Automatisering av arbeidsflyt: hva det er, eksempler og fordeler

Automatisering av arbeidsflyt kan for eksempel innebære at en søknad kommer inn, at riktig informasjon automatisk kontrolleres, at saken sendes videre til riktig person, at neste trinn utløses når en beslutning tas, og at alt loggføres underveis. I praksis betyr dette at manuelle trinn, ventetider og unødvendige avbrudd reduseres.

For mange bedrifter er dette mer hverdagslig enn det høres ut. Automatisering av arbeidsflyt er ofte det som skjer når man går fra e-post, Excel, sjekklister og muntlige overleveringer til en tydeligere og mer kontrollert digital arbeidsmåte.

Arbeidsflytautomatisering som et konsept

Automatisering av arbeidsflyter er likt flere andre konsepter og brukes ofte som en paraplybetegnelse for å automatisere arbeidsflyter med regler, trinn og beslutninger.

Det nærmeste er prosessautomatisering , som er et bredere konsept som betyr effektivisering av prosesser. BPA (Business Process Automation) brukes ofte når man vil legge vekt på forretningsfordeler og forretningsprosesser. DPA (Digital Process Automation) er også nært, men refererer oftere til mer omfattende digitalisering av prosesser, inkludert grensesnitt, data og oppfølging.

IA (Intelligent Automation) og hyperautomatisering er konseptuelt sett et steg bredere. Der kombineres ofte arbeidsflytautomatisering med AI, dokumenttolkning eller andre teknologier for å automatisere mer av virksomheten.

Den enkleste måten å se på konseptet er derfor at arbeidsflytautomatisering beskriver selve arbeidsflyten, mens BPA, DPA, IA og Hyperautomatisering beskriver større sammenhenger eller høyere ambisjonsnivåer. Det viktige er ikke hva løsningen eller automatiseringsverktøyet kalles, men hva det faktisk løser.

Hvordan fungerer automatisering av arbeidsflyt?

En automatisert arbeidsflyt er vanligvis bygget opp av tre deler:

1. Noe som setter i gang flyten.
2. Regler for hva som skal skje.
3. En eller flere handlinger.

Det starter med en trigger. Det kan være at noen sender inn et skjema, at en bestilling registreres, at en fil kommer inn, eller at en status endres i et system.

Så kommer logikken. Det er her du bestemmer hva du skal gjøre, avhengig av hva prosessen krever. Kanskje noen saker skal gå automatisk, mens andre krever manuell gjennomgang. Kanskje forskjellige personer skal involveres, avhengig av beløp, sakstype eller forretningsområde.

Til slutt skjer selve handlingene. Systemet kan opprette en sak, oppdatere data, sende et varsel, generere et dokument eller videresende informasjon til et annet system.

Det høres enkelt ut i teorien, men i virkeligheten er det ofte mer komplekst. Mange prosesser er avhengige av flere systemer, ulike roller, interne regler og lokale unntak. Det er her automatisering av arbeidsflyt blir virkelig interessant. Ikke for å automatisere et knappetrykk, men for å få en hel prosess til å fungere mer konsistent.

Det er også her mange organisasjoner oppdager forskjellen mellom digitalisering og automatisering. Å ha et skjema- eller saksbehandlingssystem betyr ikke automatisk at arbeidsflyten er effektiv. Hvis folk fortsatt trenger å lete etter informasjon, tolke neste trinn eller flytte data mellom systemer manuelt, er det ofte mer arbeid som må gjøres.

Arbeidsflytautomatisering og AI

Automatisering av arbeidsflyter trenger ikke å involvere store investeringer i AI eller avansert teknologi. Det starter ofte med en prosess som har blitt for viktig, for omfattende eller for sensitiv til å fortsette å operere semimanuelt. I mange tilfeller er slike arbeidsflyter primært basert på strukturerte data , da det gjør det enklere å kontrollere regler, beslutninger og de neste trinnene i prosessen.

Når det er sagt, er det ofte lurt å vurdere hvilke deler av forretningsprosessene dine som inneholder ustrukturerte data , for eksempel dokumenter, bilder, PDF-er, lydfiler, kode eller nettinnhold. IDC anslår at 90 % av bedriftsdata er ustrukturerte .

