Back to Basics: hur funkar automatiserade bokningssystem?

Att hantera bokningar kan verka enkelt på ytan, men när volymerna ökar och bokningarna hopar sig, blir det snabbt en utmaning. Ett automatiserat bokningssystem kan inte bara effektivisera arbetsflöden utan också eliminera dubbelarbete och förbättra användarupplevelsen. I den här artikeln kartlägger vi vad ett bokningssystem är, vad det gör och hur ett anpassat system kan hjälpa er verksamhet att optimera processerna.

Vad är bokningssystem? 

Ett bokningssystem är ett digitalt verktyg som samlar all information om bokningar – vare sig det handlar om resurser, lokaler, personal eller utrustning. Det hjälper företag att hålla koll på bokningar, tillgänglighet och scheman i realtid. Med ett automatiserat bokningssystem kan ni skapa effektivare arbetsflöden och förbättra kundupplevelsen genom smidig hantering av bokningar och avtal.

Varför välja ett automatiserat bokningssystem? 

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt.

1. Anpassad bokning sparar tid och pengar 

Ingen känner till era rutiner, krav, utmaningar och er vision så väl som ni gör. Varför då skaffa ett standardsystem som varken uppfyller er vision eller möter upp ert företags krav och behov? Ert systemstöd bör vara optimerat efter er och anpassat efter de funktioner ni behöver i ert dagliga arbete. Alldeles för breda system som innehåller överflödiga funktion leder till otydlighet och förvirring, högre manuell inblandning och missnöje. Andra standardsystem saknar ofta integration mot andra funktioner än den systemet är till för. För optimerad, smidig bokning är det viktigt att ert systemstöd är integrerat mot exempelvis affärssystem, ekonomisystem, lagerhantering men även verktyg som BankID, Swish, Bankgirocentralen, QR-bokning och mer. Kort sagt, för stora företag är anpassning A och O – inget är mer tids- och resurseffektivt! 

2. Automatisering som eliminerar dubbelarbete

Bokning innefattar ofta hög manuell inblandning – det gör risken för fel, dubbelarbete och personberoende hög. Automatisering eliminerar dessa riskfyllda rutiner genom att sköta det administrativa, tidskrävande arbetet åt er – det effektiviserar er administration och försäkrar er om kvaliteten av ert arbete. Tre systemfunktioner att hålla utkik efter, som maximerar er effektivitet administrativt: 

• Bekräftelser och påminnelser: förenkla bokning och kommunikation samtidigt med automatiserade bekräftelser vid bokning men även påminnelser vid avstannade bokningar eller ärenden som saknar viktig information.

• Bokningsvy: få översikt över bokningar (välj och byt mellan kalender, månad-, vecko- eller dagsvy) och allting relevant information som har med bokningen att göra på ett och samma ställe, lättillgängligt.

• Tillgänglighet dygnet runt
  Användare kan logga in och hantera bokningar när som helst och från vilken enhet som helst, vilket gör det enklare att ha koll på verksamheten även när man inte är på kontoret.

• Automatiska uppdateringar
  Ett molnbaserat system uppdateras automatiskt, vilket säkerställer att ni alltid har den senaste versionen utan att behöva tänka på installationer eller systemunderhåll.

• Skalbarhet
  Oavsett om er verksamhet växer snabbt eller långsamt kan ett automatiserat system anpassas efter era behov. Man ska endast behöva betala för de funktioner och den kapacitet som man använder.

• Visualisering/grafik: Bilder och visuellt stöd ger ibland mer information än text. Visualisera enkelt antal bokningar och jämför med tidigare perioder. Med all data på plats sen tidigare kan ni också blicka framåt och sätta upp mål med grafiskt stöd. 

3. Tydliga och användarvänliga rutiner 

Sist men inte minst – ett bokningssystem ska vara enkelt och användarvänligt. Detta gäller inte bara för enskilda medarbetare – genom att t.ex. visa rätt vy för rätt medarbetare för att minimera risken för fel, förvirring och dubbelarbete – utan även på det stora hela. Med ett integrerat system säkerställer ni att allt ni behöver finns i en anpassad systemlösning, men en molnbaseradlösning ger er dessutom möjligheten att följa ert system, utvecklingar, prognoser, och förändringar i realtid – varsomhelst och närsomhelst via dator, mobil, surfplatta eller andra bärbara enheter. Smidigt! 

Vanligaste fallgroparna när man ska välja ett bokningssystem

Att välja rätt bokningssystem kan vara en utmaning, och det finns flera fallgropar att undvika.

1. Att välja ett standardsystem utan anpassningsmöjligheter
   Många företag faller för frestelsen att välja ett standardiserat system, vilket ofta leder till begränsningar i funktionaliteten. Var noga med att välja ett system som går att skräddarsy efter era specifika behov.

2. Brist på integrationer
   Undvik system som inte erbjuder integration med andra viktiga affärssystem som CRM, ekonomisystem och e-handelsplattformar. Att inte kunna koppla samman bokningssystemet med era andra IT-system kan skapa flaskhalsar och ineffektivitet.

3. Komplex användarupplevelse
   Ett vanligt misstag är att välja ett system som är för komplext att använda. Ett bra bokningssystem ska vara enkelt och intuitivt, både för kunder och personal.

4. Otillräcklig automatisering
   Ett bokningssystem utan tillräcklig automatisering leder till mer manuellt arbete än nödvändigt. Se till att systemet kan automatisera kritiska moment som påminnelser, bekräftelser och avbokningar.

5. Missad mobilanpassning
   Många bokningar sker idag via mobila enheter. Välj ett system som är fullt mobilanpassat och fungerar lika bra på surfplatta och mobil som på dator.

Redo för ett digitalt bokningssystem? 

Självklart finns det mer att säga om bokning och bokningssystem, men förhoppningsvis har detta blogginlägg gett er lite mer information om vad en ska tänka när en söker ett nytt digitalt systemstöd för bokning (och andra delar av er verksamhet). Redo att ta nästa steg? Läs vidare om Multisofts bokningssystem (och hur våra projekt går till, från kravinsamling till vidareutveckling), tidigare blogginlägg eller kontakta oss direkt så pratar vi vidare!