Vad är Digital Process Automation (DPA) och hur ska man tänka?

Vad är Digital Process Automation (DPA)?

Digital Process Automation (DPA) handlar om att automatisera affärsprocesser i större skala. Det är inte ett system i sig, utan en metodik som realiseras genom ett DPA-system eller en plattform. Så här uttrycker sig Salesforce när frågan ska besvaras:

Digital Process Automation (DPA) innebär att effektivisera och automatisera processer med hjälp av verktyg som low-code-utveckling. Målet är att öka effektiviteten, sänka kostnaderna och förbättra kundupplevelsen.

Du måste inte använda ett low-code-verktyg som Softadmin® för att automatisera era processer, men om du har unika förutsättningar är ofta en skräddarsydd lösning att föredra i stället för att köpa in eller bygga ett system.

Skillnaden mellan DPA, RPA, BPA, IPA och Hyperautomation

Business Process Automation (BPA) kan ses som en enklare metodik (avgränsade processer), medan DPA kan ses som en vidareutveckling av BPA. BPA som metod är inte synonymt med samma stöd för digitala plattformar, low-code och integrationer som DPA, men i grunden handlar det om samma sak: att i så hög utsträckning som möjligt bli av med manuellt arbete och att automatisera affärs- och verksamhetsprocesser.

Du kan också sikta på att kombinera AI och automation (IPA), eller använda moderna tekniker för att automatisera så mycket som möjligt, och då har du en Hyperautomation-strategi.

Varför är DPA relevant för dig?

Enligt McKinsey har cirka 60% av alla yrken minst en tredjedel av sina aktiviteter som rent tekniskt kan automatiseras. 99% av medarbetarna inom tjänsteorganisationer säger att automation sparar dem tid.

Hur mycket tid? 3,6 timmar per vecka, eller 23 extra semesterdagar om man vill se det ur medarbetarens perspektiv. Möjligheterna finns där och har ökat i takt med att datamängd, kapacitet och digitaliseringsbehov.

Effektivisering, teknisk skuld, transparens och förändringstakt

Många större organisationer sitter fast i en komplex systemmiljö där manuella rutiner, dubbeldokumentation och teknisk skuld gör det svårt att utvecklas i den takt som krävs.

Samtidigt ökar kraven på transparens från kunder, medlemmar, myndigheter och ägare vilket gör att processer måste vara spårbara, effektiva och enkla att följa upp.

Affärsnyttan för verksamheten

Digital Process Automation (DPA) adresserar dessa utmaningar direkt. När processerna blir helautomatiserade frigörs tid som kan läggas på mer värdeskapande arbete. Risken för manuella fel minskar, spårbarheten ökar och kundupplevelsen förbättras av att ärenden hanteras snabbt och konsekvent. Effekten är tydlig: både verksamheten och IT-avdelningen får ett stabilare och mer framtidssäkert systemstöd.

Exempel från verkligheten

Alla verksamheter är unika och det betyder att alla verksamhetsbehov är unika. Inget företags processer ser precis ut som ett annat och ofta innebär det att en skräddarsydd lösning är rätt väg framåt.

För Länsförsäkringar byggde Multisoft en plattform där flera applikationer samlades i ett gemensamt systemstöd. Resultatet blev minskad teknikskuld och snabbare utvecklingscykler, med automatiserade processer för bland annat dokumenthantering och kundflöden.

Ett annat exempel är Svea Bank, där Multisoft utvecklade SveaHub. En plattform som automatiserar hela kedjan från sälj och riskanalys till dokumentation och uppföljning. Genom att digitalisera och automatisera tidigare manuella moment kunde Svea både möta ökade volymer och skärpta regelkrav, utan att tappa kontrollen.

På den internationella scenen har företag som Siemens och Coca-Cola använt DPA och low-code-plattformar för att effektivisera sina globala processer. Siemens har exempelvis kortat utvecklingstider med upp till 70% genom DPA-lösningar, medan Coca-Cola Bottlers Japan sparar tusentals arbetstimmar årligen genom att automatisera administrativa flöden.

Vad är viktigt för att du ska lyckas med DPA?