Her kan AI brukes til å tolke, sortere, oppsummere eller trekke ut informasjon, som deretter kan bli en del av en mer automatisert arbeidsflyt. På denne måten kan AI tjene som et naturlig supplement til automatisering av arbeidsflyter og på lang sikt utvide hvilke prosesser som kan automatiseres. AI utvider hva som kan fanges opp i en arbeidsflyt, men ustrukturerte data må klassifiseres, kvalitetsvurderes, filtreres og kontrolleres for å fungere godt i AI-applikasjoner.

Eksempler på automatisering av arbeidsflyt

Automatisering av arbeidsflyter kan brukes i nesten alle administrative prosesser der samme type trinn gjentas.

• Et vanlig eksempel er onboarding. Når en ny ansatt ansettes, kan flere trinn settes i gang umiddelbart. Kontoer må opprettes, utstyr må bestilles, tillatelser må angis, introduksjonsmateriell må sendes ut, og de riktige personene må få sin informasjon. Hvis alt dette gjøres manuelt, kan prosessen lett bli både treg og sårbar.
• Et annet eksempel er godkjenningsflyter. Fakturaer, kontrakter, kjøp eller interne beslutninger må ofte gå gjennom flere trinn. Når arbeidsflyten automatiseres, er det mulig å kontrollere hvem som gjør hva, i hvilken rekkefølge og under hvilke betingelser.
• Kundeservice og saksbehandling er også vanlige områder. En sak kan automatisk kategoriseres, sendes til riktig funksjon, prioriteres basert på bestemte regler og følges opp hvis det ikke er noe svar. Dette sparer ikke bare tid, men gir også bedre struktur.

Det er også mange prosesser som ligger mellom avdelinger og derfor ofte blir unødvendig trege. En arbeidsflyt som går mellom salg, levering, support, økonomi og oppfølging er sjelden effektiv hvis hvert trinn ligger i sitt eget system eller i sin egen innboks. Da blir automatisering en måte å holde prosessen sammen på, ikke bare få den til å gå raskere.

Fordeler med automatisering av arbeidsflyt

Den mest åpenbare fordelen er ofte mindre tid brukt på administrasjon, men det er sjelden den største gevinsten i det lange løp.

• En viktig effekt er at prosessen blir mer forutsigbar . Når arbeidsflyten er tydelig og kontrollert, reduseres risikoen for at noe går tapt, blir sittende fast med feil person, eller blir håndtert ulikt avhengig av hvem som tilfeldigvis er tilgjengelig.
• En annen fordel er bedre kvalitet . Når data samles inn og sendes på en mer kontrollert måte, reduseres dobbeltregistrering, misforståelser og manuelle feil. Det blir også enklere å følge opp prosessen og se hvor flaskehalser faktisk oppstår.
• For mange bedrifter er det minst like viktig å redusere avhengigheten av mennesker . Prosesser som fungerer bra så lenge visse personer er på plass, er ofte mer sårbare enn man tror. Når kunnskap, unntak og overleveringer er i hodene til noen få personer, blir det vanskelig å skalere, utvikle og sikre kvalitet over tid.
• Automatisering av arbeidsflyter kan også gjøre det enklere å håndtere vekst . Det som fungerer bra når volumene er små, blir raskt tungvint når flere saker, kunder eller interne flyter må håndteres. Automatisering gjør det mulig å øke kapasiteten uten at administrasjonen vokser like raskt.
• En annen styrke er sporbarhet . I prosesser der det er viktig å forstå hva som skjedde, hvem som gjorde hva og hvorfor en beslutning ble tatt, gir en automatisert arbeidsflyt ofte et mye bedre grunnlag enn e-posttråder og manuelle lister. Dette gjelder spesielt i regulerte eller forretningskritiske prosesser.

Når man oppsummerer fordelene, er det ofte bedre å tenke på det på denne måten: automatisering av arbeidsflyt handler ikke bare om å jobbe raskere. Det handler om å jobbe mer kontrollert, mer skalerbart og med mindre friksjon.

