Skreddersydde systemløsninger for Volvo Trucks

• Bedre kontroll over inntektsstrømmer og kostnader.
• Færre feil og bedre kontroll på kostnadsfordeling og lagerbeholdning.
• Forenklet varetelling og bedre søkefunksjonalitet.
• Omfattende funksjonell forbedring av statistisk rapportering.

Utfordringen

Volvo Trucks trengte et enklere system for å automatisere arbeidsoppgaver, tilpasset deres drift, og som de kunne vokse i og med over tid.

Volvo Truck Center i Södertälje, Sverige, har omkring 25 ansatte, hvor seks av disse jobber med brukte deler. Syv ansatte jobber med brukte deler ved avdelingen i Kungälv. De kjøper lastebiler for demontering og selger reservedeler.

Kunder kan bestille reservedeler fra Volvo Truck Center i Södertälje eller avdelingen i Kungälv til sine lastebiler. For å møte kundeetterspørselen etter brukte deler, må Volvo kjøpe brukte kjøretøy fra forhandlere eller forsikringsselskaper. Disse kjøretøyene blir deretter demontert av Volvo Truck Center-ansatte. Gustav Törnqvist er serviceleder ved anlegget i Södertälje.

"I Södertälje," sier han, "demonterer vi omkring 40 lastebiler i året. Kungälv gjør omtrent det samme. Totalt sett skaper dette mengder av reservedeler som må være sporbare, noe som stiller strenge krav til IT-støtte."

Hele kjøretøyet og hver reservedel som tas fra det får tildelt en objekt-ID før de legges på lager. Noen deler forbedres før de legges ut for salg på en forhandlerportal. Forhandleren selger deretter delene til sluttkunder.

"Dette har fullstendig endret måten salgsavdelingen vår jobber på"

- Gustav Törnqvist, Serviceleder ved Volvo Trucks avdeling i Södertälje.

Dette lar ansatte se alle hovedkomponentene i lastebilen. Når den demonteres, registreres hver del som tas fra kjøretøyet med kjøretøyets objekt-ID. Dermed kan man alltid spore hvilken lastebil en individuell del kom fra.

Systemet kategoriserer reservedelene i henhold til Volvos funksjonsgrupper. Softadmin® viser derfor samme artikkelnummer og funksjonsgruppe som Volvo har. Kjøpskostnaden for lastebilen fordeles også på alle reservedelene som tas fra den.

"Når lagerlederen setter en pris og klikker OK, kan denne delen søkes opp i kundeportalen vår. Dette medførte en fullstendig endring i måten salgsavdelingen vår fungerer på. Nå gjør kundene våre mye av arbeidet selv," kommenterer Törnqvist.

Han fortsetter: "Vi får betydelig færre telefonsamtaler om lagersaldo eller produkter, og de som ringer ønsker å legge inn en bestilling. Gutta sier stadig 'telefonene er så stille', men vi selger fortsatt hele tiden, og lar dem gjøre mer kvalifiserte oppgaver. Systemet ga oss tid og nå kan selgerne våre jobbe med andre ting."

Resultatet

Systemet skaper flere fordeler, og Törnqvist er spesielt fornøyd med søk-og-finn-funksjonen samt statistikkmodulen som Multisoft utviklet i nært samarbeid med Volvo Truck Center.

Systemet viser alt fra innkjøp, salg, lagerbeholdning, lagerverdi og omløpshastighet, ned til enkeltprodukter, samt kunde- og leverandørregistre, og mye mer.

"Vi kan til og med finne kasserte deler og se historikken deres. Søkefunksjonen er eksepsjonell hvor vi i praksis kan søke etter hva som helst. Hvilke kunder som kjøper hvilke deler, hva de betalte, hvor mange girkasser som ble solgt i en bestemt periode, og typer verktøykasser – det er bare noen få eksempler!" bemerker Törnqvist, og fortsetter,

"Dette er viktig siden vi kan bruke det i arbeidet vårt knyttet til innkjøp. Ved å bruke disse dataene vet vi hvilke lastebiler vi skal kjøpe uten å stole på ren magefølelse – beslutningen er datadrevet."

Dessuten trenger ikke alle ansatte, eller bør ikke, ha tilgang til alle data eller funksjoner. Systemet lar deg opprette forskjellige brukertyper og muliggjør tildeling av ulike typer tilgang til forskjellige ansatte.

"Statistikkmodulen er fantastisk og vi fortsetter å utvikle den. Vi kan se forskjeller fra år til år, hvorfor ting gikk bra, og hvorfor ikke, og hvilke typer rabatter vi har tilbudt. Vi har nå økt omsetningen og kan følge opp lettere," sier Törnqvist.

Han konkluderer: "Grunnprinsippene i systemet er lette å lære. Det tar bare en dag. Jeg liker at jeg kan tildele ulike tillatelser til forskjellige personer og deretter legge til funksjoner over tid. For eksempel bør kanskje ikke en ny selger kunne utstede kreditnotaer fra første dag, bare vanlige fakturaer. Volvo Trucks forhandlerportal er direkte koblet til Softadmin® – hvor de kan logge inn i systemet."