Stockholms katolska stift framtidssäkrar genom digitalisering

Stockholms katolska stift omfattar hela landet med 44 församlingar, från Ystad i söder till Luleå i norr. Stiftet har omkring 130 000 medlemmar, men betydligt fler personer som hanteras i systemet när kyrkoboken nu blivit digital. 

Under 2020 stod Stockholms katolska stift inför utmaningen att kravställa ett nytt systemstöd, då tidigare medlemssystem gick mot slutet av sin livscykel. I systemet, som använts under många år, hade brister identifierats och funktionaliteten täckte inte längre behovsbilden. Uppkoppling från användarna mot systemet gjordes exempelvis mot en sluten miljö vilket medförde tillgänglighetsproblem ute i verksamheterna.

Letade efter en framtidssäker helhetsleverantör

När arbetet med att kravställa det nya systemet drog i gång togs en oberoende konsult in för att kartlägga behoven vad gällde grundfunktionalitet och krav på leverantören. Stockholms katolska stift letade efter en trygg helhetsleverantör som kunde stå för allt från utveckling och drift till förvaltning och support – som dessutom var stor nog att leverera i en relativt snabb takt. 

”Trygghetsaspekten genomsyrade absolut vårt val. Vi ville köpa säkerhet, kvalité och ett framtidssäkert val. Det känns tryggt att vi inte valt bara ett medlemssystem – vår verksamhet är mer komplex än så, och att framöver kunna bygga vidare utefter våra behov är ett måste”, berättar Michel Louis, IT-ansvarig katolska kyrkan.

När Multisoft kom in i bilden gjordes en kravinsamling, alltså en översikt och analys av befintliga processer samt en kartläggning över de krav och behov verksamheten hade.  Här kartlades såväl generell grundfunktionalitet som användarspecifika behov.  

Stora volymer känsliga data

Stockholms katolska stift hanterar stora mängder känsliga data. Det handlar om allt från personuppgifter såsom namn och personnummer till information om sakrament, t ex dop, vigsel och begravning. Med ansvaret att lagra denna information följer högra krav på både hanteringen av data samt att datan är korrekt registrerad och uppdaterad.

"Med tanke på den typ av information vi lagrar ställer vi höga krav på just säkerhet. Dessutom behöver våra register vara korrekta hela tiden, då våra registerutdrag är helt vitala för finansieringen av vår verksamhet”,
fortsätter Michel Louis, IT-ansvarig katolska kyrkan.

Stiftets verksamhet finansieras huvudsakligen genom att medlemmarna betalar kyrkoavgift, baserat på medlemmens beskattningsbara inkomst, vilket är en av anledningarna till att verksamheten ställer så pass höga krav på att korrekt information lagras och hanteras på ett korrekt sätt. 

"Vi har precis haft revision av vårt nya medlemsregister och våra revisorer var påtagligt nöjda med det de såg",
berättar Staffan Livehed, ekonomichef katolska kyrkan.

Automatisering som gör skillnad 

Med det nya systemet följer en hel del ny funktionalitet. Nu kan användarna ute i verksamheterna, såsom präster och diakoner, snabbt och säkert få åtkomst till medlemsregistret. Tack vare olika typer av användargrupper filtreras data och funktionalitet. Tidigare tog processen att kontrollera medlemsstatus flera dagar då det innefattade samtal till  till berörd församling för registreringsbekräftelse. Idag tar det sekunder, då uppslag görs genom att logga in via telefonen i den tillhörande appen. 

"Att nå medlemsregister när- och varsomhelst ifrån har gjort stor skillnad ute i våra verksamheter. Det är förstås väldigt skönt och effektivt för våra användare, men sparar också otroligt mycket tid för oss som organisation” , berättar Michel Louis, IT-ansvarig katolska kyrkan.