logo_visitlkpg

Visit Linköping inför en mer effektiv eventhantering - för alla medarbetare

Visit Linköpings uppdrag syftar till att öka tillväxten i besöksnäringen och skapa en attraktiv destination genom att vara en av Sveriges främsta event- och mötesstäder. Med sitt nya systemstöd har verksamhetens arbetsprocesser digitaliserats och effektiviteten ökat.

Linköpings slott, sommar_1200
Ulf_R

“Live är kärnan i vår verksamhet. Allt vi gör finns i Live. Så enkelt är det.”

Ulf Rumar, Möteschef

Visit Linköping & Co är Linköpings besöksnäringsbolag.

Visit Linköping & Co är ett av Sveriges ledande destinationsbolag med lång erfarenhet inom besöksnäring, evenemang och möten.


Invånare

Med 160 000 invånare är Linköping Sveriges femte största stad.


Om Visit Linköping

Bolaget har till uppdrag att genomföra Linköpings kommuns riktlinje för besöksnäring och event, och arbetar med hela staden som arena och har ett extra ansvar för att fylla Linköping Konsert & Kongress och Saab arena.

Mer om Visit Linköping & Co (visitlinkoping.se)

I Linköping händer det spännande saker varje dag. Stora evenemang, fascinerande utställningar, spännande scenkonst, guidade turer och magiska konserter. Tillsammans med kommun och näringsliv jobbar Visit Linköping med att öka tillväxten i besöksnäringen och skapa en attraktiv destination för både Linköpingsbor och besökare genom att vara en av Sveriges främsta event- och mötesstäder. Effektiva arbetsprocesser kopplade till stadens evenemang blir då en viktig pusselbit.

Året är 2022. Efter två år av pandemi och kraftiga förändringar inom såväl personalstyrkan som arbetssätt, kunde Visit Linköpings nya systemstöd Live äntligen köras i full skala. Live var så gott som klart när pandemin i det närmaste stängde ned hela mötes- och besökssverige. De första riktiga bokningarna i Live var inte alls lika stora som det systemet designats för. Att precis ha driftsatt det nya systemet under en pandemi bjöd på utmaningar – dels för att det är svårt att testa systemstödet fullt ut, dels för att man inte var helt säker på hur branschen skulle kunna komma att förändras.

Linköping Konsert & Kongress, Avfall Sverige 2015

Från lösa trådar till full kontroll

Innan implementationen av det nya systemet arbetade man i flera olika verktyg – allt från Excel till hotellbokningssystem. Arbetssättet innefattade mängder av mejl, lappar och inte minst ett stort personberoende.

Verksamhetens tidigare arbetssätt beskrivs av medarbetarna som stelbent. Veckoplaneringen gjordes utefter listor som i många fall var inaktuella redan timmar efter veckans planeringsmöte. Med realtidsuppdaterad information är nu dessa återkommande, och tidskrävande, möten inte längre nödvändiga vilket sparar tid för ett flertal roller i verksamheten.

Med implementationen av det nya systemstödet Live har arbetsprocesserna effektiviserats genom att erbjuda en heltäckande plattform där alla arbetsområden sammanfogas på ett och samma ställe.

Ida

“Att ha möjligheten att skicka offerter, hantera bekräftelser och genomföra projekt, allt inom samma gränssnitt, har verkligen förenklat vår dagliga verksamhet.

En annan viktig funktion är den enkla tillgången till historiska bokningar. Att kunna gå tillbaka och kika på gamla bokningar har inte bara underlättat vår arbetsdag, utan har också hjälpt oss att hålla oss organiserade och hålla koll på viktiga detaljer. Dessutom har den enhetliga plattformen möjliggjort ett sömlöst samarbete mellan avdelningarna. Live har verkligen gjort det enklare för oss att få saker gjorda!”,
berättar Ida Malmström, projektledare möten.

Personaliserad upplevelse för Visit Linköpings medarbetare

Systemet möjliggör att all information om ett evenemang finns samlat på ett ställe och det är upp till användaren att välja om man vill se helheten eller om man bara vill ha sin egen ”att-göra”-lista med vad som ska levereras eller uträttas.

_Jennie Kullman

"Vårt arbete är nu mer strukturerat och risken att något inte levereras minimeras likaväl som att risken att vi missar att ta betalt för något elimineras",
berättar Jennie Kullman, projektledare evenemang.

Gunilla

"Genom att faktureringen sker direkt från Live så säkerställer vi inte bara en snabb, korrekt och smidig process, utan det ger oss också ett väldigt bra underlag för det ekonomiska prognosarbetet",
säger Gunilla Green, Ekonomichef.

Vinster med Live

Visit Linköpings nya system har både förändrat arbetssätt och skapat mätbara resultat: 

Effektivitet

Medarbetarna har nu full kontroll över varje steg i planeringen, vilket har eliminerat personberoenden och skapat en smidigare arbetsprocess.

Innovation

Live möjliggör effektivt arbete hela vägen från idé till genomförande och kan hela tiden utvecklas utifrån nya erfarenheter och behov.

Minskad sårbarhet

Systemet har förändrat hur de hanterar risker och gjort dem mindre sårbara som organisation, då personberoendet minskat.

Snabbare offertprocess

Bekräftelse- och faktureringsfunktionen har imponerat genom att generera underlag på bara 20 sekunder, vilket snabbar upp hela processen och ökar kundnöjdheten.

Vill du veta mer om vad Multisoft kan göra för din verksamhet?

Kontakta mig direkt eller ange dina uppgifter i formuläret så återkommer jag inom kort.

Fler kundcase

Domkyrkan_externt

Stockholms katolska stift

Stockholms katolska stoft fortsätter digitliseringsre...

Stockholms universitets studentkår

Multisoft ingår samarbete med Stockholms universitets...

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata