Visit Linköping innfører en mer effektiv eventhåndtering - for alle medarbeidere

I Linköping skjer det spennende ting hver dag. Store arrangementer, fascinerende utstillinger, spennende scenekunst, guidede turer og magiske konserter. Sammen med kommune og næringsliv jobber Visit Linköping med å øke veksten i besøksnæringen og skape en attraktiv destinasjon for både Linköping-borgere og besøkende ved å være en av Sveriges fremste event- og møtebyer. Effektive arbeidsprosesser knyttet til byens arrangementer blir da en viktig brikke i puslespillet.

Året er 2022. Etter to år med pandemi og kraftige endringer innen både personalstyrken og arbeidsmåter, kunne Visit Linköpings nye systemstøtte Live endelig kjøres i full skala. Live var så godt som ferdig da pandemien nesten stengte ned hele møte- og besøks-Sverige. De første virkelige bestillingene i Live var ikke i nærheten av så store som systemet var designet for. Å nettopp ha satt i drift det nye systemet under en pandemi bød på utfordringer - dels fordi det er vanskelig å teste systemstøtten fullt ut, dels fordi man ikke var helt sikker på hvordan bransjen kunne komme til å endre seg.

Fra løse tråder til full kontroll

Før implementeringen av det nye systemet arbeidet man i flere forskjellige verktøy - alt fra Excel til hotellbestillingssystemer. Arbeidsmåten omfattet mengder av e-post, lapper og ikke minst et stort personavhengighet.

Virksomhetens tidligere arbeidsmåte beskrives av medarbeiderne som rigid. Ukeplanleggingen ble gjort etter lister som i mange tilfeller var utdaterte allerede timer etter ukens planleggingsmøte. Med sanntidsoppdatert informasjon er nå disse tilbakevendende, og tidkrevende, møtene ikke lenger nødvendige, noe som sparer tid for flere roller i virksomheten.

Med implementeringen av den nye systemstøtten Live har arbeidsprosessene blitt effektivisert ved å tilby en heldekkende plattform hvor alle arbeidsområder samles på ett og samme sted.

"Å ha muligheten til å sende tilbud, håndtere bekreftelser og gjennomføre prosjekter, alt innenfor samme grensesnitt, har virkelig forenklet vår daglige virksomhet.

En annen viktig funksjon er den enkle tilgangen til historiske bestillinger. Å kunne gå tilbake og se på gamle bestillinger har ikke bare lettet vår arbeidsdag, men har også hjulpet oss med å holde oss organiserte og holde oversikt over viktige detaljer. I tillegg har den enhetlige plattformen muliggjort et sømløst samarbeid mellom avdelingene. Live har virkelig gjort det enklere for oss å få ting gjort!"
forteller Ida Malmström, prosjektleder møter.

Personalisert opplevelse for Visit Linköpings medarbeidere

Systemet gjør det mulig at all informasjon om et arrangement finnes samlet på ett sted, og det er opp til brukeren å velge om man vil se helheten eller om man bare vil ha sin egen "å gjøre"-liste med hva som skal leveres eller utføres.

«Vårt arbeid er nå mer strukturert, og risikoen for at noe ikke leveres minimeres, i tillegg til at risikoen for at vi glemmer å ta betalt for noe elimineres»,
forteller Jennie Kullman, prosjektleder arrangementer.

«Ved at faktureringen skjer direkte fra Live, sikrer vi ikke bare en rask, korrekt og smidig prosess, men det gir oss også et veldig bra underlag for det økonomiske prognosearbeidet»,
sier Gunilla Green, økonomisjef.