Litar du på din databas? Därför misslyckas organisationer med sin mätning

I en databas gömmer sig värdefull information om medlemmar och givare som ingen eller få i organisationen har tillgång till. Det kan i vissa fall bero på ointresse, men också för att det är svårt att få ut organisationens data på ett strukturerat sätt på grund av systemlösningen.

Dessutom möter jag många organisationer som inte ”litar” på statistik man får ut från sitt system och databas. Eller att samma sökningar visar olika resultat beroende på var i systemet man söker.

Det här slår hårt mot utvecklingen av medlems- och insamlingsorganisationer. Att kunna mäta sin verksamhet är ett konkret bevis på om och vad man gör rätt eller fel. Om det saknas en samsyn kring hur organisationen ska mätas, så finns det en överhängande risk att man inte arbetar mot samma mål.

Hur uppkommer det här problemet?

En av de vanligaste orsakerna är att man inte klarar av att formulera krav på analys och statistik i sin kravställning. Istället beskrivs det som en rubrik på en ”modul” utan att definiera en målsättning.

Vad du behöver fundera på inför ett systembyte:

• Fundera på er terminologi. Vad betyder t ex aktiv medlem i er organisation. Är det att man har betalt innevarande period? Att man fått sin förnyelsefaktura men ännu inte betalat? Att man betalat men sedan utträtt? Det här är ofta en förklaring till att man får olika resultat i olika systemvyer.
• Skilj på återkommande statistik och adhoc-statistik.
  • Återkommande statistik är jämförande statistik som man tittar på regelbundet. Den statistiken kan automatiseras och skickas till berörda personer på mail. Den ska generera ut transaktionsdata som inte förändras över tid så att inte rapporterna visar olika data olika månader för att ”historiken förändrats”.
  • Ad-hoc-statistik, dvs när man vill testa olika urval för att se nya mönster. Fundera på hur avancerat ni vill kunna göra den här statistiken. Att kunna göra urval på allt blir troligtvis inte det mest användarvänliga gränssnittet.
• Gå igenom vilka nyckeltal ni vill mäta er organisation på. Alla användare kan då ha tillgång till nyckeltal på startsidan i systemet. Sprid statistiken i organisationen!
• En siffra säger inte alltid hela sanningen. Ofta vill man kunna borra sig ner i sitt data och vända och vrida för att få ut det bästa svaret. Kravställ er statistik så att ni kan arbeta vidare med de poster som finns bakom statistiken.