Fra manuell håndtering til full automatisering hos Transvoice

Transvoice er en av Sveriges største aktører innen tolkformidling og språkhåndtering. Hver dag håndterer selskapet tusenvis av oppdrag fra både private og offentlige kunder – deriblant Region Stockholm, Migrationsverket og Arbetsförmedlingen. Med et økende press på hastighet, presisjon og kostnadseffektivitet sto det klart at de gamle arbeidsmåtene ikke lenger var tilstrekkelige.

Begrensende systemer og manuelle prosesser

Manuelle prosesser, avhengighet av enkeltpersoner og manglende systemstøtte gjorde det vanskelig å møte både kundenes og tolkenes økende krav. Matchingen av tolker til oppdrag krevde detaljert og tidkrevende arbeid, og hver faktura og lønnsslipp krevde nøye manuell kontroll.

"Vi trengte et system som ikke bare kunne håndtere den økte volumet, men også redusere våre kostnader og feilmarginer," sier Shahin Danaie, Project Manager hos Transvoice.

Før Transvoice bestemte seg for å implementere et skreddersydd system, sto virksomheten overfor flere betydelige utfordringer. En av de største var å håndtere det økende volumet av tolkoppdrag på en effektiv måte. Matchingen av tolker til oppdrag krevde detaljert og tidkrevende manuelt arbeid, noe som resulterte i høy arbeidsbelastning og økt risiko for kvalitetsmangler. Det ble tydelig at en langsiktig løsning krevde mer enn bare digitalisering – automatisering var nøkkelen.

"Først da vi bygde et nytt system hadde vi forutsetningene vi tidligere manglet," forteller Shahin.

Shahin Danaie, Project manager hos Transvoice, ser en stor forbedring når det gjelder å redusere medarbeidernes repetitive oppgaver. Foto: Transvoice.

En annen tydelig utfordring var den manuelle håndteringen av fakturering og lønnsutbetalinger. Siden hver faktura og lønnsslipp krevde nøye manuell kontroll og bearbeiding, ble disse prosessene både trege og tilbøyelige til å inneholde feil.

Samtidig økte kravene til raskere bestillinger og mer nøyaktig matching av tolker. Transvoice innså at de trengte en løsning for å møte disse kravene uten å gå på akkord med kvaliteten eller effektiviteten.

"Før hadde vi ingen automatisering i det hele tatt. Alt ble gjort manuelt. Nå kan våre medarbeidere endelig fokusere på verdiskapende arbeid i stedet for repetitive oppgaver," forteller Shahin.

Automatisering som nøkkel til effektivisering

Transvoice innså at de ikke kunne vokse videre uten kraftig digital støtte. Sammen med Multisoft påbegynte man en kravanalyse for å identifisere forretningskritiske behov og prosesser. Resultatet ble et skreddersydd oppdragshåndteringssystem basert på Softadmin® – utviklet for å støtte hele virksomheten, fra bestilling til fakturering.

"Vi innså at vi ikke kunne vokse videre uten kraftig digital støtte. Vi trengte noe som automatiserte – ikke bare digitaliserte – våre prosesser"

- Alexander Markinhuhta, operativ sjef hos Transvoice

Smart matching – riktig leverandør til riktig kunde til riktig tid

En sentral del av løsningen er den fullstendige automatiseringen av bestillingsflyten – fra at en forespørsel kommer inn til at riktig tolk tilsettes og bekreftes. Systemet tar hensyn til kompetanse, tilgjengelighet, geografisk plassering og kundens preferanser – og sender automatisk riktig oppdrag til riktig tolk, ofte innen sekunder.

"Vi anslår at vi har kunnet frigjøre en betydelig del av tiden som tidligere ble brukt på manuell matching. Selv om det er vanskelig å oppgi et eksakt tall, ser vi tydelige indikasjoner på at arbeidsinnsatsen har blitt betydelig redusert, noe som har gitt oss mulighet til å omfordele ressurser til mer verdiskapende oppgaver," forteller Alexander.

Mer om avansert matching

Fra behovsanalyse til skreddersydd løsning

Transvoice innledet prosessen med en grundig kravinnsamling sammen med Multisoft for å kartlegge virksomhetens spesifikke behov. Ved å nøye analysere utfordringene og målene som selskapet sto overfor, ble det skapt et tydelig bilde av funksjonene og løsningene som var nødvendige.

Sammen med Multisoft utviklet Transvoice deretter et skreddersydd oppdragshåndteringssystem basert på plattformen Softadmin® – designet for å nøyaktig matche kravene som virksomheten hadde. Det nye systemet ble ikke bare et verktøy, men en sentral del av Transvoices arbeidsmodell, som nå muliggjør effektive og automatiserte prosesser tilpasset deres virksomhet.

"Systemet er ikke bare smart – det er tilpasset virkeligheten vi jobber i. Det merkes at Multisoft forstår våre behov," forteller Alexander.

Tydelige resultater – på flere plan

Også på økonomi- og faktureringssiden har store endringer blitt gjennomført. Tidligere var disse prosessene manuelle og avhengige av spesifikke personer. Nå skjer det meste automatisk, noe som både har redusert feil og frigjort tid til andre oppgaver.

"Løsningen har gjort vårt økonomi- og faktureringsarbeid mer robust, med bedre struktur og sporbarhet. Det reduserer risikoen for feil og gjør det enklere å følge opp og kvalitetssikre grunnlag," sier Alexander.

Integrasjoner med eksterne aktører som Migrationsverket og Arbetsförmedlingen har dessuten effektivisert samarbeidet med offentlig sektor. Samtidig har tolkene fått en ny mobilapp som gir dem bedre oversikt, kontroll og støtte i sitt daglige arbeid.

"Det er en enorm forskjell at tolkene nå har all informasjon de trenger – oppdrag, reiser og detaljer – samlet direkte i appen. I en uavhengig bransjeundersøkelse ble vårt systemstøtte rangert som det beste på markedet," sier Shahin.

Økt kundetilfredshet og leveransepresisjon

Vi har sett en tydelig forbedring i kundeopplevelsen, først og fremst takket være at responstidene til kunde har blitt betydelig redusert. Den kortere ventetiden har ikke bare økt effektiviteten, men også styrket kundenes tillit til vår leveringsevne," sier Alexander.

"Vi ser at våre resultater har forbedret seg betydelig. Arbeidet har blitt mer effektivt og vi har i dag en økt evne til å møte de krav og forventninger som stilles, med høyere kvalitet og bedre leveransepresisjon," fortsetter Shahin.

Et partnerskap bygget på tillit og automatiseringsfokus

Da Transvoice sto overfor beslutningen om å modernisere sine prosesser, ble flere ferdige systemløsninger evaluert – men ingen viste seg å kunne møte de komplekse og virksomhetsspesifikke kravene. Det var først i dialogen med Multisoft at brikkene falt på plass. Med en dyp forståelse for automatisering og en lyhørdhet for Transvoices behov, ble Multisoft det selvfølgelige valget.

"Vi var overbevist om at Multisoft var riktig partner for vår automatiseringsreise. De var de eneste som virkelig forsto våre utfordringer – og kunne løse dem"

- Shahin Danaie, Project Manager hos Transvoice

Samarbeidet har vært preget av tillit, kompetanse og felles læring – noe som har vist seg å være avgjørende for prosjektets suksess.

"Det har vært et ekstremt lærerikt prosjekt, og resultatet ble fantastisk. Jeg hadde gjerne gjort dette igjen!" avslutter Alexander.