Vi vill ju bara ha ett nytt system, måste vi veta hur det ska fungera?

Har du någon gång varit med om ett byte av verksamhetssystem hos din arbetsgivare? Inte? Då är du i samma sällskap som många andra.

Oavsett om du varit med om det eller inte så är sannolikheten stor att du någon gång blir inblandad i ett systembyte om du jobbar inom marknad, kommunikation, kundservice eller ekonomi. Varför då tänker du kanske nu, är inte det sånt som IT-avdelningen upphandlar och sedan stämmer av med er andra om det känns ok?

Nej, inte om jag får vara med och bestämma.

Rusta upp och rusta rätt

Oavsett om organisationen planerar att köpa en standard- eller skräddarsydd lösning så kvarstår ändå faktum att du måste veta vad det är du vill använda systemet till och vilka processer det ska stödja.

• Vad har er verksamhet för mål och vilka användare har ni?
• Vad gör just er speciella och på vilket sätt ska era kunder uppfatta er?

Om ni tar reda på detta så står ni väl rustade då det är dags att välja systemleverantör.

IT saknar helhetsbilden

Åter till frågan varför du behöver engagera dig? Jo för att kunna effektivisera och i bästa fall automatisera processer så måste alla inblandade led prata samma språk.

Tänk tex introduktionen av en ny tjänst där er kund kan anmäla intresse för att köpa en viss produkt/medlemskap/tjänst från er. Marknadsavdelningen har tänkt ut en bra kampanj och får snabbt ut den i flera kanaler, tex ett beställningsformulär på er hemsida. Beställningen genererar ett mail till kundservice som tar hand om beställningen manuellt och ser till att respektive distributör blir kontaktad för leverans.

Ekonomiavdelningen får i sin tur mailet vidarebefordrat för att registrera och ta fram ett fakturaunderlag som ska postas då ni fått bekräftelse att respektive distributör gjort sitt jobb. Säkert kan denna process effektiviseras radikalt genom att just marknad, kommunikation, kundservice, ekonomiavdelning gemensamt skissar på flödet och kravställer hur man kan skapa den bästa kundupplevelsen med minsta möjliga administration för organisationen.

Att lägga sin förhoppning till att IT-avdelningen ska ha den helhetsbilden innebär en stor risk. IT-funktionen är nog så viktiga i detta arbete men ansvaret för hur verksamheten bedrivs har de inte.

Att prioritera hjälper dig i en redan belastad vardag

Hur ska man då hinna med att både sköta tung administration och samtidigt identifiera processer och krav inför ett systembyte? Det kan vara svårt men jag vill påstå att det alltid lönar sig att prioritera och få loss tiden att tänka framåt.

Er kravspecifikation bör övergripande beskriva er verksamhet och de processer som systemet behöver stödja ur olika dimensioner. Är det något specifikt som gör att ni behöver ett nytt system? Kanske har det blivit för gammalt, dyrt, omodernt, går inte att integrera med andra system, er nya verksamhet passar inte längre in i systemet och systemet kan inte ändras med er?