Ordresystem fra Multisoft effektiviserer ICAs arbeidsmåte og gir kontroll over IT-utstyret i hele Sverige

Teamet Store Infrastructure innen ICA Sverige AB skal sørge for at samtlige av Sveriges ICA-butikker har stabil drift og riktig IT-utstyr, men på grunn av mangel på et oversiktlig system ble denne oppgaven vanskeliggjort. Gjennom samarbeidet med Multisoft håpet teamet å kunne forbedre kvaliteten på tjenestene deres ved hjelp av et tilpasningsdyktig ordresystem. I dag forteller Tina Bergström, tidligere sjef for gruppen, og Johan Lindmark, nåværende systemeier, at "systemet har blitt bedre enn vi kunne forestille oss".

Gruppen manglet et pålitelig register over butikkenes IT-utstyr, og det gamle ordresystemet var vanskelig å arbeide i. Prosessen med å få ut korrekte data var både omstendelig og tidkrevende, noe som resulterte i at en gjentakende oppgave som å sammenstille en liste til butikkene kunne ta lang tid.

"For å kunne opprette fakturaer eksporterte vi hver ordrelinje i databasen, valgte ut de som var interessante og limte inn i Excel. Ikke engang innen nærmeste krets forsto man hvordan det fungerte", forteller Tina.

Gruppens forhåpning var å utvikle et nytt system som kunne effektivisere arbeidsmåter, sikre datakvaliteten, redusere manuell håndtering, automatisere manuelt arbeid, øke tilliten fra butikkene samt øke inntektene gjennom korrekte registre og reduserte krediteringer.

"Vi ønsket et system som støttet hele avdelingens virksomhet for å erstatte flere ulike systemer, som dessuten hadde mangler og ikke var tilpasset virksomheten som ble drevet", fortsetter hun.

Innføringen av det nye ordresystemet IBIS, utviklet av Multisoft med plattformen Softadmin®, har medført at gruppen nå har fått en bedre oversikt over butikkene og deres IT-utstyr og tjenester. Takket være at informasjonen er butikksentrert og samlet på ett og samme sted får gruppen tilgang til all informasjon som kreves slik at de kan arbeide enhetlig og effektivt.

"Det som to personer satt heltid med tar nå noen timer", forteller Tina.

Mange arbeidsoppgaver som tidligere ble utført manuelt, som å opprette debiteringsgrunnlag, gjøres automatisk i det nye systemet. Dette har bidratt til reduserte feil, økt tillit, færre personavhengigheter, et bedre arbeidsmiljø og at gruppen har frigjort tid til å utføre mer verdiskapende oppgaver.

"Systemet har ført til at vi har bedre status over IT-utstyret samlet sett i butikkene. Altså mer som omfattes av serviceavtalen enn vi noensinne har hatt før", forteller Tina, "For ICA som helhet og for butikkenes varemerke er det viktig med en stabil drift."

Gjennom integrasjoner mot eksisterende systemer har brukerne også fått tilgang til mye mer informasjon enn tidligere og holder enkelt rede på aktuelle butikker. Dette har resultert i at andre deler av organisasjonen og våre forhandlere også bruker systemet for å holde rede på abonnementstjenester og for å få en oversikt over produktsortimentet.

"Forhandlerinnloggingen har gitt en helt annen transparens. Nå kan forhandlerne selv se historikk, hva som er på gang og hva de betaler for. De kan se alt utstyr og alle tjenester i systemet", avslutter Johan Lindmark.

Samarbeidet mellom Multisoft og ICA Sverige medfører en god status og kontroll over IT-utstyret i samtlige ICA-butikker i Sverige, samtidig som løsningen fremmer en økt transparens mellom ICA Sverige og forhandlerne.