Hur vet man om ett projekt varit lyckat?

När du har driftsatt ditt nya system och tagit dig igenom diverse faser såsom kravställning, systemspecifikationer, testning, migrering och driftsättning. Hur vet man då om projektet varit lyckat?

Det finns så klart inte ett enkelt svar på den frågan utan många olika faktorer som spelar in. Däremot finns det ett förenklat svar och det är att dela upp det i två olika aspekter: Hårda värden och mjuka värden.

Hygienfaktorerna för ett lyckat projekt (hårda värden)

De allra flesta projekt recenseras med hjälp av mer eller mindre vedertagna parametrar. Alla känner till projekttriangeln som ger oss svar på:

• Höll projektet tidplanen?
• Levererades den lösning som var med i scopet?
• Har lösningen levererats till den kostnad som var överenskommet?
• Har uppsatta effektmål uppnåtts?

De hårda värdena måste vara uppfyllda för att ett projekt ska ha en chans att uppfattas som lyckat.

För att lyckas med detta är det av yttersta vikt att välja en partner som har en bra och tydlig projektmodell som innehåller flertalet mätbara faktorer för måluppfyllnad. Ovanpå  detta behövs en beslutsstark styrgrupp med tydliga effektmål som kan förankras hos båda parter. Då kan avvikelser från projektplan kontinuerligt tas om hand innan eventuellt missnöje uppstår hos något part.

Så, med fullträffar i tidplan, uppnådda effektmål och kostnader enligt budget – går det ändå att misslyckas? En ledande fråga som tar oss vidare till mjuka värden.

De mänskliga faktorerna (mjuka värden)

Medan hygienfaktorerna är enkla att mäta och bedömer en stor del av projektupplevelsen, så är de mänskliga faktorerna svårare att mäta och därför bedöms de inte nödvändigtvis lika noggrant.

Om nu projektet uppnått alla hårda värden, kan helhetsintrycket ändå vara ljummet?

Jag är rätt säker på att statistiken för lyckade IT-projekt hade sett helt annorlunda ut om det bara var de hårda parametrarna som behövde uppfyllas. Nu är det inte så och ett lyckat projekt är trots allt en helhetsbedömning av alla faktorer i projektet.

• Går exempelvis systemet att använda på det sättet som ni hade förväntat er?
• Vad säger användarna?
• Kände sig projektgruppen stimulerad och hade man kul under resans gång?
• Kantades den av sjukskrivningar på grund av hård belastning av medarbetarna?
• Behövdes mycket tid läggas på utbildning av slutanvändarna?
• Genererade projektet några nya lärdomar? Vilka då?

Med grönt ljus på alla hårda värden menar jag att det trots allt kan lysa rött på projektupplevelsen, om inte frågorna ovan lyser grönt. Upplevelsen behöver dessutom både kund och partner vara samstämmiga om.

Finns energin, engagemang och viljan från bägge parter att fortsätta den gemensamma resa de påbörjat i och med att man tagit fram en systemlösning tillsammans?

Då har projektet varit lyckat.