Bygge vs. Kjøp vs. Multisoft: riktig system på riktig sted

Å bygge et system internt

Å utvikle et system internt innebærer at du har mer kontroll over arkitektur, funksjonalitet, ressurser og utviklingstakt. Det kan føles som det mest fleksible valget, men det kommer også med store krav til intern kapasitet.

Fordeler med å bygge et system

Den fremste styrken med å bygge selv er at du får en løsning som nøyaktig gjenspeiler virksomhetens behov.

Eksempler på fordeler:

• Bedre kontroll over arkitektur, datahåndtering og sikkerhet. Når alt håndteres internt, har dere økt nivået av kontroll, noe som aldri er feil.
• Høy grad av tilpasning, systemet kan bygges helt etter deres prosesser og organisasjonen vil kanskje være mer forståelsesfull hvis prosjektet trekker ut i tid på grunn av at annet prioriteres.
• Kunnskap forblir i organisasjonen og kan bli en strategisk ressurs. Dette forutsetter imidlertid at de medarbeiderne som har bygget og forstår systemet blir værende.

Ulemper med å bygge et system

Samtidig innebærer intern utvikling ofte en tung belastning på organisasjonen. Det er ikke mange som har tid til overs, og det er vanskelig å frigjøre personale til å gjøre noe som ligger utenfor linjeorganisasjonen av flere grunner.

Eksempler på ulemper:

• Høye initielle kostnader og lange ledetider. Det er stor risiko for at prioriteringer endres, og at det bygges for behov i dag som ikke dekker behovene i morgen.
• Å være avhengig av intern kompetanse som er vanskelig å rekruttere og beholde, vanskeliggjør muligheten til raskt å plassere riktige personer der de trengs over lengre perioder.
• Risiko for voksende teknisk gjeld hvis utviklingen ikke holdes ajour. Denne risikoen finnes også med eksterne systemer som ikke oppdateres tilstrekkelig eller godt nok.
• Mer enn 60% av IT-budsjettet i mange organisasjoner brukes på drift og vedlikehold av eksisterende systemer. Det kan være en god idé å ikke grave der dere står.
• Et alarmerende høyt nivå av implementeringsprosjekter mislykkes, selv om de tallene man oftest husker kan føles overdrevne pekes nettopp programvareutvikling ut som synderen.

Å kjøpe inn et system

Å kjøpe inn et system kan raskt gi dere ønsket funksjonalitet, enten gjennom en omfattende løsning eller et mer spesialisert produkt for deres bransje ('Best of Breed'). Tenk samtidig på styrker og risikoer: å satse alt på én leverandør kan forenkle forvaltningen, men øker også sårbarheten hvis leverandøren eller systemet får problemer eller ikke tas godt imot av virksomheten (kan føre til såkalt 'vendor lock-in').

Fordeler med å kjøpe et system

Å kjøpe ferdig gir en raskere start. Du får et utprøvd produkt, en tydelig kontrakt og i mange tilfeller en god kontakt med leverandøren.

Eksempler på fordeler:

• Raskere time-to-value sammenlignet med å bygge selv. I noen tilfeller er det så enkelt at løsningen kan kjøpes direkte online.
• Leverandøren er ansvarlig for drift, sikkerhet og oppdateringer. Dette kan være både en fordel og en ulempe. Mange ønsker for eksempel å holde seg til nasjonale eller regionale leverandører og har høye krav til sikkerheten.
• Tilgang til beste praksis fra andre kunder innen samme bransje og med samme problemer. Hvis du har en leverandør som er kunnskapsrik og tilgjengelig, har du alle muligheter til å få fordeler gjennom den relasjonen.

Ulemper med å kjøpe et system

Problemet er ofte at standardsystemer ikke passer perfekt inn i virksomheten. Tilpasninger kan bli både dyre og langsomme, og du kjøper det som er tilgjengelig. Det innebærer at du må tilpasse deg i større grad.