För att lyckas krävs tre delar:

1. Tydlig kravinsamling – kartlägg processerna noggrant innan digitalisering så att flödena speglar verkligheten och inget viktigt steg tappas bort.
2. Förändringsledning – automation handlar lika mycket om människor som om teknik. Användarna måste förstå värdet och känna sig trygga i nya arbetssätt. Därför är förändringsledning en viktig del i hur du lyckas.
3. Rätt plattform – välj en lösning som är flexibel, säker och byggd för att växa med organisationen. Softadmin® är ett exempel på en plattform som möjliggör både snabb utveckling och långsiktig förvaltning, med integrationer och AI-funktionalitet som kan anpassas över tid.

Verkligheten är ofta mer komplex än att bara följa tre enkla steg. Består ditt nuläge av manuella rutiner, svåröverskådliga Excel-ark eller en systemkarta med luckor och överlapp? Ofta saknas en tydlig helhetsbild av hur processerna faktiskt fungerar och om systemen kommunicerar effektivt med varandra.

I det första steget i din Digital Process Automation-resa får du tillgång till information och data om hur ofta en process används, hur lång tid den tar och var flaskhalsar eller backloggar byggs upp. För IT-roller ger det en strukturerad bild av arkitektur och integrationer, och för verksamhetsroller blir det tydligt var förbättringarna ger störst affärsvärde.

Med denna kunskap går det att prioritera rätt åtgärder, undvika nya tekniska skulder och säkerställa att digitaliseringen leder till det som verkligen efterfrågas: högre effektivitet, bättre kundupplevelser och långsiktigt lägre kostnader.

Vem bör implementera DPA?

Enligt en färsk analys från Forrester är AI-agenter det senaste inom DPA. Det är inte förvånande. Alla som bygger lösningar växlar idag upp med hjälp av AI, och AI-agenter är ett logiskt steg i rätt riktning när det gäller att automatisera affärsprocesser. Forrester understryker samtidigt att den förmåga som dina medarbetare har att använda AI och low-code för att bygga egna DPA-flöden eller lösningar är ”kraftigt överdrivet”.

Till stor del handlar det om att inneha rätt kunskap. Både rent tekniskt, och den breda verksamhetskunskap som behövs. Medarbetare och chefer har oftast kunskap om sitt arbete eller avdelning och saknar en aggregerad verksamhetskunskap. Detta är något som bör knutas samman genom en effektkartläggning och/eller kravinsamling för att automationerna både ska skapa affärsnytta och vara tekniskt genomförbara.

DPA-applikationer innehåller ofta avancerad beslutslogik, endpoint-integration, orkestrering och modelleringsverktyg för att bygga användargränssnitt för människor. Här har även integrationer en stor roll att spela och de som implementerar lösningen är ofta kunniga utvecklare.

Anledningen till detta är att DPA-applikationer ofta innehåller avancerad beslutslogik, endpoint-integration, orkestrering och modelleringsverktyg för att bygga användargränssnitt som passar människor. Det är inte ett enkelt arbete.

DPA, AI och ditt nästa steg

Du har större möjligheter att lyckas idag än igår, men ännu större möjlighet imorgon. Därför skjuts många beslut upp och många hamnar på efterkälken redan idag, på grund det man tror sig se framöver.

Med Multisofts low-code-plattform har utvecklingen skett 5–20 gånger snabbare och AI accelererar arbetet ännu mer. Softadmin® kan analysera, jämföra, klassificera och svara utifrån er egen information och data.

Tack vare integration med Microsoft Azure AI Services och Azure OpenAI Service (GPT) byggs den funktionalitet ni behöver in. Plattformens beprövade och säkra komponenter garanterar att ni får en trygg helhetslösning.

AI kan förbättra RPA, BPA och DPA på både utforskade och ännu outforskade sätt. IPA (Intelligent Process Automation) handlar om en tydlig kombination av automation och AI, och det är i sig en del av tanken kring Hyperautomation, där du kombinerar olika tekniker för att kunna automatisera det som går att automatisera. Du vill dock gissningsvis lägga dig så nära din verklighet, som den ser ut, här och nu.

Multisoft hjälper organisationer att växa i takt med teknologin. Vi tror på att framtiden är något vi bygger tillsammans och ser gärna att våra kunder tar AI-steget tillsammans med oss. Vi vill att våra kunder ska utvecklas i samma takt som vi, men vi har respekt för varje organisations nuläge.