Låt dina stödprocesser bli din konkurrensfördel

Du blir inte bäst genom att göra som alla andra. Alla företag har något unikt och kanske en process kopplad till just detta. En kärnprocess. Men glöm inte bort dina stödprocesser, de ska få minst lika stort fokus som dina kärnprocesser.  För att ha optimerade kärnprocesser i sin verksamhet krävs att man har stödprocesser som verkligen effektiviserar verksamheten.

I de verksamhetskritiska kärnprocesserna sker allt det fantastiska och företagsunika som bidrar till företagets resultat. Stödprocesserna är de som är lite svårare att förstå sig på. Dessa processer är de som ska se till att kärnprocesserna flyter på så smidigt som möjligt. Att ekonomin rullar på som den ska, att alla medarbetare får sin lön i rätt tid, att samtliga IT-system fungerar som det är tänkt.

Det är lätt att förstå att kärnprocesser är unika men när är stödprocesser det?

Ta vår kund Volvo som exempel. Deras huvudverksamhet är nybilsförsäljning och det är där de lägger mest fokus. Volvo Truck Center i Södertälje har cirka 25 anställda varav sex personer jobbar med begagnade delar. På filialen i Kungälv jobbar sju personer med begagnade delar. De köper in lastbilar som demonteras varpå reservdelar läggs ut till försäljning. Volvo Truck Center behövde få stöd av ett system genom hela arbetsflödet för att få en ökad försäljning och en bättre kontroll på lagret. Deras befintliga ERP-system kunde inte stödja den här viktiga stödprocessen. Men tack vare en skräddarsydd lösning kunde Volvo skapa ett system som ger bättre kontroll över intäktsströmmar och kostnader, färre fel, ökad kontroll över kostnadsfördelning och lager. Andra uppnådda effekter var enklare inventering, kraftigt förbättrad funktion för statistikrapporter och bättre sökfunktion.

Läs hela kundcaset här ”Genom ett skräddarsytt Softadmin®-system har Volvo fått ett lättarbetat verksamhetsanpassat system som möjliggjort automatisering av uppgifter och processer.”

Hur kan jag då få lönsamhet i processer som ändå fungerar?

De flesta ERP system har stöd för de olika delarna inom företaget förutsatt att alla förtag ser likadana ut i sina arbetssätt. Men vad händer på företag där en stödprocess är unik och en viktig del av kärnverksamheten. Hos ett stort företag inom nöjesindustrin är kärnprocessen deras olika nöjesanläggningar och att dessa fungerar som de ska och är lönsamma. Men en minst lika viktig del är personalrekrytering inför en ny säsong. Hur kan man effektivisera denna process som delvis görs manuellt och där den manuella processen innebär att ett antal personer inom HR, som skulle kunna ägna sig åt personalutvecklande och vårdande arbetsuppgifter, sitter med repetitiva administrativa uppgifter i månader?

Frågan är alltså om ert befintliga ERP system kan stödja även de stödprocesserna? Hur kan man automatisera resursplanering så man slipper lägga tid och resurser på fel ställe?

Hur vet jag då vilket IT-system som passar alla mina processer?

För att vara snabbfotad och för att kunna hänga med utvecklingen är sannolikheten ganska liten att ett standardsystem eller ett stort ERP-system kan stödja er fullt ut. Vad säger till exempel ert regelverk för IT Compliance?

Jobbar ni likadant som ni gjorde för 10 år sedan, eller bara fem år sedan? Troligtvis inte. Det system som ni väljer för era stödprocesser måste kunna anpassa sig efter verksamhetens ständiga behov av förändringar!

Se över dagens verksamhet och processer och gör ett arbete för att ta fram ett önskat nuläge. Det kommer svara på om företagets system verkligen ger det stöd ni behöver!

Kan ett standardsystem ge oss den konkurrensfördel vi efterfrågar?

Tid är, som bekant, pengar. Automatisering bidrar till positiva effekter - de löser manuella arbetskrävande utmaningar man har satt upp för att lösa. För det mesta. En starkt bidragande orsak till att IT-projekt och automatiseringsprojekt ibland inte ger de önskade effekterna är att man försöker få ett standardsystem, som inte är tillräckligt flexibelt för anpassningar, att hantera verksamhetens processer. Man försöker trycka in sin unika process igenom ett standardsystem, med förluster istället för effektvinster som följd.

Genom att automatisera era stödprocesser kan ni bygga bort den mänskliga interaktionen och låta systemet säkerställa att just er information hanteras rätt och kommer ut till rätt kunder i rätt tid.