Hva er forretningsprosessstyring?
Forretningsprosessstyring er en strukturert tilnærming til å oppdage, modellere, analysere, måle og forbedre hvordan arbeidet utføres i en organisasjon, med fokus på hele flyten fra start til slutt. Det kan for eksempel handle om hvordan en kundesak håndteres, hvordan en ordre godkjennes eller hvordan informasjon flyttes mellom ulike deler av virksomheten.
Formålet med BPM er å skape prosesser som er tydelige, effektive og kan forbedres over tid. Arbeidet starter ofte med å kartlegge dagens situasjon, identifisere flaskehalser og unødvendige trinn, og deretter utforme en bedre fremtidig arbeidsmåte. En viktig del er også å følge opp resultatene for å se om endringen faktisk har hatt den ønskede effekten.
Hva er forskjellen mellom BPM og BPA?
BPM er den overordnede tilnærmingen til å forstå, administrere og utvikle forretningsprosesser. Business Process Automation er den delen som automatiserer utvalgte trinn i prosessen. Disse kan være tilbakevendende, regeldrevne eller tidkrevende trinn som ellers krever mye manuelt arbeid.
Automatisering er en naturlig del av BPM, ikke et separat initiativ. Tenk på prosessautomatisering som en taktisk del av BPM. Forholdet mellom konseptene er tydelig: BPM setter retningen, mens BPA bidrar til å automatisere og digitalisere endringen i praksis.
Det er også derfor BPA vil være så viktig fremover. Det er ikke lenger nok å forstå en prosess. For å skape reell effekt må forbedringen bygges inn i en arbeidsmetode og systemstøtte som kan brukes, følges opp og utvikles over tid.
BPM kan sees på som kontrollen av prosessen. Det handler om å analysere den nåværende situasjonen, definere ansvar, utvikle en bedre arbeidsmåte og følge opp resultatet over tid. Det er derfor rammeverket for hvordan prosessen bør forstås og utvikles.
BPM avgjør hva som må forbedres. Her ser man på hele flyten. Hvilke steg finnes? Hvor venter man? Hvor går ting galt? Hvor mister man sporbarhet, hastighet eller kvalitet?
BPA er i stedet den delen som automatiserer visse trinn i prosessen. Den bruker teknologi til å håndtere repeterende forretningsoppgaver i flere trinn, ofte med lite eller ingen manuell inngripen. Med andre ord: BPM beskriver hva som må forbedres, og automatiseringen av arbeidsflyter bidrar til å implementere forbedringen.
Her eliminerer man manuell inngripen, dobbeltarbeid og unødvendige overleveringer. Mandag beskriver forholdet tydelig: BPM hjelper organisasjonen med å bestemme hva som bør automatiseres, mens automatisering er verktøyet som gjør implementeringen raskere og bedre.
Hvorfor BPM-automatisering er viktig for fremtiden til BPM
En vanlig svakhet i BPM-arbeid er at det stopper i analysefasen. Prosesser dokumenteres, workshops holdes og fremtidige flyter kartlegges, men hverdagen fortsetter stort sett som før. Det som ofte mangler er evnen til å oversette prosessinnsikt fra en prosesskartlegging til en ny måte å faktisk jobbe på.
Når automatisering blir en del av BPM, får du ikke bare en bedre forståelse av prosessen. Du får også muligheten til å standardisere utførelse, redusere menneskelige avhengigheter, skape sporbarhet og følge opp prosessen i sanntid. Ardoq beskriver at automatiseringsfunksjoner er avgjørende i BPM-verktøy, ettersom de hjelper organisasjoner med å redusere manuell innsats og redusere feil.
I større organisasjoner er dette spesielt viktig. Prosesser går sjelden gjennom ett enkelt system. De beveger seg mellom funksjoner, team og plattformer.
