SPF Seniorerna skaper en bedre medlemsopplevelse med hjelp av Softadmin® Member

Les om SPF Seniorernas valg av Softadmin® Member og organisasjonens lærdommer fra et systemskifte:

• Valget av Softadmin Member
• Lærdommer fra et systemskifte

En stor medlemsbase sammen med mange sjeldne brukere skapte utfordringer i det eksisterende systemet som hadde omfattende og kompleks funksjonalitet som ikke passet for SPF Seniorernas virksomhet.

Samtidig hadde tiden løpt fra den eksisterende løsningen og med en ambisiøs agenda og langsiktige mål ønsket SPF Seniorerna å sikre en fremtidssikker løsning for håndtering, varsling og kommunikasjon med sine medlemmer.

Valget av Softadmin® Member

"Vi ønsket et system som var enkelt for sjeldne brukere, men tilstrekkelig avansert til at vi som jobber mye og ofte i det skal kunne få ut de dataene og tingene vi trenger." forteller Peter Sikström, generalsekretær for SPF Seniorerna. "Multisoft var dyktige til å coache oss i å vite hva vi ønsket. Det er ikke alltid den som alltid sier det man vil høre som er den snille." fortsetter Peter.

"Det fantes en lyhørdhet hos Multisoft og jeg opplever at de kunne mye om den ideelle sektoren" forteller Sabina Brogård, IT-sjef hos SPF Seniorerna.

"Vi gikk ut på markedet, gjennomførte en anbudsrunde og konkurranseutsatte systemet vi hadde. Og så valgte vi det vi syntes var absolutt best for oss, og det var Multisoft og Softadmin®." avslutter Peter.

En komplett løsning

Softadmin® Member er en komplett løsning for medlemshåndtering som tilpasses hver kundes unike behov. Dette innebærer et felles arbeid med kravinnsamling som betyr et tett samarbeid under løsningens utvikling.

"Dere forsto hva vi skulle spørre etter og våget å utfordre. Det er jo også det som er en del av deres profesjonalitet å kunne gjøre det" forteller Peter om kravprosessen.

Softadmins modulbaserte arkitektur sammen med full fleksibilitet til å tilpasse løsningen ut fra hver kundes unike behov ga for SPF Seniorernas del et system som har dybde i den funksjonaliteten som kreves for superbrukere – men samtidig er oversiktlig og tydelig for sjeldne brukere.

"Vi kan fylle et par minutter med bare å scrolle SMS og e-post fra folk som er fornøyde med systemet og spontant sender e-post og takker Sabina." forteller Peter om den nye løsningen.

Som organisasjon har man sett flere gevinster med det nye systemet. "Vi merker at tidsgevinsten er fremfor alt for sjeldne brukere. Det er et intuitivt system hvor man kommer inn raskt og kan jobbe." forteller Peter videre.

"Brukerne opplever det som mye enklere og lettere å få oversikt over." fyller Sabina inn. "Som eksempel tror jeg det krevdes kanskje sytten tastetrykk for å gjøre en avslutning på et medlem tidligere. I dag er det to eller tre.".

Utover en bedre brukeropplevelse har det nye systemet også kunnet automatisere en del prosesser, "som det står på deres hjerte at dere elsker automatisering. En del har jo blitt automatisert også." fortsetter Peter.

Skifte av medlemssystem kan være en omfattende prosess og da er det viktig at den nye løsningen er fremtidssikker. Med en foranderlig omverden har begrepet forvaltning fått en annen betydning, "Jeg tror at man også får lære seg at forvaltning er en fase av forandring." bemerker Peter. "Reisen er jo ikke slutt, men reisen pågår." konstaterer Sabina. Med fleksibiliteten i Softadmin® Member står SPF Seniorerna nå godt rustet for både endringer i omverdenen og nye behov internt.

Lærdommer fra et systemskifte

SPF Seniorernas skifte av medlemssystem kan på mange måter beskrives som en suksesshistorie med et komplekst systemskifte som genererte positive reaksjoner blant både medlemmer og innenfor den egne organisasjonen. Vi ba derfor Peter og Sabina om å dele noen lærdommer fra prosessen og hva de vurderer som de viktigste suksessfaktorene. Visst er Softadmin® Member et ekstremt kompetent system, men et skifte av medlemssystem handler om så mye mer enn valget av leverandør og teknisk plattform.

La deg inspirere av disse seks punktene for et vellykket systemskifte!

1. Vær forberedt på å endre arbeidsmåter

Å innføre et nytt system vil kreve endrede arbeidsmåter. Å implementere et nytt system som fungerer nøyaktig som det gamle vil ikke løse noen problemer og fremfor alt ikke skape noen effektivitetsgevinster. Forbered organisasjonen på en reise som innebærer nye måter å gjøre ting på og muligens også en utfordring av hvordan ting 'alltid har blitt gjort'.

2. Satse på et langsiktig forhold

I valg av leverandør for et nytt medlemssystem vil forholdet til menneskene på den andre siden være avgjørende hele veien fra første dialog via kontraktsinngåelse og idriftsettelse til forvaltning over mange år. Invester tidlig i forholdet og sikre at det finnes en sunn dynamikk.

3. Sett av tid for intern refleksjon underveis

Et nytt system kommer med nye arbeidsmåter og det er lett å ville løpe raskt og svært mange beslutninger tas på begrenset tid. Sett av den tiden som kreves internt for å forankre og se til helheten av hvordan organisasjonen skal arbeide langsiktig så vil det lønne seg mangfoldig mange år fremover.

4. Inviter interessenter inn i prosessen tidlig

Et system som faller ned fra himmelen ved lansering vil aldri bli tatt godt imot, verken internt eller av medlemmene. Begynn forankringsarbeidet tidlig i alle ender, inviter til diskusjon og samle innspill bredt. Sikre at alle berørte er med – og har mulighet til å delta – på hele reisen slik at det også finnes et felles eierskap for systemet den dagen det er tid for lansering.

5. Vær en tydelig bestiller

I et IT-prosjekt av denne størrelsen stilles det krav også til deg som bestiller. Gjør livet enklere med en tydelig intern prosjektgruppe og kommuniser tidlig med leverandøren rundt prosjektgruppens roller og fullmakter. Alt som kan lette kommunikasjonen mellom partene vil støtte på reisen mot ferdig system!

6. Legg kraft på opplæring

Et skifte av medlemssystem kan påvirke hverdagen for mange både internt og eksternt. Sikre tidlig at det finnes en plan for opplæring med innhold tilpasset respektive målgruppe og i format som passer mottakeren. I SPF Seniorernas tilfelle jobbet man for eksempel vellykket mye med videomateriale i stedet for skriftlig dokumentasjon.