Visit Linköping inför en mer effektiv eventhantering - för alla medarbetare

I Linköping händer det spännande saker varje dag. Stora evenemang, fascinerande utställningar, spännande scenkonst, guidade turer och magiska konserter. Tillsammans med kommun och näringsliv jobbar Visit Linköping med att öka tillväxten i besöksnäringen och skapa en attraktiv destination för både Linköpingsbor och besökare genom att vara en av Sveriges främsta event- och mötesstäder. Effektiva arbetsprocesser kopplade till stadens evenemang blir då en viktig pusselbit.

Året är 2022. Efter två år av pandemi och kraftiga förändringar inom såväl personalstyrkan som arbetssätt, kunde Visit Linköpings nya systemstöd Live äntligen köras i full skala. Live var så gott som klart när pandemin i det närmaste stängde ned hela mötes- och besökssverige. De första riktiga bokningarna i Live var inte alls lika stora som det systemet designats för. Att precis ha driftsatt det nya systemet under en pandemi bjöd på utmaningar – dels för att det är svårt att testa systemstödet fullt ut, dels för att man inte var helt säker på hur branschen skulle kunna komma att förändras.

Från lösa trådar till full kontroll

Innan implementationen av det nya systemet arbetade man i flera olika verktyg – allt från Excel till hotellbokningssystem. Arbetssättet innefattade mängder av mejl, lappar och inte minst ett stort personberoende.

Verksamhetens tidigare arbetssätt beskrivs av medarbetarna som stelbent. Veckoplaneringen gjordes utefter listor som i många fall var inaktuella redan timmar efter veckans planeringsmöte. Med realtidsuppdaterad information är nu dessa återkommande, och tidskrävande, möten inte längre nödvändiga vilket sparar tid för ett flertal roller i verksamheten.

Med implementationen av det nya systemstödet Live har arbetsprocesserna effektiviserats genom att erbjuda en heltäckande plattform där alla arbetsområden sammanfogas på ett och samma ställe.

“Att ha möjligheten att skicka offerter, hantera bekräftelser och genomföra projekt, allt inom samma gränssnitt, har verkligen förenklat vår dagliga verksamhet.

En annan viktig funktion är den enkla tillgången till historiska bokningar. Att kunna gå tillbaka och kika på gamla bokningar har inte bara underlättat vår arbetsdag, utan har också hjälpt oss att hålla oss organiserade och hålla koll på viktiga detaljer. Dessutom har den enhetliga plattformen möjliggjort ett sömlöst samarbete mellan avdelningarna. Live har verkligen gjort det enklare för oss att få saker gjorda!”,
berättar Ida Malmström, projektledare möten.

Personaliserad upplevelse för Visit Linköpings medarbetare

Systemet möjliggör att all information om ett evenemang finns samlat på ett ställe och det är upp till användaren att välja om man vill se helheten eller om man bara vill ha sin egen ”att-göra”-lista med vad som ska levereras eller uträttas.

"Vårt arbete är nu mer strukturerat och risken att något inte levereras minimeras likaväl som att risken att vi missar att ta betalt för något elimineras",
berättar Jennie Kullman, projektledare evenemang.

"Genom att faktureringen sker direkt från Live så säkerställer vi inte bara en snabb, korrekt och smidig process, utan det ger oss också ett väldigt bra underlag för det ekonomiska prognosarbetet",
säger Gunilla Green, Ekonomichef.