Definitionen av RPA
Robotic Process Automation (RPA) är en teknik som använder mjukvarurobotar (”bots”) för att automatisera upprepade, regelbaserade administrativa uppgifter som annars utförs manuellt.
Robotstyrd processautomation gör det möjligt att snabbt bygga och införa automatiserade processer, vilket minskar manuella fel, sänker administrativa kostnader och ökar produktiviteten.
Man brukar dela in RPA i två kategorier:
Bevakad automatisering (Attended RPA)
Bevakad automatisering innebär att en människa och en mjukvarurobot arbetar tillsammans i realtid. Tekniken används ofta i frontoffice-sammanhang där medarbetaren initierar och övervakar processen medan roboten hanterar de repetitiva momenten.
Den bevakade roboten imiterar användarens åtgärder på datorn eller i webbläsaren, till exempel musklick, inmatning av data eller navigering mellan system. På så sätt frigörs tid för uppgifter med högre affärsvärde samtidigt som precisionen ökar och handläggningstiden minskar.
Obevakad automatisering (Unattended RPA)
Obevakad automatisering sker utan mänsklig inblandning. Dessa robotar arbetar självständigt i bakgrunden och kan startas av schemalagda händelser, triggers eller dataflöden. Obevakad RPA används ofta för att hantera storskaliga processer i hela organisationen, till exempel fakturering eller datamigrering, där snabbhet och driftsäkerhet är avgörande.
Genom att arbeta dygnet runt och integrera med flera system parallellt bidrar obevakade robotar till att öka effektiviteten och minska kostnaderna i stor skala.
Hur har RPA utvecklats?
RPA började som ett sätt att automatisera enkla och regelbaserade uppgifter som datainmatning och filhantering. Mjukvarurobotarna imiterade mänskliga handlingar i olika system och kunde snabbt ta över monotona arbetsmoment. Resultatet blev effektivare processer, färre fel och lägre kostnader.
Tekniken växte fram ur äldre lösningar som makron, skärmskrapning och användargränssnittstester. Dessa tidiga former av automatisering lade grunden för dagens mer avancerade RPA, som utvecklats i takt med att mjukvaruarkitekturen blivit mer öppen och processerna mer standardiserade.
När tekniken mognade gick RPA från att vara punktlösningar till att bli en strategisk del av företagens digitala transformation. Plattformarna började stödja beslutslogik, API-integrationer och central övervakning av robotar och därmed närmade sig de bredare plattformar för processautomation.
Framtiden för RPA
I dag har utvecklingen tagit ännu ett steg. Genom low-code- och no-code-verktyg kan även verksamhetsanvändare skapa och anpassa automatiseringar själva eller med extern hjälp. Här blir plattformar som Softadmin® ett naturligt nästa steg där automatisering inte längre sker i separata robotar utan som en integrerad del av hela systemflödet.
Med stöd från Multisoft kan organisationer bygga hållbara lösningar som kombinerar automation, integration och verksamhetslogik i ett sammanhållet system.
Nästa steg i utvecklingen kom när RPA började kombineras med intelligenta teknologier som AI, maskininlärning, naturlig språkbehandling, datorseende (computer vision). Denna utveckling, ofta kallad Intelligent Process Automation (IPA) eller Hyperautomation, gör att RPA inte längre bara kan utföra uppgifter, utan även förstå, tolka och lära sig av data.
I dag används RPA för att koppla samman system, hantera komplexa flöden och frigöra mänskliga resurser, så dina medarbetare kan utföra mer värdeskapande arbete. Tekniken har blivit en nyckelkomponent i modern processautomation, men storskalig implementering kräver fortfarande tydlig styrning, förändringsledning och långsiktig planering för att lyckas fullt ut.
Skillnaden mellan RPA och DPA
RPA handlar i grunden om att automatisera en uppgift, medan DPA är mer synonymt med ett system som automatiserar hela processflöden, inklusive integrationer, gränssnitt och flexibilitet, och kan ses som en vidareutveckling av Business Process Management (BPM).
När du använder dig av RPA definierar du först vad som ska automatiseras, för att sen koppla in en bot som utför den uppgift som en människa utför i ett eller flera system.
RPA är därför ofta förändringskänsligt. Förändringar i ett eller flera system eller i era processer kommer potentiellt störa ut den automatiserade processen, och om du har flera automatiseringar av den här typen uppsatta störs flera av dem ut.
Ett praktiskt RPA-exempel
Större IT-konsultföretag som CGI, Atea och Knowit arbetar med RPA. Det kan exempelvis handla om att en kund inom offentlig sektor arbetar med ärendehantering i verksamheten. En handläggare återupprepar repetitiva manuella loggningar i olika system.
RPA kan då appliceras för att göra processen automatisk, och en ”robotsekvens” byggs så att automatiseringen är ett knapptryck bort (bevakad automatisering). När du ser detta problem i större skala innebär det att en stor mängd arbetstid sparas.
En skräddarsydd automationslösning
Detta gör även Multisoft, skillnaden är att i stället för att använda ett RPA-verktyg som UiPath använder vi Softadmin som skräddarsys efter din verksamhets behov och kan skala med din verksamhet och era processer (kan beskrivas som obevakad automatisering via ett system).
RPA kan ses som ett mer regelbaserat och begränsat sätt att automatisera. Fundera över hur mycket mer ett Digital Process Automation-system förstärkt med AI skulle kunna åstadkomma.
Multisoft har en kundnöjdhet på 94% efter genomförda implementationsprojekt. I mer än 30 år har vi arbetat utifrån devisen ”Vi ♥ automatisering” och utvecklat low-code-plattformen Softadmin.
Med Softadmin kan verksamhet och IT tillsammans snabbt gå från idé till färdigt system, utan långa utvecklingscykler eller omfattande kodning. Det gör att skräddarsydda lösningar kan levereras snabbt och enkelt skalas upp när behoven växer eller förändras.
