT-lösningen för att ersätta eller komplettera bristfälliga processer och stödsystem.

Systemkartan är början på din skattjakt

Vill du veta vilken den bästa framtida lösningen är, så gör du ett klokt beslut i att först förstå hur organisationen löser sina problem idag. Det vill säga, vilka befintliga verktyg används idag och vilka processer är inblandade?

Genom att rita upp en systemkarta blir det enklare att reda ut hur systemen interagerar, vilka roller som använder vilka system, informationsflöden och var masterdatat hör hemma. På så sätt får ni en bättre överblick och förståelse för samband och beroenden processer/aktiviteter emellan.

Du kommer upptäcka att det ganska snabbt blir tydligt var det finns informationsöar, stuprör, dubbellagring av data och manuella kompensationsaktiviteter i form av Excelblad, e-mail och diverse fil-ytor för lagring av dokument.

Det kan vara tungt att börja med att rita upp en heltäckande systemkarta då det är lätt att gå vilse i detaljerna. Ett bra första steg är att välja ut en process att utgå ifrån. Placera denna process i centrum och rita ut det eller de system som idag används för att utföra de aktuella processtegen. Utöka sedan din karta till dess att du har en översikt som omfattar alla delaktiga system från processens start till avslut. Men håll det översiktligt.

Involvera berörda roller

En del information flödar via integrationer, andra via mailkommunikation, telefon osv. Därför är det en bra idé att involvera flera olika roller för att få en rättvis bild. Bara de som faktiskt arbetar i de olika processtegen kan ge dig rätt information om vilka myrstigar deras information tar sig fram igenom. Du kommer att bli överraskad vilka spännande sätt dina medarbetare kan lösa sina utmaningar på när inte systemstödet hjälper hela vägen. Härigenom har du möjlighet att få en verklig bild av nuläget. Och det är först när vi förstår det som vi kan hitta bra sätt att designa ”Ny”-läget.

Finns det hål i din systemkarta?

Kanske är det så att ditt ekosystem fungerar rätt bra, även om det inte är perfekt. Och vi föreslår inte heller att lösningen är att byta ut ett helt system eller ersätta alla redan befintliga system. Vi påstår snarare om att det handlar om att identifiera de delar av processerna som behöver mer stöd / kan spara mer tid / minska frustrationen. Och göra insatser där. Vilka processer funkar inte som ni vill? Hur flödar datat? Finns det hål i din systemkarta? Kanske ligger lösningen inte i att hitta en ny app för ett specifikt syfte, utan att hitta systemstöd som går att fylla många olika behov med. En lösning som verkar helt i bakgrunden för att slussa data och på så sätt minska manuell hantering, eller en lösning som samlar data från flera system för att möjliggöra någon form av översikt i denna spretiga flora av system.

Behåll de lösningar som fungerar! Skräddarsy där det behövs. Rätt IT-lösning kan fylla hål mellan system och går att implementera utan att resten av ekosystemet slutar fungera (eller behöver utrustas med skyddsutrustning). Ställ krav på dina IT-samarbeten: att inte bara introducera isolerade appar eller standardlösningar -> utan även titta på gapen mellan processer och användare: på det kontinuerliga flödet av information: och lägga insatsen här. Då kan irritationen minska och du kan få en verksamhet som sömlöst hänger ihop. På riktigt!