Back to Basics: hur funkar automatiserade bokningssystem?

Bokning... visst det kan verka enkelt utifrån men så fort bokningarna ökar och ärenden staplas på hög blir det mycket att hålla reda på. Hur går det att göra bokning smidigare och vad kan ett anpassningsbart bokningssystem göra för att effektivisera er verksamhets arbetsprocesser och rutiner? I detta blogginlägg tar vi ett steg tillbaka, i sann Back to Basics-anda, och kartlägger vad ett bokningssystem är, gör, och hur ett anpassat system kan hjälpa er att optimera, effektivisera och öka konkurrenskraft när ni växer och utvecklas.

Vad är bokningssystem? 

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt. 

Varför välja ett anpassningsbart och automatiserat bokningssystem? 

Vi början från början! I enkla termer är bokningssystem ett digitalt IT-stöd som samlar allt som kan tänkas ha med bokning att göra (personer, lokaler, evenemang, utrustning). Hitta all information, alla avtal och data samlat på ett ställe för tydlig översikt.

1. Anpassad bokning sparar tid och pengar 

Ingen känner till era rutiner, krav, utmaningar och er vision så väl som ni gör. Varför då skaffa ett standardsystem som varken uppfyller er vision eller möter upp ert företags krav och behov? Ert systemstöd bör vara optimerat efter er och anpassat efter de funktioner ni behöver i ert dagliga arbete. Alldeles för breda system som innehåller överflödiga funktion leder till otydlighet och förvirring, högre manuell inblandning och missnöje. Andra standardsystem saknar ofta integration mot andra funktioner än den systemet är till för. För optimerad, smidig bokning är det viktigt att ert systemstöd är integrerat mot exempelvis affärssystem, ekonomisystem, lagerhantering men även verktyg som BankID, Swish, Bankgirocentralen, QR-bokning och mer. Kort sagt, för stora företag är anpassning A och O – inget är mer tids- och resurseffektivt! 

2. Automatisering som eliminerar dubbelarbete 

Bokning innefattar ofta hög manuell inblandning – det gör risken för fel, dubbelarbete och personberoende hög. Automatisering eliminerar dessa riskfyllda rutiner genom att sköta det administrativa, tidskrävande arbetet åt er – det effektiviserar er administration och försäkrar er om kvaliteten av ert arbete. Tre systemfunktioner att hålla utkik efter, som maximerar er effektivitet administrativt: 

• Bekräftelser och påminnelser: förenkla bokning och kommunikation samtidigt med automatiserade bekräftelser vid bokning men även påminnelser vid avstannade bokningar eller ärenden som saknar viktig information.
  
• Bokningsvy: få översikt över bokningar (välj och byt mellan kalender, månad-, vecko- eller dagsvy) och allting relevant information som har med bokningen att göra på ett och samma ställe, lättillgängligt.

• Visualisering/grafik: Bilder och visuellt stöd ger ibland mer information än text. Visualisera enkelt antal bokningar och jämför med tidigare perioder. Med all data på plats sen tidigare kan ni också blicka framåt och sätta upp mål med grafiskt stöd. 

3. Tydliga och användarvänliga rutiner 

Sist men inte minst – ett bokningssystem ska vara enkelt och användarvänligt. Detta gäller inte bara för enskilda medarbetare – genom att t.ex. visa rätt vy för rätt medarbetare för att minimera risken för fel, förvirring och dubbelarbete – utan även på det stora hela. Med ett integrerat system säkerställer ni att allt ni behöver finns i en anpassad systemlösning, men en molnbaseradlösning ger er dessutom möjligheten att följa ert system, utvecklingar, prognoser, och förändringar i realtid – varsomhelst och närsomhelst via dator, mobil, surfplatta eller andra bärbara enheter. Smidigt! 

Redo för ett digitalt bokningssystem? 

Självklart finns det mer att säga om bokning och bokningssystem, men förhoppningsvis har detta blogginlägg gett er lite mer information om vad en ska tänka när en söker ett nytt digitalt systemstöd för bokning (och andra delar av er verksamhet). Redo att ta nästa steg? Läs vidare om Multisofts bokningssystem (och hur våra projekt går till, från kravinsamling till vidareutveckling), tidigare blogginlägg eller kontakta oss direkt så pratar vi vidare!