Hva er Digital Process Automation (DPA) og hvordan bør man tenke?

Hva er Digital Process Automation (DPA)?

Digital Process Automation (DPA) handler om å automatisere forretningsprosesser i større skala. Det er ikke et system i seg selv, men en metodikk som realiseres gjennom et DPA-system eller en plattform. Slik uttrykker Salesforce seg når spørsmålet skal besvares:

Digital Process Automation (DPA) innebærer å effektivisere og automatisere prosesser ved hjelp av verktøy som low-code-utvikling. Målet er å øke effektiviteten, senke kostnadene og forbedre kundeopplevelsen.

Du må ikke bruke et low-code-verktøy som Softadmin® for å automatisere prosessene deres, men hvis du har unike forutsetninger er ofte en skreddersydd løsning å foretrekke i stedet for å kjøpe inn eller bygge et system.

Forskjellen mellom DPA, RPA, BPA, IPA og Hyperautomation

Business Process Automation (BPA) kan ses som en enklere metodikk (avgrensede prosesser), mens DPA kan ses som en videreutvikling av BPA. BPA som metode er ikke synonymt med samme støtte for digitale plattformer, low-code og integrasjoner som DPA, men i bunn og grunn handler det om det samme: å i så høy utstrekning som mulig bli kvitt manuelt arbeid og å automatisere forretnings- og virksomhetsprosesser.

Du kan også sikte på å kombinere AI og automasjon (IPA), eller bruke moderne teknikker for å automatisere så mye som mulig, og da har du en Hyperautomation-strategi.

Hvorfor er DPA relevant for deg?

Ifølge McKinsey har cirka 60% av alle yrker minst en tredjedel av sine aktiviteter som rent teknisk kan automatiseres. 99% av medarbeiderne innen tjenesteorganisasjoner sier at automasjon sparer dem tid.

Hvor mye tid? 3,6 timer per uke, eller 23 ekstra feriedager om man vil se det fra medarbeiderens perspektiv. Mulighetene finnes der og har økt i takt med at datamengde, kapasitet og digitaliseringsbehov.

Effektivisering, teknisk gjeld, transparens og endringstakt

Mange større organisasjoner sitter fast i et komplekst systemmiljø der manuelle rutiner, dobbeltdokumentasjon og teknisk gjeld gjør det vanskelig å utvikles i det tempoet som kreves.

Samtidig øker kravene til transparens fra kunder, medlemmer, myndigheter og eiere, noe som gjør at prosesser må være sporbare, effektive og enkle å følge opp.

Affärsnyttan för verksamheten

Digital Process Automation (DPA) adresserer disse utfordringene direkte. Når prosessene blir helautomatiserte frigjøres tid som kan legges på mer verdiskapende arbeid. Risken for manuelle feil minsker, sporbarheten øker og kundeopplevelsen forbedres av at saker behandles raskt og konsekvent. Effekten er tydelig: både virksomheten og IT-avdelingen får en mer stabil og fremtidssikker systemstøtte.

Eksempler fra virkeligheten

Alle virksomheter er unike og det betyr at alle virksomhetsbehov er unike. Ingen bedrifters prosesser ser akkurat ut som en annen og ofte innebærer det at en skreddersydd løsning er riktig vei fremover.

For Länsförsäkringar bygde Multisoft en plattform der flere applikasjoner ble samlet i en felles systemstøtte. Resultatet ble redusert teknisk gjeld og raskere utviklingssykluser, med automatiserte prosesser for blant annet dokumenthåndtering og kundeflyter.

Et annet eksempel er Svea Bank, der Multisoft utviklet SveaHub. En plattform som automatiserer hele kjeden fra salg og risikoanalyse til dokumentasjon og oppfølging. Ved å digitalisere og automatisere tidligere manuelle momenter kunne Svea både møte økte volumer og skjerpede regelkrav, uten å miste kontrollen.

På den internasjonale scenen har selskaper som Siemens og Coca-Cola brukt DPA og low-code-plattformer for å effektivisere sine globale prosesser. Siemens har for eksempel kortet utviklingstider med opp til 70% gjennom DPA-løsninger, mens Coca-Cola Bottlers Japan sparer tusenvis av arbeidstimer årlig gjennom å automatisere administrative flyter.

Hva er viktig for at du skal lykkes med DPA?

