Systemlösningar / Onboardingsystem
Onboardingsystem
Säkerställ att medarbetaren får en bra start på nya jobbet genom att ha en onboardingprocess som är synkad mellan olika avdelningar
Behöver du få bättre koll på din onboarding- och offboardingprocess?
En gedigen onboardingprocess är en viktig faktor för att få nya medarbetare att trivas. Med vår lösning kan du enkelt följa upp aktiviteter, hantera ärenden och se till att ingenting faller mellan stolarna.
Minimera manuellt arbete
Med automatisering av er onboarding och offboarding eliminerar ni onödig administration, personberoende och ineffektiva arbetssätt. Genom automatiserade flöden och steg ser systemet till att alla nya medarbetare får en jämlik start på anställningen.
Koppla din lösning till Active Directory
Integrera din skräddarsydda lösning till företagets AD för att enkelt skapa nya användarkonton, epostlåda, systemåtkomster samt koppla till mailgrupper.
Integrera mot befintliga affärssystem
Rekryteringssystem, affärssystem eller ekonomisystem – oavsett vilka system som är en del av er anställningsprocess, så får ni ett automatiserat onboardingsystem som integrerar med era viktigaste och mest kritiska system.
Skräddarsytt till just er process
För att skapa konkurrensfördelar bör ni ha en unik onboarding- och offboardingprocess. Investera därför i ett systemstöd som är specialanpassat för just er verksamhet så att ni slipper oönskade funktioner och onödigt manuellt arbete.
Fördelar för olika användare
HR
- Integreras med rekryteringssystem, intranät och lönesystem
- Skapa avtalsmallar och automatisera framtagandet av anställningsavtal
- Stöd för digital signering av avtal
- Automatiserade mailutskick för t.ex. inbjudningar till event/aktiviteter och information gällande första arbetsdagen
- Systemet ser till att andra avdelningar (IT/ekonomi/chefer) får rätt information gällande bl.a. startdatum och lön
- Samla viktig information till nyanställda
- Boka in möten med rätt personer
IT
- Automatiserar beställningar av rätt utrustning i tid
- Förenklar användning av elektronisk utrustning så som dator och telefoni genom:
- Automatisering av koppling till AD- och mailgrupper
- Åtkomst till interna och externa system
- Användarkonton och inloggning till bl.a. mail och Teams
- GDPR-stöd
- Säkerhetsfrågor
Chef/Teamleader/Mentor
- Enkel uppföljning av utbildningar/kurser nyanställda har gått
- Checklistor för att utvärdera bl.a.:
- Hur det går för medarbetaren
- Vad hen har kvar för att klara provanställning
- Om det krävs mer stöd inom något område
- Bedöma och godkänna utbildningar
- Regelbundna avstämningar med tydliga mål
Vi hjälper er med metodiken
För att ni ska få ut värdet av ett systemstöd krävs det att ni har en välarbetad process som är etablerad i verksamheten – något som vi kan hjälpa er med!
Vi börjar med en nulägesanalys där vi djupdyker i er process för att identifiera brister och möjligheter. Vad tycker medarbetarna egentligen? Hur mycket tid lägger ni på manuellt arbete? Vad kostar det att tappa nyanställda under första året? Därefter tar vi tillsammans fram en lösning som både förbättrar och effektiviserar er onboarding- och offboardingprocess, och ser till att medarbetarna trivs från dag ett.
Vår långa erfarenhet av verksamhetsutveckling och expertis av systemlösningar gör att vi kan vara en trygg partner oavsett vilken fas ni befinner er i.
Funktioner
Fördefinerade workflows
Automatisera on- och offboardingen med fördefinierade workflows. Vi hjälper er sätta upp hur ett ärende triggas, vilka roller som berörs, vad som händer i respektive steg och hur det avslutas.
Dynamiska workflows
Skapa flera olika workflows som baseras på ärendetyp. Vi hjälper er att sätta upp hur de olika flödena ska se ut och vilka personer eller grupper som förknippas med respektive steg
Stöd för förgrening
Alla workflows kan sättas upp med förgreningar och hopslagningar, där processtegen följer en eller flera potentiella steg. Detta gör att även den mest komplexa onboardingprocessen kan automatiseras.
Bevakning av avstannade ärenden
Varje processteg förknippas med en ”skall hanteras inom”-inställning. Om ärendet befinner sig i ett processteg längre än så, visas ärendet på bevaknings/varningslistan och berörd person eller grupp notifieras.
Processöversikt
Processöversikten ger dig en bra överblick över antal ärenden som ligger i varje status-läge. De ärenden som har överskridit gränsvärdet för väntetid i aktuellt statusläge visas separat. Det gör att du snabbt kan se avvikelser från uppsatta mål.
Diagram och grafer
Era viktiga nyckeltal kan också visas som diagram och grafer. Exempelvis ärendetyper, ackumulerat antal över dagen/veckan/månaden kan med fördel visas grafiskt.
Avstannade ärenden
Avstannade ärenden visas separat och tydligt för användaren. Genom drill-down-funktionen kan dessa enkelt listas och ageras på.
Drill-downs
En dashboard kan visas på flera nivåer så som regioner eller roller. Från en övergripande nivå kan användaren gå djupare, steg för steg, ner till ett enskilt ärende.
Förenkla med förifyllda fält
Automatisera, effektivisera och kvalitetssäkra de manuella stegen i on- och offboardingprocessen med intelligenta formulär. Med förifyllda fält förhindrar du felaktiga och orimliga värden.
Dynamiska formulär
Specificera vad som skall registreras för varje processteg. Med hjälp av obegränsat antal textfält, dropdown-listor och kryssruta kan du anpassa dina formulär att fungera precis som du vill ha det, i varje processteg.
Komplettera ärenden med dokument
Ge användaren möjlighet att bifoga kompletterande filer till ett ärende. Dokumenten (filerna) kan vara av valfritt format.
Påminnelser och notiser
Se till att inga viktiga aktiviteter eller steg missas genom att ha automatiserade notiser och påminnelser som meddelar när och vem som ska utföra aktiviteten.
Passar vår skräddarsydda lösning din verksamhet? Läs mer om Softadmin.
Automatiseringen har inneburit ett stort steg för Parks and Resorts, för att uppnå deras vision ”skapa helhetsupplevelser i världsklass – varje gång”. ”Tidigare kom medarbetarna till ett tivoli. Nu kommer de till en arbetsgivare i världsklass.”
CIO - Benjamin Ernryd
Guide: Onboarding och offboarding - ett samarbete mellan HR och IT
Ladda hem vår guide som hjälper dig sätta upp en bra onboarding- och offboardingprocess.
Blogg: Det ständiga kriget mellan HR och IT
Vems fel är det när en nyanställd inte har fått någon dator, saknar inloggning till verksamhetssystem eller inte kommer in genom ytterdörren för att man saknar portkod? Ligger ansvaret på HR eller på IT?
Fråga oss om onboarding och offboarding
Vill du veta mer om vår lösning för onboarding och offboarding? Kontakta oss på 08-557 778 10 eller ange dina uppgifter i formuläret så återkommer vi inom kort.