Eksempler på ulemper:

• Dyre tilpasninger og lisenskostnader over tid. Det er vanskelig å komme unna lisenskostnader, siden det har blitt en del av hvordan selskaper vil tjene penger, men å ha så få billige tilpasninger som mulig er optimalt.
• Risiko for innelåsing til en spesifikk leverandør. Noen selskaper har hatt så store problemer med visse leverandører at det forstyrrer virksomheten i bunn og grunn. Jo mer komplekst systemet er, desto større er risikoen for at det går galt, og om du kjøper for mange systemer er du kanskje ikke rustet til å ta tak i å finne løsninger rent kompetansemessig. Det kan for eksempel handle om API-er eller datamigreringsproblemer knyttet til systemene.
• Systemet speiler ikke alltid virksomhetens prosesser, og du får leve med at virksomheten ikke er helt fornøyd. Her spiller både kravinnsamling og endringsledelse inn.

Multisoft: det beste av to verdener?

For mange organisasjoner finnes det en tredje vei: en skreddersydd løsning bygget på en fleksibel plattform. Med Multisoft og Softadmin® får du det beste av to verdener, tilpasningsbarhet som i et egenutviklet system, men med ferdige byggeklosser som gjør at utviklingstiden blir kortere.

Fordeler med en skreddersydd løsning

Med en skreddersydd plattform får dere et system som er utformet etter deres prosesser og behov, uten å måtte bygge, men kan likevel påvirke funksjoner, logikk og grensesnitt slik at løsningen speiler virksomheten på en hensiktsmessig måte. Resultatet blir kortere utviklingstid, lavere teknisk gjeld og et system som møter dagens krav og kan vokse i takt med organisasjonen.

Eksempler på fordeler:

• Skreddersydd funksjonalitet uten å begynne fra null. Ved hjelp av vår modulbaserte plattform med ferdigbygde komponenter som Integrasjonsstøtte, AI-støtte, automatisk kodegenerering, modelleringsstøtte mm. kan vi utvikle systemløsninger 5-20 ganger raskere.
• Kan kobles sammen med i prinsippet alle andre systemer og IT-miljøer, uansett om de er skybaserte, on-premises eller i en hybridløsning.
• Trygg leveransemodell der hvert system starter med en strukturert kravinnsamling som munner ut i en tydelig spesifikasjon. Multisofts leveranseprosjekter får 4,7 av 5 i NKI.

Ulemper med en skreddersydd løsning

Også her finnes det aspekter å beakte. Du trenger en partner du stoler på, og det kreves at virksomheten er engasjert i kravstillingen.

Eksempler på ulemper:

• Krever et initialt arbeid med å kartlegge prosesser og krav. Multisofts kravinnsamlere arbeider utelukkende med å forstå virksomheten og ITs krav, men det er viktig å ta seg tiden til å komme frem til riktige krav. Et nært samarbeid er avgjørende for langsiktig fremgang.
• Ikke alle behov er egnet til å løse med et skreddersydd system. Du mangler kanskje tilstrekkelig budsjett eller er ute etter funksjonalitet som er lettere å kjøpe enn å bygge. Å tilpasse et system er oftest ikke billigere enn å kjøpe et ferdig «fra hyllen».
• En skreddersydd løsning tar lengre tid enn å kjøpe et system (men kortere tid enn å bygge).

Ting å tenke på

Daniel Larsson, forretningsutvikler hos Multisoft, har gode råd for deg som vurderer hvordan du skal ta et steg fremover når det gjelder et hull i systemkartet ditt eller prosesser som skal automatiseres:

Uansett hvilken vei du velger, er det viktig å se IT-strategien som en helhet. Det handler ikke bare om å løse dagens behov, men om å skape en løsning for fremtidig utvikling.

Still derfor spørsmål som:

• Hvor raskt kan du tilpasse systemet ved endrede behov?
• Hvordan ser totalkostnaden (TCO) ut over fem eller ti år?
• Hvilken verdi skaper løsningen i forhold til investering og arbeidsinnsats (både for virksomheten og IT)?
• Hvordan reduserer du risikoen for teknisk gjeld og innelåsing?
• Har du tid til å bygge selv? Har du budsjett til å kjøpe?

Ved å veie fordeler og ulemper i de tre alternativene får du et bedre beslutningsgrunnlag og kan bygge en IT-arkitektur som både virksomhet og IT kan stå bak.