Back to Basics: hur funkar automatiserade bokningssystem?

Bokning... visst det kan verka enkelt utifrån men så fort bokningarna ökar och ärenden staplas på hög blir det mycket att hålla reda på. Hur går det att göra bokning smidigare och vad kan ett anpassningsbart bokningssystem göra för att effektivisera er verksamhets arbetsprocesser och rutiner? I detta blogginlägg tar vi ett steg tillbaka, i sann Back to Basics-anda, och kartlägger vad ett bokningssystem är, gör, och hur ett anpassat system kan hjälpa er att optimera, effektivisera och öka konkurrenskraft när ni växer och utvecklas.

Vad är bokningssystem? 

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt. 

Varför välja ett anpassningsbart och automatiserat bokningssystem? 

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt.

1. Anpassad bokning sparar tid och pengar 

Ingen känner till era rutiner, krav, utmaningar och er vision så väl som ni gör. Varför då skaffa ett standardsystem som varken uppfyller er vision eller möter upp ert företags krav och behov? Ert systemstöd bör vara optimerat efter er och anpassat efter de funktioner ni behöver i ert dagliga arbete. Alldeles för breda system som innehåller överflödiga funktion leder till otydlighet och förvirring, högre manuell inblandning och missnöje. Andra standardsystem saknar ofta integration mot andra funktioner än den systemet är till för. För optimerad, smidig bokning är det viktigt att ert systemstöd är integrerat mot exempelvis affärssystem, ekonomisystem, lagerhantering men även verktyg som BankID, Swish, Bankgirocentralen, QR-bokning och mer. Kort sagt, för stora företag är anpassning A och O – inget är mer tids- och resurseffektivt! 

2. Automatisering som eliminerar dubbelarbete 

Bokning innefattar ofta hög manuell inblandning – det gör risken för fel, dubbelarbete och personberoende hög. Automatisering eliminerar dessa riskfyllda rutiner genom att sköta det administrativa, tidskrävande arbetet åt er – det effektiviserar er administration och försäkrar er om kvaliteten av ert arbete. Tre systemfunktioner att hålla utkik efter, som maximerar er effektivitet administrativt: 

  • Bekräftelser och påminnelser: förenkla bokning och kommunikation samtidigt med automatiserade bekräftelser vid bokning men även påminnelser vid avstannade bokningar eller ärenden som saknar viktig information.
  • Bokningsvy: få översikt över bokningar (välj och byt mellan kalender, månad-, vecko- eller dagsvy) och allting relevant information som har med bokningen att göra på ett och samma ställe, lättillgängligt.

  • Visualisering/grafik: Bilder och visuellt stöd ger ibland mer information än text. Visualisera enkelt antal bokningar och jämför med tidigare perioder. Med all data på plats sen tidigare kan ni också blicka framåt och sätta upp mål med grafiskt stöd. 

3. Tydliga och användarvänliga rutiner 

Sist men inte minst – ett bokningssystem ska vara enkelt och användarvänligt. Detta gäller inte bara för enskilda medarbetare – genom att t.ex. visa rätt vy för rätt medarbetare för att minimera risken för fel, förvirring och dubbelarbete – utan även på det stora hela. Med ett integrerat system säkerställer ni att allt ni behöver finns i en anpassad systemlösning, men en molnbaseradlösning ger er dessutom möjligheten att följa ert system, utvecklingar, prognoser, och förändringar i realtid – varsomhelst och närsomhelst via dator, mobil, surfplatta eller andra bärbara enheter. Smidigt! 

Redo för ett digitalt bokningssystem? 

Självklart finns det mer att säga om bokning och bokningssystem, men förhoppningsvis har detta blogginlägg gett er lite mer information om vad en ska tänka när en söker ett nytt digitalt systemstöd för bokning (och andra delar av er verksamhet). Redo att ta nästa steg? Läs vidare om Multisofts bokningssystem (och hur våra projekt går till, från kravinsamling till vidareutveckling), tidigare blogginlägg eller kontakta oss direkt så pratar vi vidare!

Relaterade inlägg

Läs fler blogginlägg och guider i vår kunskapsbank.

linkedin-sales-solutions-multisoft_krav
Blogg
16 april 2024

Webinar on demand | Effektiv kravhantering nyckel till framgångsrika IT-projekt

Välkommen till detta kostnadsfria webinar där du lär dig mer om hur du ska tänka inför o...
patrick-untersee-pI_2wdcdiDE-unsplash
Blogg
8 april 2024

Anpassat eller standardiserat system – vad passar er bäst?

Utforska de avgörande skillnaderna mellan anpassade och standardiserade affärssystem och...

Kontaktuppgifter

Vill du veta mer om våra lösningar för bokning? Hör av dig till oss!

Kontakta oss

Denna webbplats använder cookies

Cookies ("kakor") består av små textfiler. Dessa innehåller data som lagras på din enhet. För att kunna placera vissa typer av cookies behöver vi inhämta ditt samtycke. Vi på , orgnr. använder oss av följande slags cookies. För att läsa mer om vilka cookies vi använder och lagringstid, klicka här för att komma till vår cookiepolicy.

Hantera dina cookieinställningar

Nödvändiga cookies

Nödvändiga cookies är cookies som måste placeras för att grundläggande funktioner på webbplatsen ska kunna fungera. Grundläggande funktioner är exempelvis cookies som behövs för att du ska kunna använda menyer och navigera på sajten.

Funktionella cookies

Funktionella cookies behöver placeras för att webbplatsen ska kunna prestera som du förväntar dig, exempelvis så att den känner av vilket språk som du föredrar, för att känna av om du är inloggad, för att hålla webbplatsen säker, komma ihåg inloggningsuppgifter eller för att kunna sortera produkter på webbplatsen utefter dina preferenser.

Cookies för statistik

För att kunna veta hur du interagerar med webbplatsen placerar vi cookies för att föra statistik. Dessa cookies anonymiserar personuppgifter.

Cookies för personlig anpassning

För att ge dig en bättre upplevelse placerar vi cookies för dina preferenser

Cookies för annonsmätning

För att kunna erbjuda bättre service och upplevelse placerar vi cookies för att kunna anpassa marknadsföring till dig. Ett annat syfte med denna behandling är att kunna marknadsföra produkter eller tjänster till dig, ge anpassade erbjudanden eller marknadsföra och ge rekommendationer kring nya koncept utifrån vad du har köpt tidigare.

Cookies för personlig annonsmätning

För att kunna visa relevant reklam placerar vi cookies för att anpassa innehållet för dig

Cookies för anpassade annonser

För att visa relevanta och personliga annonser placerar vi cookies för att tillhandahålla unika erbjudanden som är skräddarsydda efter din användardata