Integrasjoner, standardsystemer eller tilpasset automatisering av arbeidsflyt

Det finnes flere veier til automatisering av arbeidsflyt, og det er ikke alltid den samme veien som passer best.

For enklere behov kan et lettere verktøy være mer enn nok. Hvis du vil automatisere mindre oppgaver i et begrenset miljø, kan for eksempel Google Apps Script fungere bra. Det er ofte egnet for mindre bedrifter eller team som raskt ønsker å automatisere noe i Google Workspace, for eksempel skjemaer, regneark eller enkle varsler.

Hvis behovet primært er å koble sammen eksisterende systemer, kan integrasjonsverktøy være veien å gå. Zapier er et kjent eksempel når man ønsker å få forskjellige apper til å snakke med hverandre uten å bygge et helt nytt system. Det kan være et godt alternativ når prosessen er relativt enkel og når det viktigste er å skape flyt mellom allerede etablerte verktøy.

Men mange bedrifter innser raskt at det ikke er nok å bare koble sammen systemer. Det kan være et hull i systemkartet. Prosessen er viktig, men ingen standardsystemer passer egentlig. Det kan finnes flere verktøy som løser deler av behovet, men ingenting som holder sammen hele arbeidsflyten, logikken, dataene og oppfølgingen.

Standardsystemer passer ofte godt når prosessen er ganske lik andre organisasjoners prosesser. I så fall er det ofte lurt å bruke noe ferdiglaget. Men når virksomheten har sine egne regler, mange integrasjoner, flere roller, høy kompleksitet eller behov for å endre prosessen over tid, kan kompromissene lett bli dyre.

Det er i slike situasjoner at tilpasset automatisering av arbeidsflyt blir relevant.

For oss i Multisoft innebærer det ofte operasjoner der ferdige standardsystemer ikke er nok, eller der flere systemer må kobles sammen av en mer forretningsspesifikk systemstøtte. I dette tilfellet kan et tilpasset system gi bedre kontroll over både arbeidsflyt, informasjon og videreutvikling. Dette gjelder spesielt når prosessen er viktig for virksomheten, når integrasjoner er sentralt og når det ikke er bærekraftig å bygge kritiske flyter i separate punktløsninger.

Dette er også en vanlig vei for større organisasjoner. Enten prøver du å tilpasse driften til et standardsystem. Eller så bygger du det selv og tar fullt ansvar for utvikling og administrasjon internt. Det finnes et tredje alternativ: å bygge et tilpasset forretningssystem på en velprøvd plattform, hvor løsningen er tilpasset prosessen, men hvor du ikke trenger å bære hele utviklings- og administrasjonsbyrden selv.

Automatisering av arbeidsflyt med lav kode

Lavkodebasert arbeidsflytautomatisering betyr at du eller en partner bygger og endrer arbeidsflyter ved hjelp av ferdige komponenter i stedet for å utvikle alt fra bunnen av.

Dette betyr ikke at løsningen trenger å være enkel. Det handler snarere om å få momentum uten å miste struktur. Med riktig plattform er det mulig å bygge avanserte flyter med integrasjoner, forretningslogikk, roller og oppfølging, men uten at hver del trenger å spesialutvikles fra bunnen av.

Dette er spesielt interessant i bedrifter der prosesser endrer seg over tid. Når regler, ansvar, integrasjoner eller informasjonsbehov endrer seg, må systemstøtten kunne holde tritt. Hvis hver endring blir et tungt utviklingsprosjekt, vil forbedringsarbeidet raskt avta.

Lavkode er derfor ofte en god løsning når du vet at prosessen er viktig, men ikke ønsker å velge mellom et halvhjertet standardsystem og full intern utvikling. Du ønsker å kunne bygge raskt, men også ha noe som kan administreres, videreutvikles og stoles på over tid.

For oss er dette en sentral del av hvordan vi jobber. Softadmin® er bygget for å kunne utvikle tilpassede forretningssystemer raskt, men også slik at de kan leve lenge, videreutvikles og integreres i et større systemmiljø. Dette gjør lavkode relevant ikke bare som en måte å komme raskt i gang på, men som en måte å skape bærekraftig arbeidsflytautomatisering i virksomheter der kravene faktisk er høye.