Stockholms katolske stift fremtidssikrer gjennom digitalisering

Stockholms katolske stift omfatter hele landet med 44 menigheter, fra Ystad i sør til Luleå i nord. Stiftet har omkring 130  000 medlemmer, men betydelig flere personer som håndteres i systemet nå som kirkeboken er blitt digital.

I løpet av 2020 sto Stockholms katolske stift overfor utfordringen med å kravspesifisere en ny systemstøtte, da det tidligere medlemssystemet nærmet seg slutten av sin livssyklus. I systemet, som hadde vært brukt i mange år, var det identifisert mangler, og funksjonaliteten dekket ikke lenger behovsbildet. Tilkobling fra brukerne til systemet ble for eksempel gjort mot et lukket miljø, noe som medførte tilgjengelighetsproblemer ute i virksomhetene.

Letet etter en fremtidssikker totalleverandør

Da arbeidet med å kravspesifisere det nye systemet startet, ble en uavhengig konsulent hentet inn for å kartlegge behovene når det gjaldt grunnfunksjonalitet og krav til leverandøren. Stockholms katolske stift lette etter en trygg totalleverandør som kunne stå for alt fra utvikling og drift til forvaltning og support – som dessuten var stor nok til å levere i et relativt raskt tempo.

«Trygghetsaspektet gjennomsyret absolutt vårt valg. Vi ønsket å kjøpe sikkerhet, kvalitet og et fremtidssikkert valg. Det føles trygt at vi ikke bare har valgt et medlemssystem – vår virksomhet er mer kompleks enn som så, og det er et must å kunne bygge videre ut fra våre behov fremover », forteller Michel Louis, IT-ansvarlig i den katolske kirken.

Da Multisoft kom inn i bildet, ble det gjort en kravinnsamling, altså en oversikt og analyse av eksisterende prosesser samt en kartlegging over de kravene og behovene virksomheten hadde. Her ble både generell grunnfunksjonalitet og brukerspesifikke behov kartlagt.

Store volumer sensitive data

Stockholms katolske stift håndterer store mengder sensitive data. Det handler om alt fra personopplysninger som navn og personnummer til informasjon om sakramenter, f.eks. dåp, vielse og begravelse. Med ansvaret for å lagre denne informasjonen følger høye krav til både håndteringen av data samt at dataene er korrekt registrert og oppdatert.

"Med tanke på den typen informasjon vi lagrer, stiller vi høye krav til nettopp sikkerhet. I tillegg må registrene våre være korrekte hele tiden, da registerutskriftene våre er helt avgjørende for finansieringen av vår virksomhet» ,
fortsetter Michel Louis, IT-ansvarlig i den katolske kirken.

Stiftets virksomhet finansieres hovedsakelig gjennom at medlemmene betaler kirkeavgift, basert på medlemmets beskattbare inntekt, noe som er en av årsakene til at virksomheten stiller såpass høye krav til at korrekt informasjon lagres og håndteres på en korrekt måte.

"Vi har nettopp hatt revisjon av vårt nye medlemsregister, og våre revisorer var merkbart fornøyde med det de så",
forteller Staffan Livehed, økonomisjef i den katolske kirken.

Automatisering som gjør en forskjell

Med det nye systemet følger en hel del ny funksjonalitet. Nå kan brukerne ute i virksomhetene, som prester og diakoner, raskt og sikkert få tilgang til medlemsregisteret. Takket være ulike typer brukergrupper filtreres data og funksjonalitet. Tidligere tok prosessen med å kontrollere medlemsstatus flere dager, da det innebar samtaler til den berørte menigheten for registreringsbekreftelse. I dag tar det sekunder, da oppslag gjøres ved å logge inn via telefonen i den tilhørende appen.

«Det å nå medlemsregisteret når- og hvor som helst fra har gjort stor forskjell ute i våre virksomheter. Det er selvfølgelig veldig deilig og effektivt for våre brukere, men sparer også utrolig mye tid for oss som organisasjon» , forteller Michel Louis, IT-ansvarlig i den katolske kirken.