BPM uten BPA risikerer å bli en teori
En prosess kan være godt beskrevet og likevel fungere dårlig i praksis. Det er nok at noen få kritiske trinn fortsatt finnes i e-poster, PDF-er, Excel, diverse systemer eller fysiske overleveringer for at hele flyten skal bli sårbar.
Dette betyr ikke at alt skal automatiseres. Dårlig automatisering låser rett og slett en dårlig arbeidsmåte i et nytt verktøy. Men det betyr at BPM som fagfelt blir betydelig svakere hvis det ikke fører til en eller annen form for automatisert utførelse der det er berettiget.
Fire grunner til at BPM-automatisering blir stadig viktigere
At BPA blir stadig viktigere handler ikke bare om effektivitet. Det handler om prosesser som har blitt vanskeligere å kjøre manuelt.
- Prosesser krysser flere systemer enn før
Mange forretningsprosesser beveger seg mellom ERP, CRM, saksbehandling, dokumentflyt og spesialiserte systemer. BPM kan gi oversikt, men BPA er nødvendig for å få flyten til å fungere i praksis.
- Kravene til sporbarhet og kontroll øker
Når flere beslutninger må følges opp, blir manuelle prosesser raskt en risiko. Automatiserte flyter gjør det enklere å loggføre trinn, sikre regelverk og se hvor avvik oppstår.
- Forbedringstakten må øke
BPM er fundamentalt sett en disiplin for kontinuerlig forbedring. Men det er vanskelig å forbedre seg raskt hvis hver endring krever mye manuell koordinering. Når automatisering er på plass fra starten av, blir det enklere å justere og skalere prosesser over tid.
- AI gjør BPA mer relevant, ikke mindre
Jo flere intelligente funksjoner som er koblet sammen, desto viktigere blir det å ha tydelige prosesser, ansvarsområder og integrasjonspunkter. KI erstatter ikke BPM. Tvert imot blir prosessperspektivet viktigere når organisasjoner ønsker å bruke KI i praksis .
Forskning på BPM og AI beskriver hvordan AI kan bidra til flere deler av prosessarbeid, som analyse, redesign, implementering og oppfølging. Dette gjør automatisering mer relevant, ettersom noen fortsatt må oversette prosessinnsikt til en faktisk brukbar arbeidsmåte.
Det som er sant, er at tradisjonell automatisering ofte har fungert best når prosessen er basert på strukturerte data og klare regler. AI gjør det enklere å jobbe med strukturerte data . Imidlertid kan AI-baserte metoder også gjøre det enklere å jobbe med ustrukturerte data og informasjon, for eksempel dokumenter, fritekst, bilder og andre innholdstyper.
Tips!
Lær mer om hvordan du kan ta Enterprise AI fra pilotprosjekt til drift i prosessene dine.
Hva betyr dette for organisasjoner som ønsker å komme videre?
For din bedrift betyr dette at prosessarbeidet må knyttes tettere til systemstøtte enn før. Ikke i den forstand at hver prosess må ha sitt eget verktøy, men at forbedringsarbeidet må ende opp i noe som kan brukes, måles og videreutvikles.
Det starter vanligvis med noen ganske enkle spørsmål:
- Hvor gjør folk det samme om og om igjen?
Her finnes det ofte klare kandidater for BPA.
- Hvor oppstår «ventetiden» mellom trinn og lag?
Det er ofte her prosesser mister momentum, kontroll og kvalitet.
- Hvor mangler sporbarheten?
Hvis du ikke klarer å følge prosessen, vil den også være vanskelig å kontrollere.
- Hvor er prosessen avhengig av at den rette personen tilfeldigvis vet hva som skal gjøres?
Da har du ikke bare et effektivitetsproblem. Du har også et risikoproblem.
Når disse spørsmålene kobles til en gjennomtenkt BPM-tilnærming, blir BPA ikke bare et automatiseringsverktøy for effektivitet. Det blir en måte å gjøre prosessforbedring virkelig mulig.
