På Multisoft arbetar vi löpande med kravinsamling tillsammans med våra kunder – en bra kravinsamling är kärnan i en lyckad systemimplementation! Under åren har vi utvecklat en hel del tekniker och ramverk för att på effektivast möjliga sätt stötta våra kunder i denna process och jag tänkte här dela med mig av ett av dessa ramverk.
En självklar del när du gör förändringar är att förstå sitt nuläge och vad det betyder för att komma vidare. Jag kommer här lyfta två viktiga (och ibland förbisedda) saker: hur robusta och kritiska processer är innan en förändring, och vad det innebär för förändringsresan.
Genom att kartlägga dina nuvarande processer utifrån, så kan du identifiera vilka processer som behöver förstärkas, vilka som kräver extra fokus och vilka du kan lägga längst ned på priolistan. Det här ramverket är tänkt att stötta dig i att ta fram ett underlag som hjälper dig att prioritera och hantera projektrisker.
Hur robusta är dagens processer?
Vårt första mått ”robusthet” är ett mått på hur stark organisationens kunskap om processen är. Ju starkare och mer spridd kunskapen är, desto robustare process.
Processers robusthet är viktiga i förändringsarbete eftersom robustheten har avgörande betydelse för hur lätt det är att digitalisera processen, identifiera dess krav och projektrisker. Men hur identifierar man processers robusthet? I tabellen nedan föreslår vi en tregradig skala för bedömning av processers robusthet: Säker, personberoende och instruktionsbunden.
| Robusthet | Beskrivning av nulägesprocess | Konsekvenser |
|---|---|---|
| Säkra processer |
|
|
| Personberoende processer |
|
|
| Processer med kunskapsluckor |
|
|
Hur kritiska är era processer?
Hur kritiska dina processer är handlar om hur viktiga de är för kärnverksamheten. Ju mer kritisk en process är för kärnverksamheten, desto större blir konsekvenserna vid driftstopp eller ineffektivitet. Att förstå hur kritiska dina processer är ger dig underlag för prioritering.
I tabellen nedan föreslår vi en tregradig skala: Kritisk process, viktig process och stödprocess.
| Hur kritisk är processen? | Exempelprocesser, matvarubutik | Beskrivning |
|---|---|---|
| Kritisk process |
|
|
| Viktig process |
|
|
| Stödjande process |
|
|
I verkligheten så är det förstås många saker som påverkar storleken på förändringsarbete.
Foto Johanna Åkerberg Kassel för Bredda Bilden.
Vidare klassning av era processer
Den viktigaste slutsatsen är att kritiska processer kräver mer fokus än stödjande, och att personberoende och oklara processer tar mer jobb än när kunskapen är god och spridd. I tabellen nedan så gör vi det förenklade antagandet att processerna som jämförs är ungefär lika stora, mest för att visa att flera faktorer påverkar mängden arbete. I verkligheten så är det förstås många saker som påverkar storleken på förändringsarbete. Här är några faktorer som kan driva tid:
- Stora och komplexa processer
- Odigitaliserade processer
- Krångliga tekniska beroenden
Säkra processer
Säkra processer är ofta säkra just för att de redan är integrerade i ett systemstöd. Saknas bra systemstöd, så är det ändå ganska lätt att ta fram underlag för digitalisering och/eller automatisering eftersom organisationens kunskap redan är säker. Förväntad vinst för att införa ett systemstöd räknas för säkra processer med fördel ut utifrån:
- Sparad arbetstid, tack vare automatisering och/eller digitalisering
- Förväntat lägre felprocent
Personberoende processer
Som organisation bör man alltid utgå från att personberoende processer kan (och bör) göras till säkra processer genom olika vägar till minskade personberoenden. ROI för åtgärder beräknas som för säkra processer, men tillägg för följande kostnader:
- Alternativkostnad för nyckelpersoner som utför administrativa uppgifter, i stället för värdeskapande uppgifter
- Lägre innovationstakt
- Svårigheter att växa med lönsamhet
- Riskkostnad för om nyckelpersoner väljer att gå vidare till annan anställning, med risk för att processen behöver klassas om till instruktionsbunden
En eventuell kravinsamling underlättas av att det finns individer som tillsammans har överblick över processen. Processen att definiera krav kan dock bli längre än för säkra processer av samma komplexitet/omfattning eftersom det tar tid att etablera samsyn. Instruktionsbundna processer Instruktionsbundna processer kan föra med sig affärsrisker om man inte gör något åt dem, särskilt om processerna är kritiska eller viktiga. Samtidigt så kan ROI för en förändringsresa som lyfter upp en instruktionsbunden process till ”Säker” bli stor eller väldigt stor. ROI beräknas i stort sett på samma sätt som för personberoende processer, men nulägeskostnaden är vanligen högre:
- Kvalitetsbristkostnader: Instruktionsbundna processer innebär ofta en högre risk för fel, eftersom medarbetare saknar djupare förståelse för ett eller flera centrala moment.
- Flaskhalsar och ineffektivitet: Eftersom medarbetarna ofta inte förstår hela processen, så är det svårare att upptäcka och lösa ineffektivitetsproblem.
- Lägre anpassningsförmåga: Instruktionsbundna processer tenderar att vara rigida, vilket gör det svårt att snabbt anpassa sig till förändringar, nya krav eller innovationer.
- Förlorad tid vid avvikelser: Avsaknad av överblick gör det svårare för medarbetare att hantera avvikelser.
- Längre onboarding och utbildningstid: Eftersom processerna ofta är komplexa att förklara utan djup förståelse, tar det relativt lång tid att utbilda ny personal.
Riskhantering för instruktionsbundna processer
I en förändringsresa så kan instruktionsbundna nulägesprocesser innebära projektrisker, men som för alla risker så har man två val: Antingen så tvingas man acceptera risken, eller så hanterar man den. Några förslag till åtgärder för riskminimering är:
- Extra noggrann processkartläggning, med sikte på att etablera samsyn
- Utvärdering och optimering av nulägesprocessen, med sikte på att ta fram en bättre nylägesprocess
- Extra noggrann testning och utbildning
Stärk er kravinsamling genom att förstå era processer
På Multisoft arbetar vi löpande med kravinsamling för våra kunders räkning och har utvecklat ett helt bibliotek av metodik för att på bästa sätt digitalisera och automatisera processer. Att lära känna sina processer genom att klassificera dem är ett bra första steg, både för att beräkna ROI i en framtida systemimplementation, men även för att förutse vilka utmaningar som organisationen kommer stöta på under förändringsresan. Hur arbetar ni med kravinsamling? Hör gärna av dig till mig eller någon av mina kollegor för att dela erfarenheter. Vi hjälper gärna till med både ROI-beräkningar inför nytt systemstöd, och självfallet hela processen till färdig leverans av ett nytt kundanpassat systemstöd på vår plattform Softadmin®.
