Från manuell hantering till full automation hos Transvoice

Transvoice är en av Sveriges största aktörer inom tolkförmedling och språkhantering. Varje dag hanterar företaget tusentals uppdrag från både privata och offentliga kunder – däribland Region Stockholm, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Med ett ökande tryck på snabbhet, precision och kostnadseffektivitet stod det klart att de gamla arbetssätten inte längre räckte till.

Begränsande system och manuella processer

Manuella processer, beroende av enskilda personer och bristande systemstöd gjorde det svårt att möta både kundernas och tolkarnas växande krav. Matchningen av tolkar till uppdrag krävde detaljerat och tidskrävande arbete, och varje faktura och lönebesked krävde noggrann manuell kontroll.

"Vi behövde ett system som inte bara kunde hantera den ökade volymen, utan också minska våra kostnader och felmarginaler," säger Shahin Danaie, Project Manager på Transvoice.

Innan Transvoice beslutade att implementera ett skräddarsytt system, stod verksamheten inför flera betydande utmaningar. En av de största var att hantera den växande volymen tolkuppdrag på ett effektivt sätt. Matchningen av tolkar till uppdrag krävde detaljerat och tidskrävande manuellt arbete, vilket resulterade i hög arbetsbelastning och en ökad risk för kvalitetsbrister. Det blev tydligt att en långsiktig lösning krävde mer än bara digitalisering – automatisering var nyckeln.

"Först när vi byggde ett nytt system hade vi förutsättningarna vi tidigare saknat,” berättar Shahin.

Shahin Danaie, Project manager på Transvoice, ser en stor förbättring när det kommer till minska på medarbetarnas repetetiva uppgifter. Foto: Transvoice.

En annan tydlig utmaning var den manuella hanteringen av fakturering och löneutbetalningar. Eftersom varje faktura och lönebesked krävde noggrann manuell kontroll och bearbetning, blev dessa processer både långsamma och benägna att innehålla fel.

Samtidigt ökade kraven på snabbare bokningar och mer exakt matchning av tolkar. Transvoice insåg att de behövde en lösning för att möta dessa krav utan att tumma på kvaliteten eller effektiviteten.

"Innan hade vi ingen automatisering alls. Allt gjordes manuellt. Nu kan våra medarbetare äntligen fokusera på värdeskapande arbete i stället för repetitiva uppgifter," berättar Shahin.

Automatisering som nyckel till effektivisering

Transvoice insåg att de inte kunde växa vidare utan ett kraftfullt digitalt stöd. Tillsammans med Multisoft påbörjade man en kravanalys för att identifiera affärskritiska behov och processer. Resultatet blev ett skräddarsytt uppdragshanteringssystem baserat på Softadmin® – utvecklat för att stödja hela verksamheten, från bokning till fakturering.

"Vi insåg att vi inte kunde växa vidare utan ett kraftfullt digitalt stöd. Vi behövde något som automatiserade – inte bara digitaliserade – våra processer" 

- Alexander Markinhuhta, operativ chef på Transvoice

Smart matchning – rätt leverantör till rätt kund i rätt tid

En central del i lösningen är den fullständiga automatiseringen av bokningsflödet – från att en förfrågan kommer in till att rätt tolk tillsätts och bekräftas. Systemet tar hänsyn till kompetens, tillgänglighet, geografisk plats och kundens preferenser – och skickar automatiskt rätt uppdrag till rätt tolk, ofta inom sekunder.

"Vi uppskattar att vi har kunnat frigöra en betydande del av den tid som tidigare lades på manuell matchning. Även om det är svårt att ange en exakt siffra, ser vi tydliga indikationer på att arbetsinsatsen har minskat avsevärt, vilket har gett oss möjlighet att omfördela resurser till mer värdeskapande uppgifter," berättar Alexander.

Mer om avancerad matchning

Från behovsanalys till skräddarsydd lösning

Transvoice inledde processen med en noggrann kravinsamling tillsammans med Multisoft för att kartlägga verksamhetens specifika behov. Genom att noggrant analysera de utmaningar och mål som företaget stod inför, skapades en tydlig bild av de funktioner och lösningar som behövdes.

Tillsammans med Multisoft utvecklade Transvoice därefter ett skräddarsytt uppdragshanteringssystem baserat på plattformen Softadmin® – designat för att exakt matcha de krav som verksamheten hade. Det nya systemet blev inte bara ett verktyg, utan en central del av Transvoices arbetsmodell, som nu möjliggör effektiva och automatiserade processer anpassade för deras verksamhet.

"Systemet är inte bara smart – det är anpassat efter verkligheten vi jobbar i. Det märks att Multisoft förstår våra behov," berättar Alexander.

Tydliga resultat – på flera plan

Även på ekonomi- och faktureringssidan har stora förändringar genomförts. Tidigare var dessa processer manuella och beroende av specifika personer. Nu sker det mesta automatiskt, vilket både minskat fel och frigjort tid för andra uppgifter.

"Lösningen har gjort vårt ekonomi- och faktureringsarbete mer robust, med bättre struktur och spårbarhet. Det minskar risken för fel och gör det enklare att följa upp och kvalitetssäkra underlag," säger Alexander.

Integrationer med externa aktörer som Migrationsverket och Arbetsförmedlingen har dessutom effektiviserat samarbetet med offentlig sektor. Samtidigt har tolkarna fått en ny mobilapp som ger dem bättre överblick, kontroll och stöd i sitt dagliga arbete.

"Det är en enorm skillnad att tolkarna nu har all information de behöver – uppdrag, resor och detaljer – samlat direkt i appen. I en oberoende branschmätning rankades vårt systemstöd som det bästa på marknaden," säger Shahin.

Ökad kundnöjdhet och leveransprecision

Vi har sett en tydlig förbättring i kundupplevelsen, framför allt tack vare att svarstiderna till kund har minskat avsevärt. Den kortare väntetiden har inte bara ökat effektiviteten, utan också stärkt kundernas förtroende för vår leveransförmåga," säger Alexander.

"Vi ser att våra resultat har förbättrats avsevärt. Arbetet har blivit mer effektivt och vi har idag en ökad förmåga att möta de krav och förväntningar som ställs, med högre kvalitet och bättre leveransprecision,” fortsätter Shahin.

Ett partnerskap byggt på förtroende och automatiseringsfokus

När Transvoice stod inför beslutet att modernisera sina processer, utvärderades flera färdiga systemlösningar – men inget visade sig kunna möta de komplexa och verksamhetsspecifika kraven. Det var först i dialogen med Multisoft som bitarna föll på plats. Med en djup förståelse för automatisering och en lyhördhet för Transvoices behov, blev Multisoft det självklara valet.

"Vi var övertygade om att Multisoft var rätt partner för vår automatiseringsresa. De var de enda som på riktigt förstod våra utmaningar – och kunde lösa dem"

- Shahin Danaie, Project Manager på Transvoice

Samarbetet har präglats av förtroende, kompetens och ett gemensamt lärande – något som visat sig vara avgörande för projektets framgång.

"Det har varit ett extremt lärorikt projekt, och resultatet blev fantastiskt. Jag hade gärna gjort det här igen!" avslutar Alexander.