Softadmin® Event

Med Softadmin® Event digitaliserar och automatiserar du hanteringen av möten, mässor, konferenser och evenemang i dina lokaler. Med den inbyggda CRM modulen kan du också öka försäljningen mot nya och befintliga kunder!

Kontakta oss

Ett nytt sätt att arbeta med event i en digital värld

Genom att samla all information på ett ställe och göra den tillgänglig för alla som behöver den skapas förutsättningar för digitala samarbeten både inom er organisation men även med kunder och deltagare.
En ny digital mötesvärld ställer krav på nya mötesformat. Softadmin® plattformen är en öppen plattform som kan integreras med nya verktyg när de kommer fram.
Softadmin® Event stödjer hela processen från kundens förfrågan till genomförd och fakturerad bokning, vilket är en förutsättning för att man skall kunna automatisera maximalt!

Så här enkelt kommer ni igång

Softadmin® Event konfigureras snabbt baserat på er verksamhet. Det gör att användare känner igen sig i både information och arbetssätt vilket skapar förutsättningar för en enkel uppstart. Vi har även färdiga lösningar för att föra över data från andra system in i Softadmin® Event.

Vår erfarenhet av installationer i liknande verksamheter gör oss till en trygg partner som ni kan luta er mot både under införandet och när ni använder systemet.

En långsiktig partner

Vi vill vara en långsiktig partner till våra kunder vilket möjliggörs genom den löpande utvecklingen av vår plattform Softadmin®. Därför ingår nya versioner av plattformen gratis i lösningen, vilket säkerställer vidareutveckling över tid.

Vi tror att är vi fler blir vi starkare. Därför samlar vi våra kunder vid olika tillfällen för kunskapsutbyten och dialog kring vidareutveckling och andra typer av samarbeten.

Visit Linköping skapar struktur och värde

Det är mycket som måste gå rätt till vid stora eventbokningar. Det är inte bara lokaler som ska bokas, kaffet ska serveras på rätt tid och plats, specialbeställd teknik ska vara på plats, det ska städas mellan event, rätt person ska hänvisas till rätt plats och mycket mer.

Visit Linköping har löst detta med ett system som kan hålla reda på allt detta och ger dig en överblick över både helheten och detaljerna ner till vilken person som ska göra vad.

Integration

Smarta lösningar för informationsutbyte är viktigt för att kunna nå målen och utveckla verksamheten.

Plattformslicens

I våra system får ni vara hur många användare som helst via dator eller mobil. Hela organisationen hjälps åt för att nå målen.

Anpassningsbar

Affärsmål är färskvara. Därför är det viktigt att ha ett system som kan anpassas efter nya förutsättningar både nu och i framtiden.

Håll reda på alla detaljer i dina bokningar av möten och evenemang.

Från bokningssidan kommer du åt alla detaljer kring evenemanget och får en bra översikt över hela bokningen.

Grundläggande information som tider och status ser du direkt i vyn medan du hittar detaljer om bokade lokaler, beställningar, uppgifter att göra, föreställningar, fakturor m.m. under olika flikar i samma vy.

Du kan enkelt ändra direkt i bokningen, lägga till och ta bort beställningar och lokaler och mycket mer.

För att checka av att allt sker i rätt tid och ordning kan du ta ut ett körschema där alla detaljer om evenemanget finns i tidsordning.

Ska liknande event ske flera gånger kan du kopiera en befintlig bokning.

Kalendern är enkel att arbeta i

I kalendern kan du enkelt se om lokalen är ledig. Du kan snabbt skapa din bokning och koppla till de extralokaler du vill boka upp.

Du kan också söka upp önskat datum i en lista där alla bokningar under valda datum syns.

Mycket information om bokningarna i kalendern

Du ser valda lokaler i kalendern eller sökningen.
Bokningarna har olika färger i kalendern beroende på vilken status den har (t.ex. idé, preliminär, definitiv eller godkänd).
Du kan enkelt se om lokalen är upptagen. Skulle du ändå försöka boka på en upptagen tid får du en varning.

I Softadmin® Event kan du sköta beställningar av produkter och tjänster i samband med bokningar.

Lokaler och artiklar med priser läggs upp i ett lokal- och ett artikel-register. Där kan du sedan enkelt ändra priser, skapa kundspecifika priser, ta bort och lägga till artiklar och lokaler.

Eftersom det är vanligt att samma artiklar beställs gemensamt som ”bildskärm, högtalare och mikrofon”, finns även möjlighet att lägga upp artikelpaket med utvalda artiklar samlade i en beställning.

Du kan välja att koppla till enstaka artiklar eller paket av artiklar och det finns även stöd för antal, tidpunkt, kommentarer, fakturering m.m.

I Softadmin® Event finns möjlighet till att ha egna mallar för:

Avtal
Offert
Bekräftelser
Faktura
Förskottsfaktura
Kreditfaktura
Daglista
Att göra lista

Ni styr själva över mallarnas utseende och kan ha flera olika mallar av samma sort att välja mellan.

Softadmin® Event innehåller kundregister med stöd för kontaktpersoner där all information i systemet som kopplas till kunden finns samlad, oavsett om det avser kontakter, fakturor, avtal eller tidigare bokningar.

Ur kundregistret kan utskick göras som loggas i systemet och det går även att skapa ToDo poster som visas i användarnas Att göra lista.

I och med att alla information lagras i en strukturerad databas kan all information som matas in användas för rapporter och analys.

Softadmin® plattformen innehåller även stöd för webb-snippets som kan publicera t.ex. en kalender och ett intresseanmälningsformulär på er webbplats, med er grafiska profil.

Information till dessa snippets är direkt kopplat till Softadmin® Event och bokningar som görs i formuläret kommer direkt in i systemet.

Skapa uppgifter kopplade till enstaka och återkommande funktioner.

I en bokning kan du också lägga upp uppgifter för allt som behöver utföras kring evenemanget och koppla dem till en ansvarig avdelning som då kommer att få uppgiften på sin startsida.

Återkommande uppgifter som alltid ska utföras i en viss lokal eller vid en beställning kan automatskapas vid bokning av lokalen (som att möblera om lokalen, förbereda och servera kaffet).

Detta innebär att när bokningen av lokalen eller artikeln görs kommer automatiskt alla förifyllda uppgifter att hamna på bokningen.

Att fakturera i Softadmin®-Event är enkelt

När bokningarna görs kopplas lokaler och beställningar med priser till kundens faktura. När bokningen är godkänd för fakturering väljer man enkelt vilka rader som ska faktureras nu och vilka som eventuellt ska faktureras senare.

Du kan både förfakturera, delfakturera och kreditera i systemet.

Det finns också goda möjligheter att bygga på en överföring till ert ekonomisystem.

Det finns många möjligheter att följa upp och se att inget missas i Softadmin® Event.

På Startsidan samlas alla uppgifter du och din avdelning ansvarar för och du kan enkelt klarmarkera allteftersom du blir klar.

På Startsidan ser du de Uppgifter du förväntas göra samt de Beställningar, Bokade lokaler och Bokningar du har att godkänna.
På startsidan finns även en möjlighet att lägga in nyheter till alla eller specifika avdelningar.

I Mina beställningar & uppgifter kan du se vad du förväntas göra per dag eller vald tidsperiod.

I Vad händer i husen ser du allt som händer i verksamheten en specifik dag eller sökt datumintervall.

Möten & evenemang