For å lykkes kreves tre deler:

1. Tydelig kravinnsamling – kartlegg prosessene nøye før digitalisering slik at flytene speiler virkeligheten og ingen viktige steg tappes bort.
2. Endringsledelse – automasjon handler like mye om mennesker som om teknologi. Brukerne må forstå verdien og føle seg trygge i nye arbeidsmåter. Derfor er endringsledelse en viktig del i hvordan du lykkes.
3. Riktig plattform – velg en løsning som er fleksibel, sikker og bygd for å vokse med organisasjonen. Softadmin® er et eksempel på en plattform som muliggjør både rask utvikling og langsiktig forvaltning, med integrasjoner og AI-funksjonalitet som kan tilpasses over tid.

Virkeligheten er ofte mer kompleks enn å bare følge tre enkle steg. Består ditt nåværende bilde av manuelle rutiner, vanskelige Excel-ark eller et systemkart med hull og overlapp? Ofte mangler et tydelig helhetsbilde av hvordan prosessene faktisk fungerer og om systemene kommuniserer effektivt med hverandre.

I det første steget i din Digital Process Automation-reise får du tilgang til informasjon og data om hvor ofte en prosess brukes, hvor lang tid den tar og hvor flaskehalser eller backloggar bygges opp. For IT-roller gir det et strukturert bilde av arkitektur og integrasjoner, og for virksomhetsroller blir det tydelig hvor forbedringene gir størst forretningsverdi.

Med denne kunnskapen går det an å prioritere riktige tiltak, unngå ny teknisk gjeld og sikre at digitaliseringen leder til det som virkelig etterspørres: høyere effektivitet, bedre kundeopplevelser og langsiktig lavere kostnader.

Hvem bør implementere DPA?

Ifølge en fersk analyse fra Forrester er AI-agenter det siste innen DPA. Det er ikke overraskende. Alle som bygger løsninger veksler i dag opp med hjelp av AI, og AI-agenter er et logisk steg i riktig retning når det gjelder å automatisere forretningsprosesser. Forrester understreker samtidig at den evnen som dine medarbeidere har til å bruke AI og low-code for å bygge egne DPA-flyter eller løsninger er ”kraftig overdrevet”.

Til stor del handler det om å inneha riktig kunnskap. Både rent teknisk, og den brede virksomhetskunnskapen som trengs. Medarbeidere og sjefer har oftest kunnskap om sitt arbeid eller avdeling og mangler en aggregert virksomhetskunnskap. Dette er noe som bør knyttes sammen gjennom en effektkartlegging og/eller kravinnsamling for at automatiseringene både skal skape forretningsnytte og være teknisk gjennomførbare.

DPA-applikasjoner inneholder ofte avansert beslutningslogikk, endpoint-integrasjon, orkestrering og modelleringsverktøy for å bygge brukergrensesnitt for mennesker. Her har også integrasjoner en stor rolle å spille og de som implementerer løsningen er ofte kunnskapsrike utviklere.

Anledningen til dette er at DPA-applikasjoner ofte inneholder avansert beslutningslogikk, endpoint-integrasjon, orkestrering og modelleringsverktøy for å bygge brukergrensesnitt som passer mennesker. Det er ikke et enkelt arbeid.

DPA, AI og ditt neste steg

Du har større muligheter til å lykkes i dag enn i går, men enda større mulighet i morgen. Derfor skytes mange beslutninger opp og mange havner på etterskudd allerede i dag, på grunn av det man tror seg å se fremover.

Med Multisofts low-code-plattform har utviklingen skjedd 5–20 ganger raskere og AI akselererer arbeidet enda mer. Softadmin® kan analysere, sammenligne, klassifisere og svare ut fra deres egen informasjon og data.

Takket være integrasjon med Microsoft Azure AI Services og Azure OpenAI Service (GPT) bygges den funksjonaliteten dere trenger inn. Plattformens utprøvde og sikre komponenter garanterer at dere får en trygg helhetsløsning.

AI kan forbedre RPA, BPA og DPA på både utforskede og ennå uutforskede måter. IPA (Intelligent Process Automation) handler om en tydelig kombinasjon av automasjon og AI, og det er i seg selv en del av tanken rundt Hyperautomation, der du kombinerer ulike teknikker for å kunne automatisere det som går an å automatisere. Du vil dog antakeligvis legge deg så nærme din virkelighet, som den ser ut, her og nå.

Multisoft hjelper organisasjoner å vokse i takt med teknologien. Vi tror på at fremtiden er noe vi bygger sammen og ser gjerne at våre kunder tar AI-steget sammen med oss. Vi vil at våre kunder skal utvikles i samme takt som vi, men vi har respekt for hver organisasjons nåværende situasjon.